Расчеты с подотчетными лицами

Подотчетными лицами считаются работники предприятия, получившие авансом наличные суммы денежных средств из кассы организации на операционные и хозяйственные нужды или командировочные расходы.

Выдача наличных денег под отчет на командировочные расходы осуществляется в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.

Выдача наличных денежных средств под отчет на административно-хозяйственные нужды производится, как правило, на основании служебной записки подотчетного лица, в которой указывается цель расхода, сроки и запрашивается сумма.

Целевое назначение выданных под отчет наличных денежных средств фиксируется в авансовом отчете подотчетного лица, к которому прилагаются различные оправдательные документы (чеки, квитанции, билеты и пр.). По составу затрат бухгалтер определяет корреспондирующие счета и подводит итог расчетов с подотчетным лицом.

В типовой конфигурации учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете второго уровня «Расчеты с подотчетными лицами»

Факт выдачи наличных денежных средств под отчет регистрируется в типовой конфигурации документом «Расходный кассовый ордер». Возврат неиспользованных денежных средств подотчетным лицом в кассу организации оформляется с помощью документа «Приходный кассовый ордер». Описание работы с этими документами приведено в разделе «Учет кассовых операций».

Авансовый отчет

Документ «Авансовый отчет» является многофункциональным документом. С помощью него можно оформить как операцию по расчетам с подотчетным лицом (сотрудником), так и операцию приходования товарно-материальных ценностей (МБП), объектов ОС, других материальных и нематериальных от подотчетного лица.

Отметим, что документ «Приходная накладная» с включенным флажком «Через подотчетное лицо» и настоящий документ, регистрирующий приходование ТМЦ, других перечисленных объектов от подотчетного лица отражают две различные хозяйственные операции, которые оформляются в учете различным набором проводок.

В первом случае происходит частичное или полное закрытие взаиморасчетов с поставщиком через списание сумм, выданных подотчетному лицу, во втором случае – просто списание суммы с подотчетного лица.

Реквизиты шапки документа следует заполнить в следующем порядке:

· выбором из справочника «Сотрудники» указать подотчетное лицо, по которому формируется «Авансовый отчет» (выполняется приходование товарно-материальных ценностей, объектов основных фондов, др. материальных и нематериальных активов);

· выбором из справочника «Налоги и отчисления» определить ставку НДС для настоящего документа;

· указать то место хранения, на которое будет выполнено приходование товарно-материальных ценностей от подотчетного лица.

В табличной части документа указывается следующая информация:

· даты начала и конца, использующиеся в основном в печатных формах отчетов о командировочных расходах;

· бухгалтерский счет, на который должна быть отнесена текущая затрата (на котором ведется учет приходуемых объектов, для необоротных активов должен быть указан соответствующий счет);

· аналитика выбранного счета. Очевидно, что это может быть элемент справочника «ТМЦ», «Виды затрат», «Инвестиции» - для объектов основных фондов, др. необоротных активов;

· какая-либо справочная информация, о том, за что и по какому документу произведена затрата. Используется в печатной форме;

· количество приходуемых объектов, для затрат это графа недоступна для редактирования;

· цена без НДС приходуемого ТМЦ (ОС, НМА), для затрат это поле недоступно для редактирования;

· сумма без НДС текущей затраты;

· сумма налога на добавленную стоимость.

· признак проведения или непроведения строки документа (путем выбора элемента перечисления «ДаНет» в реквизите «Проводить?»);

· признак включения текущей затраты в состав валовых расходов (для того, чтобы включить текущую затрату в состав валовых расходов в реквизите «Валовые расходы» следует выбрать «Да»);

· аналитика по валовым расходам.

При проведении документ «Авансовый отчет» формирует соответствующий набор бухгалтерских проводок, отражающих либо факт утверждения расходов подотчетного лица, либо приходование товарно-материальных ценностей, других перечисленных объектов через подотчетное лицо.

Кнопка «Печать» служит для получения печатной формы авансового отчета.

Учет розничных операций

Под розничным товарооборотом понимается продажа потребительских товаров населению за наличный расчет. Момент реализации товаров в бухгалтерском учете совпадает с моментом отчуждения, т.е. перехода права владения, пользования и распоряжения отгруженными товарами.

Принятые материально-ответственными лицами товары приходуются, а выбывшие в результате продажи списываются в единой оценке – по продажным ценам, что является непременным условием правильной организации учета товаров в розничной торговле.

Отметим несколько основных моментов, касающихся учета розничных операций, реализованного в типовой конфигурации.

В типовой конфигурации учет товаров в рознице ведется на счете «Товары» по продажным (розничным ценам) в суммовом и количественном измерении. Аналитический учет на этом счете ведется в разрезе субконто «Места хранения», имеющего тип справочника «Места хранения», субконто «ТМЦ», имеющего тип справочника «ТМЦ» и в разрезе партий товаров.

Учет доходов от реализации готовой продукции, товаров, услуг через розничную сеть организации осуществляется на соответствующих субсчетах «Доходы от реализации»: «Доход от реализации готовой продукции», «Доходы от реализации товаров», «Доход от реализации работ и услуг».

