05.07.2011
Допускается оформление указаний по исполнению документов на отдельном листе либо на специальном бланке с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому они относятся.
28.17. Наименование либо аннотация документа – краткое содержание документа, которое составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема
(до 5 строк).
Аннотация оформляется под реквизитами бланка от левой границы текстового поля, может занимать до 5 строк по 28 – 30 знаков в строке шрифтом размера № 10 – 12 и через 1 межстрочный интервал.
Аннотация составляется исполнителем, готовящим проект документа, и должна точно передавать содержание документа, быть краткой и согласованной с наименованием вида документа. Точку в конце аннотации не ставят.
Например:
приказ (о чем?): Об утверждении Положения о территориальном органе внутренних дел Российской Федерации
письмо (о чем?): О согласовании проекта приказа
правила (чего?): Правила подготовки нормативных правовых актов
Аннотация может отвечать на вопросы:
о чем? (о ком?), например:
О создании аттестационной комиссии
чего? (кого?), например:
Должностная инструкция ведущего эксперта
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, аннотация не указывается.
28.18. Отметка о контроле за исполнением документа обозначает, что документ поставлен на контроль.
Отметка о контроле документа проставляется посредством штампа «КОНТРОЛЬ» справа на свободном месте верхнего поля первого листа документа.
28.19. Текст документа
В органах внутренних дел документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации.
Текст документа излагается с соблюдением правил русского языка, с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа, его назначения в управленческой деятельности и оформляется в виде связного текста, анкеты, таблицы или их соединения.
Тексты документов, направляемых зарубежным партнерам, могут составляться на языке страны адресата, на русском или английском языке.
Официальное обращение к адресату (словосочетание, выражающее уважение к адресату) отделяется от других частей текста восклицательным знаком. Обращения должны соответствовать обычаям официального этикета, которые предусматривают обращение к адресату, состоящее из имени собственного (имени и отчества) и прилагательного, наиболее соответствующего случаю обращения, например:
Уважаемый Матвей Сергеевич!
При обращении к нескольким адресатам допустимо обращение:
Уважаемые коллеги!;
Уважаемые граждане!
Обращение к адресату располагается на 2 – 3 межстрочных интервала ниже реквизита «Наименование либо аннотация документа».
Служебные письма, имеющие нескольких адресатов, могут оформляться без обращений.
Вступительная фраза (предложение, включающее благодарность адресату, а также пояснение мотивов, целей и просьб служебного письма), в которой используются фразеологические формулы подтверждения, обоснования действия, предложения, благодарности и другие, например:
подтверждение:
Ваше письмо от... №... получено;
МВД России Ваше письмо от... №... получено;
В подтверждение … направляем в Ваш адрес …;
обоснование действия:
В соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации...;
В связи с... (переносом сроков исполнения, проведением совместных мероприятий)...;
На основании (подписанного договора, утвержденного протокола)...;
В порядке оказания (содействия, помощи)...";
В целях (совершенствования контроля, использования полномочий)...;
благодарность:
Мы благодарны Вам за содействие в организации профессионального обучения работников …;
Мы были бы Вам признательны за поддержку нашей инициативы…;
просьба:
Обращаемся к Вам с просьбой...;
Просим (направить, исключить, оказать содействие)...;
Убедительно просим (предоставить возможность..., провести экспертизу..., дать заключение..., дать согласие...)...;
Просим (оформить, организовать исполнение, сообщить сведения)...;
сопровождение:
Направляем копию служебного контракта...;
Высылаем (методические пособия, инструкцию, техническую документацию, проект приказа)...;
напоминание:
Напоминаем, что в соответствии с предварительной договоренностью Вам необходимо представить следующие сведения...;
Напоминаем Вам, что срок исполнения контрольного документа истекает 21.02.2012;
предложение:
Рекомендуем исключить данный абзац из текста проекта;
Мы можем предложить Вам различные варианты решения названной проблемы.
Текст печатается в установленных границах полей и отделяется от обращения одним дополнительным межстрочным интервалом. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 – 1,5 см от левой границы текстового поля.
Текст состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения; докладные записки – оценку фактов, выводы).
Если текст содержит несколько решений, выводов, предложений, замечаний, то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В организационно-распорядительных документах текст излагается от первого лица единственного числа («предлагаю», «прошу», «требую»).
В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («постановляет», «решила», «решило»).
В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («требуем», «решили»).
В документах, устанавливающих права и обязанности должностных лиц, а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «комиссия установила»).
Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»).
В письмах используют следующие формы изложения:
от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);
от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);
от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «управление считает возможным»).
В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления, документов, ранее изданных органом власти, исполнителем, указывается вид документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также аннотация, заключенная в кавычки, например:
«В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»…».
Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов, то в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты.
Текст документа может содержать фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты (например, в текстах приложений).
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и другое). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, то графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Заключительная формула вежливости (словосочетание, подчеркивающее особо уважительное отношение к адресату) используется по усмотрению подписывающего служебное письмо руководителя (начальника) органа внутренних дел, предшествует подписи, располагается на один межстрочный интервал ниже текста письма и может выполняться собственноручно подписывающим его должностным лицом, например:
С уважением,...;
С глубоким уважением, …;
С благодарностью и уважением, ….
