Разбиение рабочего листа на печатные страницы

Размер печатной страницы ограничен размерами листа бумаги, поэтому даже выделение ограниченной области печати не всегда позволяет разместить целый документ на одной печатной странице. В этом случае возникает необходимость разбиения документа на страницы. Программа Excel делает это автоматически. Она сама определяет точки, где должно произойти такое разбиение, и вставляет в эти места коды разрыва страницы, отображаемые на экране в виде вертикальной или горизонтальной пунктирной линии.

Зоны разрыва страницы, заданные по умолчанию, могут не устраивать пользователя. В этом случае в нужные места можно вставить дополнительные линии разрыва страницы. Для этого выбирают ячейку, с которой должна начаться новая страница и дают команду Вставка > Разрыв страницы. Перед данной ячейкой будут установлены вертикальная и горизонтальная пунктирные линии разрыва страницы.

Чтобы разбить таблицу на страницы только по вертикали, выбранная ячейка должна принадлежать строке 1. Чтобы разбить таблицу только по горизонтали, ячейка должна принадлежать столбцу А.

Для отмены разрыва страницы, введенного ошибочно, надо сделать текущей ячейку, расположенную непосредственно после разрыва, и дать команду Вставка > Убрать разрыв страницы.

 

Вопрос № 40 Интерфейс программы Excel

 

Запустить программу можно, используя команду Пуск > Программы > Microsoft Excel.

Внешний вид программы Excel — обычный для окон программ, работающих в среде Windows.

Под заголовком окна находится строка меню. Под панелями инструментов расположена строка формул. Эту строку можно использовать для ввода и редактирования данных и формул. В строке формул отображается содержимое активной ячейки. Слева от строки формул расположено поле имени — поле, в котором появляется имя активной ячейки. В поле имени можно задать новое имя ячейки или интервала ячеек.

 

Атрибуты файла

Каждый файл обладает рядом характерных свойств — атрибутов. Важнейшими атрибутами файла являются: название, расширение, длина, время и дата создания.

Название файла. Название, или имя файла, точно так же как и имя человека, название документа, книги, служит для того, чтобы иметь возможность отличить один файл от другого, указать на нужный файл. В различных операционных системах названия файлов формируются по разным правилам. Например, в операционной системе MS DOS название файла представляет из себя последовательность букв латинского алфавита, цифр и некоторых специальных знаков (~, _, -, $, &, @, %,^{^},!, (.), {. },#,','). Название может содержать от одного до восьми символов и выбирается произвольным образом. Однако желательно подбирать названия файлам так, чтобы пользователь мог легко вспомнить, что именно хранится в этом файле. Например, файл, содержащий отчет за 4-й квартал, можно назвать otchet4, файл с ведомостью на зарплату — vedzarpl, а файл с каким-либо рисунком целесообразно назвать picture. Обратите внимание! В операционной системе MS DOS название файла не может содержать пробелов, букв русского алфавита и точек. Кроме того, оно не может содержать более восьми символов. Вообще говоря, это достаточно существенные ограничения. Например, файл, содержащий отчет предприятия за 4-й квартал, который мы назвали otchet4, желательно было бы назвать «Отчет за 4-й квартал», в крайнем случае «Otchet za 4 kvartal», применив так называемую транслитерацию, когда слова одного языка записываются буквами другого. В операционных системах Unix и Windows 9.x сняты ограничения на длину названия, использование пробелов и точек в названии. А в операционной системе Windows 9.x, кроме того, в названии можно использовать русские буквы. Таким образом, файл в Unix может иметь название «Otchet za 4 kvartal», а в Windows 9.x допускается и название «Отчет за 4-й квартал».

Расширение файла. Кроме названия каждый файл может иметь или не иметь расширение. Расширение используется для того, чтобы определенным образом охарактеризовать содержимое файла. Например, расширения doc и txt указывают на то, что файл содержит какой-либо документ или текст, а расширение bmp имеет файл, содержащий изображение в формате битовой карты. Расширение, если оно есть, отделяется от названия файла точкой. В операционной системе MS DOS расширение может содержать от одного до трех символов, например, otchet4.doc, vedzarpl.txt, picture.bmp, а в системах Unix и Windows 9.x допускается более трех символов. Если расширения нет, то точка в названии файла не ставится. Название вместе с расширением называют полным именем файла.

Если файл создается с помощью какой-либо программной системы, то, как правило, он автоматически получает стандартное для данной системы расширение, и пользователю достаточно выбрать или указать только название. Впоследствии по стандартным расширениям программная система опознает «свои» файлы. В операционных системах предусмотрен целый ряд стандартных расширений. В таблице 6.1 приведены некоторые часто встречающиеся расширения MS DOS и Windows 9.x.

