Прежде чем отправить таблицу на печать в режиме предварительного просмотра можно изменить параметры страницы, поля, колонтитулы, увидеть разбивку листа на страницы и т.д.
Команда меню Файл – Предварительный просмотр или кнопка Предварительный просмотр на панели инструментов Стандартная. (Этот режим работает, если подключен принтер)
Часть 2. Работа с базами данных в EXCEL
В настоящее время существует много программных средствдля работы с базами данных. Основные системы управления базами данных (СУБД) - FохРго, Сliррег, Рагаdох и другие - предоставляют возможности для создания и обработки баз данных. Кроме того, СУБД содержат встроенный язык программирования для разработки пользовательского интерфейса.
Табличный процессор Ехсеl не содержит, таких мощных средств по организации пользовательского интерфейса, однако имеет макроязык и поддерживает структурированный язык запросов SQL, а также позволяет создавать сводные и консолидированные таблицы. Все это дает возможность рассматривать табличный процессор Excel как серьезное средство работы с базами данных.
Требования к таблицам
База данных – это совокупность связанных данных, правила организации которых основаны на общих принципах описания, хранения и манипулирования.
Для того, чтобы таблицы можно былорассматривать вкачестве базданных, они должны удовлетворятьследующимтребованиям:
- левый верхний угол таблицы долженрасполагаться в клетке А1;
- первая строка должна содержать заголовки столбцов ( имена полей), которые не должны повторяться;
- данные в столбце должны бытьодного типа (число, текст или дата).
Например, в качествебазы данных можно рассматриватьследующуютаблицу:
База данных также может быть импортированаиз файла с форматом DBF командой Файл-0ткрыть.
Задание 1.1. Запустите программу Еxсel. Создайте новую книгу Фамилия.xls Лист 1- переименуйте в Список.
Задание 1.2. В ячейки A1:F1 введите заголовки полей
Ввод данных
Задание 2.1. Заполните таблицу данными c помощью команды Данные - Форма.
Команда Данные – Форма выводит на экран диалоговое окно, с помощьюкоторогоможно вводить и редактировать записи в таблице. Для перемещения, по записям используют клавиши: <↑>или<↓>. Переход по полям ввода осуществляют клавишей <Tab>.
Сортировка
Сортировка – это упорядочение всех записей (строк) таблицы по заданному критерию.
Элементы списка можно отсортировать, то есть расположить записи в алфавитном порядке (если в ячейках столбца находится текст) или по возрастанию или убыванию (если в столбце содержатся числовые значения или даты).
Задание 3.1. Выполните сортировкусписка студентов по алфавиту. Для этого надо:
- установить курсор внутри списка;
- выбрать из меню Данные команду Сортировка;
- выбрать в раскрывающемся списке «Сортировать по» – Фамилии;
- указать способ сортировки – по возрастанию;
- затем по полю «Имя»
Диалоговое окно команды Сортировка.
Задание 3.2. Скопируйте таблицу на Лист 2, 3, 4, 5 и 6.
Задание 3.3. Отсортируйте список на листе 2 по полю Специализация
Фильтр
Фильтр – отображение в таблице только тех записей, которые удовлетворяют данному условию или условиям.
Для отбора необходимых данных надо установить курсор внутри таблицы (лист1),после чего задать команду: Данные – Фильтр – Автофильтр. В заголовках полей таблицы появятся стрелки, при нажатии на которые будет открываться меню.
Задание 4.1. Выполните действия, указанные на рисунке.
Опция Условие предполагает установку критериев для отбора записей, при этом критерии по одному полю могут соединятьсялогическим оператором "И" или логическим оператором “ИЛИ”
Задание 4.2. На листе 2 показать данные на всех студентов 1985 и 1986 годов рождения. Для этого выполнить команду Фильтр-Автофильтр, нажать стрелку в поле Дата Рождения и выбрать «Условие», затем заполнить диалоговое окно «Пользовательский автофильтр» как на рисунке и нажать «ОК».
Результат выполнения команды:
Расширенный фильтр
Расширенный фильтр позволяет произвести автоматическое копирование группы записей в соответствии с задаваемым критерием в любое место электронной таблицы. При этом предварительно должна быть создана таблица критериев, которая может располагаться в любом свободном месте листа, и должна содержать имя поля и условие по данному полю. Условие задается в строке, расположенной ниже имени поля. Если задаются критерии по нескольким полям, имена полей должны располагаться рядом в одной строке. В этом случае критерии соединяются логическим оператором "И". Несколько условий по одному полю могут находиться в одном столбце после имени поля. При этом условия соединяются логическим оператором "ИЛИ".
Задание 5.1. На листе 3 выберите данные на всех студентов 4 курса специальности МК и БИФ и расположите их, начиная с ячейки А14. Для этого:
-
 |
создайте таблицу критериев в ячейках Н1:I3
- выполните команду Данные - Фильтр - Расширенный фильтр;
- заполните диалоговое окно «Расширенный фильтр» как показано на рисунке:
- нажмите ОК.
Если задание выполнено верно, то в блок А14:F17 будут скопированы все записи, удовлетворяющие данным условиям, лист 3 будет иметь вид:
Задание 5.2. На листе 3 выберите данные на всех студентов 1 и 2 курса специальности МТ. Таблицу критериев расположите в ячейка Н6:I7, а результат расположите, начиная с ячейки А19.
Подведение итогов
Excel позволяет автоматически структурировать таблицу с подведением промежуточных итогов (результатов). Для этого таблица должна быть отсортирована по тому полю, по которому нужно подводить итоги.
Задание 6.1. Переименуйте лист 4 - Итоги. В таблице на листе 4 вычислите количество человек на каждом курсе.
В рассматриваемом примере таблица должна быть отсортирована по поло " Курс ", затем по полю " Специализация ". После сортировки необходимо переместить курсор в область таблицы и задать команду: Данные - Итоги. На экране появится диалоговое окно, в котором предоставляются следующие возможности:
- с помощью опции При каждом изменении в: выбрать поле,приизменении значенийкоторого будут подводиться промежуточные итоги;
- задать соответствующую функцию (сумма, счет, среднее и т.п.) с помощью опции Операция;
- пометить имена полей для подведения итогов с помощью опции Добавить итоги по.
В результате формируется структурированная таблица:
Слева от таблицы располагаются кнопки перехода по уровням. Щелчок левой клавиши "мыши" по кнопке, содержащей знак "минус", осуществляет переход на уровень вверх. При этом кнопка приобретает знак "плюс", что означает наличие подуровня.
Для отмены итогов необходимо задать команду: Данные-Итоги-Убрать все.