По дебету счета «Себестоимость реализации» отражается себестоимость реализованной продукции, работ, услуг, фактическая себестоимость реализованных товаров.

В типовой конфигурации предполагается, что товары всегда приходуются на оптовый склад, а затем перемещаются в магазин (розничный склад) с помощью документа «Перемещение». При этом формируется наценка на перемещаемые товары. Учет торговой наценки на товары ведется на счете «Торговая наценка». Аналитический учет ведется в разрезе субконто «Места хранения», «ТМЦ» и «Партии».

Для отражения факта продажи товара в магазине служит документ «Розничная накладная», а для регистрации возвратов в магазин – документ «Возврат в рознице».

Переоценка товаров в рознице, другими словами, изменение торговой наценки, выполняется с помощью документа «Переоценка ТМЦ».

Перемещение

Документ «Перемещение» предназначен для регистрации в типовой конфигурации факта перемещения ТМЦ с одного склада на другой, или перемещения материальных, нематериальных активов с одного материально-ответственного лица на другое.

Если поступившие товарно-материальные ценности нужно оприходовать на разные склады, приходование можно произвести на один склад, а потом переместить между складами.

Перемещение с одного оптового склада на другой оптовый склад происходит в учетных ценах в зависимости от выбранной партии.

При перемещении с оптового склада на розничный будут сформированы бухгалтерские проводки по торговой наценке и НДС на суммы, определяемые в зависимости от учетной цены товара (выбранной партии) и розничной цены товара, указанной для него в соответствующем реквизите справочника «ТМЦ».

При возврате из магазина на оптовый склад производятся сторнирующие проводки по НДС и торговой наценке и обычная проводка по учетным ценам.

В реквизитах «Откуда» и «Куда» диалоговой формы документа следует определить те места хранения путем выбора их из одноименного справочника, откуда и куда будут перемещены объекты, перечисленные в табличной части документа.

В табличной части документа указывается следующая информация:

· наименование объекта, который мы перемещаем;

· бухгалтерский счет учета перемещаемого объекта, определяется автоматически по типу объекта

· партия, объект которой будет перемещен

· наименование объекта после перемещения. Обычно при перемещении различного рода ТМЦ реквизиты «ТМЦ» и «Стало» содержат одинаковые значения. В случае пересортицы в данном реквизите указывается новое наименование товара;

· партия для реквизита «Стало». При обыкновенном перемещении товаров (продукции, материалов) между складами данный реквизит не используется; партии на «новый» склад приходуются в точности те же, какие были списаны со «старого» склада;

· количество перемещаемых объектов.

В графу «Розничная цена» подставляется розничная цена объекта, указанная для него в соответствующем реквизите справочника «ТМЦ». Значение этого реквизита недоступно для редактирования и используется только в случае перемещения ТМЦ с оптового склада в магазин при формировании проводки по торговой наценке.

При перемещении ТМЦ табличную часть документа можно заполнить, воспользовавшись кнопкой «Подбор».

При оформлении настоящим документом перемещения ТМЦ удобно воспользоваться кнопкой «Заполнить», которая предоставляет возможность заполнить спецификацию документа автоматически, используя информацию из документов «Перемещение» или «Приходная накладная». При выборе опции «По приходным накладным»/ «По документам Перемещение» раскрывается список документов определенного вида. Двойной щелчок на конкретном документе приведет к автоматическому заполнению формы документа соответствующими значениями.

После проведения документа становится доступной кнопка «Печать», с помощью которой можно получить печатную форму накладной на внутреннее перемещение товарно-материальных ценностей, объектов ОС и пр.

Розничная накладная

Документ «Розничная накладная» предназначен для отражения факта продажи товара через розничную сеть организации, иными словами, из магазинов.

Как уже отмечено, в типовой конфигурации предполагается, что товар, отпускаемый по розничной накладной, должен хранится на складе в розничных ценах, с наценкой (формирование наценки происходит при перемещении товара на розничный склад документом «Перемещение»). В документе «Розничная накладная» используется механизм расчета сумм от цены с НДС.

В реквизите «Контрагент» необходимо выбрать покупателя, по умолчанию подставляется клиент из константы «Контрагент по умолчанию для розничных продаж». Реквизит «Магазин» служит для выбора магазина, с которого отпускаются товары (продукция), т.е. склада, имеющего признак «розничный». Касса, наличный денежный счет организации, куда поступают наличные деньги за реализованный товар, устанавливается в реквизите «Касса» выбором из справочника «Счета нашей фирмы».

В табличную часть документа вносятся следующие данные:

· наименование товара (продукции), которую продаем;

· партия товара (продукции), имеет тот же смысл, что и в документе «Расходная накладная». См. описание документа «Расходная накладная»;

· количество проданного товара;

· единица измерения;

· коэффициент пересчета для выбранной единицы измерения;

· цена продажи товара с НДС;

· итоговая сумма с НДС по строке.

В информационном поле «Ост» отобразится текущий остаток товара на розничном складе.

