8.1.2. Замовлення на виготовлення документів
1) Додати
Для формування зведеної форми на замовлення студентських квитків від навчального закладу (лише для студентських квитків), а також експорту файлів з даними та фотографіями у верхній таблиці «Заяви для замовлення» поставте позначки у строках з списками, що будуть включені до зведеної форми (архіву), та натисніть на робочій панелі нижньої таблиці 
. За необхідності повторіть дії з іншими списками.
2) Знищити
3) Оновити
4) Друк
ВАЖЛИВО!
Для друку (або збереження та подальшого редагування) виводиться тільки форма «Підтвердження замовлення на виготовлення студентський квитків».
5) Експорт
З бази експортуються файли з даними та фотографіями. В результаті експорту з ЄДЕБО даних для замовлення документів файли повністю готові для подальшого імпорту до програми Education.
Зберігається архів у форматі *.zip (приклад його вмісту):
Для подальшого імпорту до програми Education файл архіву необхідно розархівувати.
Детальну інформацію по роботі з програмою Еducation викладено у Посібнику користувача програмного забезпечення по створенню замовлення на виготовлення документів про освіту та студентських/учнівських квитків (скачайте файл instruction_dp2000 за адресою osvita.net/download.php).
Для пошуку студентів, які знаходяться в списках на видачу документів, необхідно натиснути кнопку 
та обрати параметри, за якими буде проводитись пошук:
Після застосування пошуку за обраним параметром в таблиці виведуться всі списки видачі документів, в яких присутня необхідна персона.
Для закриття панелі пошуку необхідно повторно натиснути кнопку «Пошук».
8.2. Видача документів
Інформацію щодо видачі студентам документів про освіту (студентські/учнівські квитки, дипломи) необхідно обов'язково заповнити у вкладці «Видача документів». До визначеної форми внесіть серію та номер документа, інші дані для їх зберігання в Єдиній базі.
|
У вкладці відкриється таблиця для внесення даних. Оберіть навчальний рік.
Додати
Внесіть дані отриманих документів про освіту (студентських/учнівських квитків) до форми, що відкриється, для їх подальшої видачі.
Спочатку оберіть «Тип документа», дані щодо яких будуть вноситись:
˗ для студентських/учнівських квитків заповніть 
;
˗ для документів про освіту – заповніть 
.
Для пошуку студентів, для яких необхідно внести дані документів, оберіть «Тип пошуку» та натисніть кнопку «Вибір»:
- Тип пошуку «З замовлень на виготовлення»
У переліку замовлень документів оберіть необхідний список зі студентами та натисніть «Застосувати»:
У таблиці, що відкриється, відображені студенти, включені до замовлення на виготовлення документів.
У таблиці в поле «Документи» внесіть серію та номер документу для всіх визначених студентів та натисніть «Зберегти»:
.
Попередження!
Для збереження списку видачі документів про освіту наказ на закінчення навчання студентів, що присутні у списку, має бути верифікованим.
- Тип пошуку «За параметрами навчання»
У вікні, що відкриється, введіть відповідні параметри для пошуку студентів та натисніть «Застосувати»:
Стовбці таблиці мають наступне значення:
– № навч. – номер запису про навчання студента, що вказаний в картці;
– ПІБ
– Народж. – дата народження студента;
– Серія – серія виданого документа;
– Номер – номер виданого документа;
– № у Жур. – порядковий номер студента в журналі видачі документів навчального закладу;
– Д – документ не додається у картці студента (у випадку, якщо він вже внесений в картку);
– В – документ з відзнакою;
– Сер. бал – середній бал документа (поле не обов’язкове для заповнення);
– Інформація – параметри навчання студента, за якими видається документ;
– Коментар – виводиться повідомлення щодо наявності незаповнених полів та інші попередження.
У таблиці до стовбців поля «Документ» внесіть серію та номер документу для всіх визначених студентів, номерзапису у журналі видачі документів навчального закладу та натисніть, за необхідності зазначте середній бал документа 
:
Увага! Поле «№ у Жур .» є обов’язковим для заповнення.
- Тип пошуку «За ПІБ»
Оберіть відповідний тип пошуку та натисніть на кнопку «Вибір».
Внесіть дані до форми, що відкриється, та натисніть 
:
У нижченаведеній формі виділіть строку з даними студента та натисніть «Застосувати»:
Заповніть серію та номер документу про освіту та натисніть на «Зберегти» 
Для автоматичного заповнення полів «Серія» та «Номер» для студентських/учнівських квитків збережіть сформований список студентів не зазначаючи ці дані.
Зверніть увагу! Автоматичне заповнення даних студентського квитка буде доступним лише для тих записів, в яких ці поля залишились пустими. При цьому виводиться повідомлення про незаповнені поля. Закрийте виведене повідомлення та продовжуйте роботу зі списком.
Натисніть кнопку «Заповнення» і дані студентських квитків будуть автоматично заповнені з бази документів.
Натисніть кнопку «Зберегти» для збереження даних списку.
Дані документів про освіту на того чи іншого студента будуть збережені в Єдиній базі.
Під час редагування списку студентів на видачу документів про освіту можна додавати або видаляти того чи іншого студента відповідними кнопками.
– Для перенесення документів студентів/учнів», дані про які в списку зазначаються з помилкою, в окремий список виданих документів оберіть запис в якому присутні помилки та натисніть кнопку «Перенести»:
Створіть або оберіть з переліку запис про видані документи та натисніть кнопку «Застосувати» після чого студенти/учні будуть перенесені в обраний список.
Зверніть увагу!. Студенти/учні обраного запису будуть перенесені в список виданих докмуентів, який створено з типом пошуку «За ПІБ студента (учня)».
Кількість студентів/учнів з помилкою в обраному записі має бути меншою, ніж вся кількість осіб запису, інакше базою буде виведено повідомлення:.
інакше буде виведено повідомлення:
– Тільки після збереження документів в Єдиній базі, для зручності, є можливість експортувати даний список студентів у формат Xls натиснувши 
.
Після відкриття файлу у формат Xls з даними студентів можливо редагувати тільки серію та номер документу про освіту. Всі інші дані не редагуються. Після заповнення серії та номерів документів про освіту даний файл можливо імпортувати в Єдину базу натиснувши кнопку 
.
Увага! Неможливо імпортувати файл у форматі Xls, в який були вписані всі дані про студентів самостійно, а саме без експорту даних з Єдиної бази.
Додаткові дії
