Составление номенклатуры дел

Построение справочного аппарата

 

В Общем отделе и структурных подразделениях МАИ справочным аппаратом являются журналы регистрации (Приложения №8, №9) и регистрационно-контрольные карточки (Приложение №10). Справочным аппаратом для исходящих документов являются журналы регистрации этих документов в подразделениях. Также ведется учет документов автоматизировано на персональных ЭВМ.

 

 

Автоматизация документирования

 

Для подготовки документов могут применяться автоматизированные технологии. При этом создаются базы данных (корреспондентов, форм документов, трафаретных текстов и текстовых заготовок), машинные редакторские программы и др.

Порядок разработки, эксплуатации и пользования такими системами определяется стандартами в области автоматизированных информационных технологий.

 

Организация работы с документами в делопроизводстве

Составление номенклатуры дел

 

7.1.1.Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований (заголовков) дел, заводимых в делопроизводстве МАИ, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, дел по личному составу, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

7.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Уставом МАИ, положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности МАИ, их виды, состав и содержание.

7.1.3. Сводная номенклатура дел составляется Общим отделом и архивом МАИ по установленной форме (приложение № 18) на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме.

Номенклатура дел структурного подразделения составляется (не позднее 15 ноября текущего года) секретарем подразделения или работником, ответственным за делопроизводство, согласовывается с архивом, подписывается руководителем подразделения и представляется в Общий отдел. Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и предоставить ее в Общий отдел.

Сводная номенклатура дел МАИ подписывается руководителем Общего отдела, руководителем архива МАИ, согласовывается с ЦЭПК Главархива Москвы и утверждается (не позднее конца текущего года) ректором МАИ.Согласовывается сводная номенклатура дел МАИ с Главархивом Москвы не реже одного раза в 5 лет, если не было коренных изменений в структуре МАИ.

После утверждения сводной номенклатуры дел, подразделения МАИ получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

 

Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянногосрока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел Общего отдела. Второй экземпляр используется в Общем отделе в качестве рабочего. Третий - применяется в архиве МАИ. Четвертый - в Главархиве Москвы, с которым согласовывалась номенклатура дел.

Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Названиями разделов номенклатуры дел МАИ являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы МАИ. В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

7.1.4. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в МАИ цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 012 - 05, где 012 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название института или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Например:

Документы о проведении семинаров, конференций по вопросам деятельности федерального архивного агентства (планы, списки, доклады, информации)

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например:

Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

Например:

Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Например:

Переписка с Государственной финансовой академией при Правительстве Российской Федерации по вопросам подготовки кадров

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название:

Например:

Переписка с главами администраций областей о социальной защите населения

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

Например:

Переписка с Учебным центром Федеральной налоговой службы (г. Нижний Новгород) по вопросам подготовки кадров

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Например:

Г одовые планы финансовых мероприятий

Годовые статистические отчеты о расходах на содержание автотранспорта

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку, помещенного в этот том документа.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

В графе 3 указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по Перечню дел с указанием сроков хранения, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел (ПНД ВУЗа 1999г).

В графе 5 "Примечание” указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2007г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другие структурные подразделения или организации.

7.1.5. Если в течение года в структурном подразделении возникают новые документированные участки работы, не предусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

 

Формирование дел

 

7.2.1. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дела.

В дела помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается включать в дела черновые, дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.

7.2.2..Дела в институте формируются децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях лицами ответственными за делопроизводство.

7.2.3. Методическое руководство и контроль за правильностью формирования и оформления дел осуществляет Общий отдел и архив МАИ.

7.2.4. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

- помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре дел;

- группировать в дело документы одного учебного года, за исключением переходящих дел;

- раздельно группировать в дела документы постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, также документы по личному составу;

- подшивать в дела ксерокопии;

- в дела не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

- по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т.1», «т. 2» и т.д.

7.2.5. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие по датам поступления, исходящие- по датам отправления), по алфавиту фамилий авторов или корреспондентов.