Табличную часть документа можно заполнить с помощью подбора по справочнику ТМЦ, воспользовавшись кнопкой «Подбор», расположенной в нижней части электронной формы документа (подробнее об этом см. раздел «Форма ввода документа»).

На закладке «Дополнительно» в реквизитах «Субконто валовых доходов» и «Вид НДС» указываются аналитика для формирования проводок по валовым доходам и НДС соответственно.

Заметим, что продажа товара (продукции) в рознице предполагает немедленный расчет наличными деньгами, т.е. бухгалтерские проводки по валовым доходам и НДС формируются, как «по первому событию».

Обратим внимание на то, что с помощью документа «Розничная накладная» товар (продукцию) можно продать по ценам, отличным от тех розничных цен, по которым он в данный момент учитывается в магазине (т.е. по розничным ценам, отличным от розничных цен, указанных в соответствующем реквизите в справочнике «ТМЦ»). В этом случае при проведении документа будут сформированы корректирующие проводки по наценке.

Для сохранения и проведения документа служит кнопка «ОК».

Возврат в рознице

Для отражения факта возврата товара (продукции) в магазин розничным покупателям в типовой конфигурации предусмотрен документ «Возврат в рознице».

Заполнение диалоговой формы документа следует начать с выбора покупателя, магазина, на который возвращается товар кассы организации, из которой будут выплачены деньги за товар.

В табличной части документа указывается следующая информация:

· наименование товара (продукции), которую возвращает покупатель;

· партия товара, которой принадлежал возвращаемый товар. По этой партии будет восстановлена учетная стоимость возвращаемого товара в том случае, если не будет выбран документ продажи;

· документ продажи, а именно, документ «Розничная накладная», по которой был отпущен клиенту указанный товар. Очень рекомендуется заполнять данный реквизит (хотя в общем случае это и не обязательно). Если документ продажи выбран, то программа автоматически рассчитывает по нему себестоимость товара;

· количество возвращаемого товара;

· единица измерения;

· коэффициент пересчета для выбранной единицы измерения;

· цена с НДС;

· итоговая сумма с НДС по строке;

· итоговая учетная сума по строке без НДС.

В информационной графе «Ост» отобразится текущий остаток возвращаемого ТМЦ в магазине.

Табличную часть документа можно заполнить с помощью кнопки «Подбор», расположенной в нижней части документа (см. описание раздела «Форма ввода документа»). В нижней части документа синим шрифтом выводится итоговая информация об учетной и отпускной стоимости всех товаров, указанных в спецификации табличной части.

Документ «Возврат в рознице» желательно вводить на основании документа «Розничная накладная», по которой данный товар был продан покупателю (если такая информация имеется). В этом случае спецификация документа заполнится автоматически, после чего останется лишь удалить ненужные строки, чтобы остались только те, товары, которые нужно вернуть, и правильно установить количество.

На закладке «Дополнительно» можно указать аналитику валовых доходов и НДС для формирования сторнирующих бухгалтерских проводок по валовым доходам и НДС.

Кнопка «ОК» служит для сохранения и проведения документа.

При проведении документ «Возврат в рознице» формирует соответствующий набор сторнирующих проводок и проводку по приходу возвращаемых ТМЦ на розничный склад.

Переоценка ТМЦ

Документ «Переоценка» используется для изменения как торговой наценки товаров, находящихся в розничной торговле, и соответственно установки новой розничной цены, так и изменение учетной цены товаров, находящихся на оптовом складе организации.

Вид переоценки ТМЦ определяется в реквизите «Вид» диалоговой формы документа.

Склад (оптовый или розничный), на котором выполняется переоценка, следует указать в реквизите «Место хранения».

При изменении учетной стоимости ТМЦ (на оптовом складе) в реквизите «Счет дохода»/ «Счет затрат» необходимо указать счет, корреспондирующий со счетом учета ТМЦ в проводке по отражению дооценки/уценки ТМЦ. По умолчанию в качестве таких счетов предлагаются «Другие доходы от операционной деятельности» и «Затраты от обесценивания запасов» соответственно.

Включив флажок «для пересчета использовать общий процент», можно задать процент относительно старой цены товаров, по которому будет выполнен пересчет в новые цены.

Табличная часть документа заполняется списком тех ТМЦ, которые нужно переоценить, их новыми учетными (розничными) ценами (реквизит «Нов.цена») для каждого из ТМЦ. В колонке «Ост.» отображается текущий остаток данного ТМЦ на выбранном складе (в магазине).

Реквизиты «К-во», «Стар.цена», «Стар.сумма» недоступны для редактирования, их значения автоматически определяются при проведении документа, в соответствии с указанными партиями ТМЦ.

При проведении документ «Переоценка» формирует бухгалтерские проводки и изменяет периодический реквизит «Розничная цена» в справочнике ТМЦ для перечисленных в табличной части документа элементов справочника «ТМЦ».

Проведение документа можно выполнить, не закрывая его диалоговую форму. Для этого следует воспользоваться кнопкой «Провести».

После проведения документа становится доступной кнопка «Печать», с помощью которой можно получить печатную формы акта переоценки ТМЦ, перечисленных в табличной части.