 

Таблица 6. 1. Некоторые расширения MS DOS и Windows 9.x

Расширение	Содержимое файла
.сом .exe .bat .bak .doc .txt .dat .hip .sys .tmp .bmp	Разновидность программы в машинных кодах (выполняемый файл) Разновидность программы в машинных кодах (выполняемый файл) Командный файл (выполняемый файл) Резервный файл Файл программной документации или файл с документом Файл с текстом Файл с числовыми данными Файл помощи, то есть файл встроенной справочной системы Драйвер устройства Временный или рабочий файл Разновидность файла с графикой

 

Файлы с расширением.соm (common — общий) и. ехе (execute — выполнение) содержат программы на машинном языке. Эти файлы часто называют программными файлами. Различия между .com- файлами и. ех е -файлами касаются их внутренней организации. На способах обращения с файлами эти различия никак не сказываются. Файлы срасширением.bat (batch — пачка) содержат произвольные последовательности команд операционной системы. Такие файлы принято называть командными файлами. Использованный в табл. 6.1 термин «выполняемый файл» объединяет понятия «программный файл» и «командный файл». Другими словами, «выполняемый файл» означает, что файл содержит либо программу на машинном языке, которая может быть непосредственно выполнена процессором компьютера (файлы с расширениями.ехе и.com), либо последовательность команд операционной системы (файл с расширением.bat), которые тоже выполняются, но только путем обращения к соответствующим программам и средствам операционной системы.

При внесении в файл каких-либо изменений целесообразно сохранить предыдущий вариант файла с тем, чтобы при необходимости отменить сделанные изменения и вернуться к первоначальному варианту. Поэтому многие программные системы после внесения в файл изменений автоматически формируют резервный файл, в котором находится первоначальный вариант содержимого файла. Резервный файл имеет то же самое имя, что и исходный файл, но любое его расширение заменяется стандартным для резервных файлов расширением.bak (back — назад, обратно). Например, если изменения были внесены в файл otchet4.doc, то самый последний вариант файла будет иметь то же самое название otchet4.doc, и при этом автоматически будет создан резервный файл otchet4.bak, в котором сохранится старый вариант содержимого файла. Попутно заметим, что если изменения вносятся в большое число файлов, то на диске постепенно скапливается много резервных файлов, поэтому время от времени приходится выполнять «уборку» на диске — уничтожать ставшие уже ненужными или устаревшие резервные файлы.

В целом ряде случаев программная документация поставляется покупателю не на бумаге, а в виде текстовых файлов на дисковых носителях. Обычно таким файлам приписывают расширение.doc (documet — документ). Кроме того, некоторые текстовые редакторы автоматически дают «своим» файлам (то есть файлам, подготовленным с их помощью) это же расширение.doc. Расширение.txt (text — текст) — еще один распространенный вариант расширений, закрепляемых за файлами, которые содержат разнообразные тексты. А файлам с числовыми данными удобно давать расширение.dat (data — данные).

Ранее упоминалось о том, что достаточно часто в программах предусматривается встроенная справочная система, обращаться к которой можно во время выполнения программы. Такая система, как правило, содержит всю необходимую справочную информацию в файлах «помощи» с расширением.hip (help — помощь).

Для обеспечения другой важной функции операционной системы — выполнения операций по обмену данными между программой и различными внешними устройствами — в составе системы имеется ряд специализированных на управлении конкретными внешними устройствами программ, которые принято называть драйверами (drive — управлять). Драйверы поставляются либо в комплекте программ и файлов операционной системы, либо вместе с устройством, которым они управляют. Отсутствие или применение не соответствующего устройству драйвера делает его бесполезным. Поэтому, приобретая какое-либо внешнее устройство, необходимо обращать внимание на наличие драйвера — программы управления этим устройством. Наиболее часто используемыми драйверами являются драйверы управления клавиатурой, дисплеем, принтером, мышью и т. д. Файлы, содержащие драйверы, имеют расширения.ехе или.sys (system — система).

Иногда программным системам приходится сохранять промежуточную, рабочую информацию на дисковых устройствах. Для этого формируются специальные файлы, которые достаточно часто получают расширение.tmp (temporary — временный). Как правило, временные файлы после окончания работы программы автоматически уничтожаются. Но бывают ситуации, когда такие файлы все-таки остаются на диске, и тогда по указанному расширению их легко опознать и при необходимости уничтожить.