28.20. Отметка о наличии приложения
Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к распоряжениям, указаниям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.
В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля и отделяется от основного текста 1 – 2 дополнительными межстрочными интервалами. Если приложение названо в тексте письма, то в отметке о приложении указываются количество листов в приложении и количество экземпляров приложения, например:
| Приложение: | по тексту, на 5 л. в 2 экз. |
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указываются его наименование, число листов и число экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
| Приложения: | 1. Сведения (форма 3Е), на 5 л. в 1 экз. |
| 2. Справочные материалы по работе подразделений тыла, на 3 л. в 1 экз. |
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывается, например:
| Приложение: | Методические рекомендации в 2 экз. |
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
| Приложение: | письмо Росархива от 05.06.2012 № 02-6/172 и приложение к нему, н/вх. № 1345 от 10.06.2012, всего на 3 л. |
Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:
| Приложение: | на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес. |
В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишется «Приложение №__» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера. Допускается выражение «Приложение №__» печатать прописными буквами («ПРИЛОЖЕНИЕ №__»), а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
| ПРИЛОЖЕНИЕ № 2 к распоряжению начальника ГУОООП МВД России от 15.01.2012 № 319 | или | Приложение № 3 к распоряжению МВД России от 25.02.2012 № 15 |
28.21. Подпись
Реквизит «Подпись» отделяется от предыдущего реквизита
1 – 2 дополнительными межстрочными интервалами.
В состав реквизита «Подпись» в общем случае входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке органа внутренних дел, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Инициалы и фамилия в реквизите «Подпись» печатаются с пробелом на уровне последней строки реквизита, например:
| Начальник Договорно-правового департамента МВД России | личная подпись | И.О. Фамилия |
или:
| Заместитель начальника ГУ МВД по Ставропольскому краю – начальник полиции специальное звание | личная подпись | И.О. Фамилия |
Допускается центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки, например:
| Начальник Договорно-правового департамента МВД России | личная подпись | И.О. Фамилия |
При направлении документа в системе МВД России, а также должностным лицам других организаций, имеющим специальные (воинские) звания, в состав реквизита «Подпись» включается специальное (воинское) звание лица, подписавшего документ, например:
| Начальник Договорно-правового департамента МВД России специальное звание | личная подпись | И.О. Фамилия |
или на бланке
| Начальник специальное звание | личная подпись | И.О. Фамилия |
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемой должности, например:
| Начальник ОАД МВД России специальное звание | личная подпись | И.О. Фамилия |
| Помощник начальника по кадрам специальное звание | личная подпись | И.О. Фамилия |
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне в алфавитном порядке следования фамилий, например:
| Заместитель Министра внутренних дел Российской Федерации личная подпись И.О. Фамилия | Заместитель Министра финансов Российской Федерации личная подпись И.О. Фамилия |
При подписании документов, составленных комиссией, указываются должности лиц в составе комиссии (а не их должности по основному месту службы, работы), специальное (воинское) звание, инициалы, фамилия в алфавитном порядке, например:
| Председатель комиссии | специальное звание | личная подпись | И.О. Фамилия |
| Члены комиссии: | специальное звание | личная подпись | И.О. Фамилия |
| специальное звание | личная подпись | И.О. Фамилия | |
| специальное звание | личная подпись | И.О. Фамилия |
Документ может быть подписан исполняющим обязанности (временно исполняющим обязанности) должностного лица, например:
| И.о. начальника ГУ МВД России по Ставропольскому краю специальное звание | личная подпись | И.О. Фамилия |
или:
| Врио начальника специальное звание | личная подпись | И.О. Фамилия |
Запрещается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.
Факсимильная подпись руководителя (начальника) органа внутренних дел может проставляться на рассылаемых приглашениях, поздравлениях, бланках почетных грамот, благодарностей и других подобных документах.
28.22. Гриф согласования
Согласование проекта документа с другими государственными органами власти и организациями, структурными подразделениями органа внутренних дел, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования.
Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.
Гриф согласования документа пишется с левой стороны вверху или внизу документа и состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек, прописными буквами), должности лица, которым согласовывается документ (включая наименование органа внутренних дел), специального (воинского) звания, личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Начальник ФЭД МВД России
специальное (воинское) звание
личная подпись И.О. Фамилия
23. 03.2012
Если согласование осуществляется письмом, протоколом и подобным документом, гриф согласования оформляется следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Письмо Министерства финансов
Российской Федерации
от 30.01.2012 № 345/24
или
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
ФСТЭК России
от 12.01.2012 № 3
Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций либо структурных подразделений органов внутренних дел, грифы согласования могут располагаться под реквизитом «Подпись» (при отсутствии подписи – ниже текста документа), либо на отдельном листе согласования, с проставлением под реквизитом «Подпись» отметки «Лист согласования прилагается».
