Создание запросов, форм и отчетов

Одна из основных операций с базой данных – организация поиска данных по одному или нескольким условиям. Результаты поиска сводятся в особую таблицу, называемую запросом. Такие запросы называются запросами на выборку.

Кроме запросов на выборку, допускаются также перекрестные запросы, запросы на создание таблицы, на обновление, добавление, удаление.

Запрос должен иметь источник данных, в качестве которого, обычно, является одна или несколько таблиц текущей базы данных и (или) уже ранее созданные запросы.

Запросы создаются либо в режиме Конструктора, либо с помощью Мастера. Ограничимся описанием создания запроса в режиме Конструктора.

По умолчанию открывается макет создания запроса на выборку. Для смены типа запроса следует щелкнуть правой кнопкой мыши по пустому месту в верхней части макета и выбрать пункт "Тип запроса ►".

После открытия окна макета появляется окно "Добавление таблицы", в котором нужно выбрать все доступные таблицы и (или) запросы (рис. 10.4).

Рис. 10.4. Окно макета запроса

Каждое поле, включаемое в запрос, выбирается в строке "Поле" из раскрывающегося списка полей, либо переносится из выбранной таблицы в верхней части, при этом нажимая и удерживая левую кнопку мыши.

Условие отбора зависит от типа данных в поле. Примеры условий отбора показаны ниже:

Число полей в запросе не обязательно должно совпадать с числом полей исходной таблицы. Однако, любое поле должно иметь источник данных. Могут быть так называемые вычисляемые поля, результаты в которых базируются на ранее созданных полях таблиц и (или) запросов, в том числе и текущего запроса. Для записи формулы, с помощью которой получается нужный результат, используется (но не обязательно) Построитель выражений.

В перекрестных запросах (аналог сводной таблицы) следует выбрать поля для названия строк и столбцов перекрестной таблицы, а также задать некоторое значение (максимальное, минимальное и т.д.). как правило, такие запросы создаются в многотабличных базах данных с ключевыми полями в таблицах и предварительно созданной Схемой данных.

Таблицу или запрос иногда удобно представить в виде формы. Ее можно создать с помощью Конструктора или Мастера. Наиболее удобный способ – с помощью Мастера форм. Вид формы для таблицы из двух полей представлен на рис. 10.5. При заполнении полей формы заполняется и сама таблица.

Рис. 10.5. Пример формы

Для вывода результата на печать создается Отчет, который также может быть подготовлен с помощью Конструктора или Мастера отчетов.