Различные графические редакторы также закрепляют за файлами, подготовленными с их помощью, определенные расширения. Одно из таких расширений — расширение.bmp (bit map — битовая карта).

Длина файла. Следующим важным атрибутом файла является его длина. Длина файла равна объему занимаемого файлом участка диска или ленты, и, следовательно, измеряется в байтах. Значение этого атрибута используется для определения возможности размещения файла на свободном участке дискового носителя и в некоторых других целях.

Время и дата создания файла. При первоначальной записи файла на диск, а также при внесении в файл изменений с помощью системных часов (специальной программы, входящей в состав операционной системы) автоматически фиксируются время и дата записи файла на дисковое устройство. При выключенном компьютере работа системных часов поддерживается за счет специальных батареек или других источников питания. Поэтому системные часы довольно точно отслеживают время. Атрибуты даты и времени используются для опознания последних по времени вариантов файла.

Кроме рассмотренных основных атрибутов файла в операционной системе MS DOS файлы имеют еще четыре атрибута — только для чтения, системный, скрытый и архивный. Каждый из этих атрибутов имеет ровно два состояния — атрибут включен или атрибут выключен.

Включение атрибута только для чтения (иногда его называют атрибутом разграничения доступа) означает, что файл недоступен для внесения в него каких-либо изменений. Кроме того, усложнено уничтожение такого файла. После выключения атрибута только для чтения файл доступен для любых операций.

Атрибут системный обычно включен только у основных файлов операционной системы. У всех остальных файлов атрибут системный, как правило, выключен.

Атрибут скрытый включен у тех файлов, которые при просмотре списка файлов, находящихся на дисковом устройстве, командой операционной системы в этот список не включаются. Остальные файлы имеют выключенное значение атрибута скрытый.

Для обеспечения надежности хранения информации на дисковых устройствах необходимо иметь одну или две копии файлов, содержащих важную информацию. Для этого организуют архивные файлы. При записи файла в архив атрибут архивный включается. Это значит, что копия последнего варианта файла находится в архиве. При внесении любых изменений в такой файл атрибут архивный выключается. Это значит, что в архиве имеется устаревший вариант файла (или же файл вообще не архивирован). Специальные программы-архиваторы, отслеживая значение атрибута архивный, могут обновлять в архиве только те файлы, в которых были сделаны изменения. Это позволяет оптимизировать работу архиваторов.

Каждый из рассмотренных атрибутов задается одним битом. Эти биты вместе с некоторой дополнительной информацией образуют байт атрибутов.

Групповое имя файлов. При выполнении операций с файлами иногда возникают ситуации, когда одно и то же действие нужно выполнить с целой группой файлов. Например, нужно переписать (скопировать) несколько файлов с диска С: на диск А: с целью последующего переноса этих файлов на другую машину. Или, скажем, требуется уничтожить все устаревшие резервные файлы с целью освобождения места на дисковом устройстве для записи полезной информации. Конечно, такие действия можно выполнять последовательно, задавая одно и то же нужное действие для каждого файла группы. Однако этот подход может потребовать очень много времени и сил, особенно если группа состоит из достаточно большого числа файлов.

В операционной системе MS DOS предусмотрен способ, упрощающий коллективные действия с файлами. Действие, которое нужно выполнить над группой файлов, задается только один раз, но вместе с действием указывается не полное имя одиночного файла, а специальное имя, которое позволяет операционной системе выделить, опознать все файлы группы и затем выполнить над ними нужное действие. Такое имя называют групповым именем, шаблоном или маской.

Групповое имя образуется с помощью символов * и?. Символ *, встретившийся в групповом имени, трактуется операционной системой как «любая последовательность любых символов названия». То есть этому символу соответствует любое количество любых символов названия. Так, групповому имени а* соответствуют любые названия, начинающиеся с буквы «а»: а1, azbuka, a2z4. Символ? воспринимается ОС как любой одиночный символ, то есть ему соответствует ровно один произвольный символ имени. Например, шаблону otchet7.doc соответствуют любые имена с расширением.doc, в названии которых за отрезком названия otchet следует ровно один символ, например otchet1.doc, otchet4.doc, otchet%.doc, otchet*.doc и т. д. Рассмотрим еще несколько примеров:

§??.txt — файлы с любыми двухбуквенными именами и расширением.txt;

§ *.bak — файлы с любыми именами и расширением.bak;

§ progl.* — файлы с названием progl и любым расширением;

§ *.* — файлы с любыми названиями и любыми расширениями.

Основные понятия баз данных