Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение

Экспертиза ценности и отбор документов для хранения или уничтожения

220. При подготовке номенклатуры дел, в процессе формирования дел, при подготовке дел к передаче в спецфонд в структурном подразделении органа внутренних дел проводится экспертиза ценности документов.

221. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Министерстве (органе внутренних дел) создается ЦЭПК МВД России (ЭК).

Правовой статус ЦЭПК МВД России, а также порядок ее деятельности определяется положением о ней, утвержденным приказом МВД России[51]. Решения ЦЭПК МВД России вступают в силу после их утверждения Министром, а в необходимых случаях после согласования с Федеральным архивным агентством.

222. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел: постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения для передачи в подразделения спецфондов; с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

223. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает экспертная комиссия.

224. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

В спецфонды дела сдаются по описям установленной формы не позднее чем через 5 лет после завершения дел в делопроизводстве.

225. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

каждое дело (том, часть) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;

графы описи заполняются в соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела;

одинаковые заголовки дел, последовательно расположенных в описи, не повторяются, остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

графа описи «Примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и тому подобное.

В конце описи делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

226. Опись дел структурного подразделения (в двух экземплярах) подписывает ее составитель с указанием его должности, инициалов и фамилии, согласовывает руководитель (начальник) подразделения делопроизводства и режима и утверждает руководитель (начальник) структурного подразделения органа внутренних дел. Один экземпляр описи передается в подразделение спецфонда вместе с делами, второй – остается в структурном подразделении органа внутренних дел.

227. Отбор документов для уничтожения и составление соответствующего акта производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения. Указанные описи и акты одновременно рассматриваются на заседании экспертной комиссии.