7.2.6. Распорядительные документы группируются в дела по видам, хронологии с относящимся к ним приложениям:

-уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела;

приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

7.2.7. В МАИ образуются однотипные документы постоянного хранения, отражающие его организационные основы и деятельность (планирование, финансирование, учет и отчетность, экономические, научные и культурные связи, кадровое обеспечение, материально-техническое обеспечение и др.):

- устав МАИ;

- положения о структурных подразделениях и должностные инструкции;

- распорядительные документы (приказы, распоряжения);

- документы коллегиальных органов (протоколы заседаний и документы к ним);

- протоколы совещаний, конференций;

- перспективные и годовые планы, программы;

- годовые отчеты по основной деятельности;

- годовые статистические отчеты;

- справки, аналитические обзоры по основной деятельности;

- контракты, договоры, соглашения об экономических, научных, культурных связях;

- штатные расписания;

- годовые сметы расходов и доходов;

- бухгалтерские отчеты (балансы);

- годовые отчеты по налогам, выплатам в фонды государственного страхования;

- документы о состоянии работы с кадрами (доклады, сводки, справки);

- коллективный договор;

- переписка по основной деятельности МАИ;

- документы постоянно действующих комиссий и советов при МАИ;

- другие документы.

7.2.8. Также в МАИ образуется обязательный комплекс документов по личному составусо сроком хранения – 75 лет, которые являются основанием для выдачи справок социально-правового характера:

- приказы (распоряжения) по личному составу;

- личные карточки;

- личные дела уволенных работников;

- трудовые договора (контракты) и соглашения, не вошедшие в состав личных дел;

- лицевые счета работников или замещающие их расчетно-платежные ведомости;

- акты о несчастных случаях, связанных с производством;

- документы, подтверждающие право на льготы в организациях с вредными условиями труда (табели и наряды работников вредных профессий, списки работающих на производстве с вредными условиями труда, технологические карты и др.);

- подлинные личные документы (трудовые книжки и др.).

7.2.9. В МАИ могут создаваться и другие документы по личному составу, имеющие срок хранения свыше 10 лет (документы о представлении к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий и присуждению премий; списки работников и др.), которые также включаются в опись дел по личному составу.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в строгом алфавитном порядке по фамилиям работников в пределах календарного года.

Предложения, заявления и жалобы граждан и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от другой переписки.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

 

 

Оформление дел

 

7.3.1. Дела МАИ подлежат оформлению при их заведении и по завершении года (календарного или учебного).

Оформление дел проводится работниками структурных подразделений, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива МАИ.

7.3.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дела предусматривает:

- оформление реквизитов обложки дела по установленной форме;

- нумерацию листов в деле;

- подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле;

-составление листа-заверителя дела (Приложение № 19);

-составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (Приложение № 20);

-внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации; индекса и заголовка дела, даты дела и др.).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению; допускается дела хранить в скоросшивателях; не проводить систематизацию документов в деле, листы не нумеровать, заверительные надписи не делать. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом.

7.3.3. Обложка дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме (Приложение № 21).

Обложка личного дела дана в Приложении № 22.

После наименования вышестоящего учреждения указывается наименование МАИ полностью в соответствии с Уставом, в именительном падеже..

Наименование структурного подразделения указывается в соответствии с утвержденным штатным расписанием.

Индекс дела: проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел МАИ.

Заголовок дела переносится из номенклатуры дел МАИ.

В заголовках дел, содержащих копии документов, указание на копийность делается словом – Копия.

 

Дата дела: арабскими цифрами указывается год (ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

На обложке обязательно должно быть указано цифрами количество листов в деле в соответствии с заверительной надписью.

Срок хранения переносится на обложку дела из номенклатуры дел МАИ. На делах постоянного срока хранения пишется «Хранить постоянно»,на делах других сроков хранения пишется срок хранения в годах «Хранить 75 лет», «Хранить 5 лет» и т.д.

Все надписи на обложке выполняются черными водостойкими чернилами.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, виды и формы отчетности).