В зависимости от вида и содержания документа его согласование осуществляется:
с вышестоящими органами в случаях, предусмотренных законодательством;
с федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;
с органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области деятельности (экологический, пожарный и другие);
со структурными подразделениями органа внутренних дел;
с подведомственными организациями;
с общественными организациями (при необходимости).
28.23. Виза согласования документа [26] включает подпись и должность лица, визирующего документ, специальное (воинское) звание, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания, например:
| Начальник отдела правового обеспечения специальное (воинское) звание личная подпись И.О. Фамилия 04. 02.2012 | или | личная подпись И.О. Фамилия 04. 02.2012 |
При наличии замечаний к документу виза оформляется следующим образом:
Замечания прилагаются.
Начальник Правового управления
специальное (воинское) звание
личная подпись И.О. Фамилия
11. 02.2012
Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.
Для документа, подлинник которого остается в органе внутренних дел, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Для документа, подлинник которого отправляется из органа внутренних дел, визы проставляются на лицевой стороне второго экземпляра отправляемого документа.
Допускается полистное визирование документа и его приложения.
28.24. Оттиск печати
Печать является средством подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.
Печать проставляется на свободном от текста месте, так чтобы была видна вся информация на оттиске печати. При этом оттиск должен захватывать часть наименования должности лица, подписывающего документ, и не закрывать его личной подписи.
В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП».
28.25. Отметка о заверении копии
При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляются: заверительная надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата заверения, например:
| Начальник специальное звание | личная подпись | И.О. Фамилия |
Верно
Референт отдела
делопроизводства и режима личная подпись И.О. Фамилия
02.03.2012
Допускается копию документа заверять печатью.
При изготовлении многостраничных копий (выписок из документа) все листы нумеруются и прошиваются. На оборотной стороне последнего листа, в месте скрепления, накладывается бумажная наклейка с заверительной надписью и указанием наименования подразделения, количества пронумерованных и скрепленных листов, подписью, инициалами и фамилией должностного лица. Данная наклейка опечатывается печатью, оттиск которой должен захватывать часть этой наклейки.
28.26. Отметка об исполнителе
Отметка об исполнителе включает в себя количество экземпляров, адресование экземпляров, инициалы и фамилию исполнителя, номер его телефона, дату, когда был отпечатан документ. Отметка об исполнителе располагается на оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра документа в левом нижнем углу, например:
| отп. 2 экз. 1 – в адрес 2 – в дело (подразделения-исполнителя) исп. И.О. Фамилия 667 03 26 07.02.2012 | или | отп. 3 экз. 1 – в адрес 2 – в ДДО МВД России 3 – в дело (подразделения-исполнителя) исп. И.О. Фамилия 667 03 26 07.02.2012 |
На оборотной стороне первого экземпляра письма допускается проставление только инициалов и фамилии исполнителя и его номера телефона.
При тиражировании документа, предназначенного для рассылки, в левом нижнем углу лицевой стороны его последнего листа в обязательном порядке проставляются инициалы и фамилия исполнителя, служебный телефон и наименование структурного подразделения, сотрудником которого он является.
28.27. Отметка об исполнении документа
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа – краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.
Данные об исполнении документа подписываются и датируются исполнителем, слова «В дело» и номер дела, в котором будет храниться документ, – начальником (заместителем начальника) подразделения органа внутренних дел, в котором исполнен документ.
Отметка об исполнении может дополняться информацией об особенностях исполнения документа, а при отсутствии документа, свидетельствующего об исполнении поручения, содержать слово «Доложено» и краткие сведения об исполнении.
28.28. Отметка о поступлении документа
Отметка о поступлении документа в орган внутренних дел (подразделение органа внутренних дел) проставляется в виде штампа на оборотной стороне с указанием наименования органа внутренних дел, получившего документ, регистрационного (входящего) номера, даты регистрации (при необходимости – часов и минут), количества листов основного документа и приложений к нему.
Допускается отметку о поступлении документа наносить на документ в виде штрих-кода, а также проставлять от руки.
28.29. Идентификатор электронной копии документа
Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на электронном носителе, дату его создания и другие поисковые данные.
28.30. Гриф ограничения доступа к документу
Отметка проставляется на документах, содержащих информацию, составляющую служебную тайну, иную конфиденциальную информацию (в том числе персональные данные)[27].
Отметка о конфиденциальности документа является его реквизитом, свидетельствующим об особом характере информации и ограничивающим круг пользователей документа. Гриф ограничения доступа к документу («Особой важности», «Совершенно секретно», «Секретно», пометка «Для служебного пользования») проставляется без кавычек на первом листе документа. Состав реквизита определяется иными нормативными правовыми актами МВД России. Реквизит может дополняться данными, предусмотренными законодательством Российской Федерации об информации, информационных технологиях и защите информации, нормативными правовыми актами МВД России (например – «Лично», «Литер «М» и другие).
29. При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют арабскими цифрами по центру верхнего поля.
30. Печатание документов осуществляется непосредственно исполнителями в структурных подразделениях органа внутренних дел на соответствующих бланках или стандартных листах бумаги форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм).
31. Вычитка отпечатанных документов производится исполнителем.
