Принципы проведения аудитов СМК

ОСНОВЫ БИЗНЕС-АДМИНИСТРИРОВАНИЯ

 

Дистанционный обучающий курс

 

 

Занятие 6

 

 

Тема № 6 «Аудит системы менеджмента качества»

 

6.1. Цель занятия

6.2. Основные понятия аудитов СМК

6.3. Принципы проведения аудитов СМК

6.4. Планирование аудитов СМК

6.5. Требования к аудиторам СМК

6.6. Организация проведения аудитов СМК

6.7. Оформление результатов аудитов СМК

6.8. Анализ результатов аудитов и улучшение СМК

 

 

Международный научно-технический центр

Москва, 2007

 

© ISTC, 2007

Цель занятия

Цель занятия:

дать общее представление о порядке планирования, проведения, регистрации и анализа результатов внутренних аудитов системы менеджмента качества, разработанной на основе требований стандартов ISO серии 9000.

 

Вы научитесь:

 

правильно планировать внутренние аудиты в вашей компании;

использовать внутренние аудиты как один их методов мониторинга состояния и результативности системы менеджмента качества;

использовать результаты внутренних аудитов как основу для разработки корректирующих и предупреждающих действий и улучшения системы менеджмента качества в целом.

 

В программе занятия:

лекционный материал, в котором излагаются общие подходы к планированию и проведению внутренних аудитов системы менеджмента качества;

наглядный материал в виде слайдов, содержащих рисунки, текстовую и графическую информацию, а также аудио и видеоролики;

ответы на наиболее актуальные вопросы, задаваемые специалистами предприятий;

тест для проверки знаний по теме занятия.

Основные понятия аудитов СМК

Þ Основные понятия аудитов СМК

Основными понятиями, относящимися к аудиту СМК, являются:

Аудит Свидетельства аудита Критерии аудита Выводы аудита Заключение по результатам аудита Заказчик аудита

Аудиторская группа Аудитор Компетентность Программа аудита План аудита Область аудита

 

Ü Аудит

Аудит (проверка) (audit): Систематический, независимый и документируемый процесс получения свидетельств аудита и объективного их оценивания с целью установления степени выполнения согласованных критериев аудита.

 

Ü Свидетельства аудита

Свидетельства аудита (audit evidence): Записи, факты или другая информация, которые имеют отношение к критериям аудита и могут быть проверены.

Примечание – Свидетельства аудита могут быть качественными или количественными.

 

Ü Критерии аудита

Критерии аудита (audit criteria): Совокупность политики, процедур или требований, которые должны выполняться.

Примечание – Критерии аудита используют для сопоставления с ними свидетельств аудита.

 

Ü Выводы аудита

Выводы (наблюдения) аудита (audit findings): Результат оценки собранных свидетельств аудита на соответствие критериям аудита.

Примечание – Выводы аудита могут указывать на соответствие или несоответствие критериям аудита или на возможности улучшения.

Ü Заключение по результатам аудита

З аключение по результатам аудита ( audit conclusion): Выходные данные аудита, представленные аудиторской группой после рассмотрения целей аудита и всех выводов аудита.

Ü Заказчик аудита

Заказчик аудита (audit client): Организация или лицо, заказавшиепроведение аудита.

Ü Аудиторская группа

Аудиторская г руппа (комиссия) ( audit team): Один или несколько аудиторов, проводящих аудит, при необходимости поддерживаемые техническими экспертами.

Примечания

1. Одного из аудиторов в аудиторской группе, как правило, назначают руководителем группы.

2. Аудиторская группа может включать стажеров.

 

Ü Аудитор

Аудитор (эксперт) (auditor): Лицо, обладающее компетентностью для проведения аудита.

Ü Компетентность

Компетентность (competence): Проявленные личные качества и выраженная способность применять свои знания и навыки.

 

Ü Программа аудита

Программа аудита (audit programme): Совокупность одного или нескольких аудитов, запланированных на конкретный период времени и направленных на достижение конкретной цели.

Примечание – Программа аудита включает всю деятельность, необходимую для планирования, организации и проведения аудитов.

 

Ü План аудита

План аудита (audit plan): Описание деятельности и мероприятий по проведению аудита.

Ü Область аудита

Область аудита (audit scope): Содержание и границы аудита.

Примечание – Область аудита обычно включает местонахождение, организационную структуру, виды деятельности или процессов, а также охватываемый период времени.

 

 

Различают внутренние и внешние аудиты системы менеджмента качества.

Внешние аудиты проводятся уполномоченными органами по сертификации для оценки соответствия системы менеджмента предприятия требованиям ISO 9001 или иных стандартов, устанавливающих требования к системам менеджмента (например, ISO 14001, ISO 16949, OHSAS 18001 и др.)

 

Внутренние аудиты системы менеджмента качества, как правило, проводятся аудиторскими группами, сформированными из сотрудников предприятия. Главной целью проведения внутренних аудитов СМК является текущая оценка (мониторинг) соответствия деятельности, процессов, ресурсов предприятия требованиям Политики в области качества, целям и задачам, стоящим перед предприятием, а также требованиям нормативных документов, которые должны выполняться.

По результатам внутренних аудитов высшее руководство получает информацию о всех проблемах и несоответствиях, существующих на предприятии, что позволяет своевременно предпринимать действия, направленные на устранение и предотвращение появления нежелательных ситуаций в будущем.

Планирование и проведение внутренних аудитов СМК является обязательным требованием стандартов ISO серии 9000.

 

Руководящие указания по проведению аудитов изложены в стандарте ISO 19011:2002.

 

 

 

Принципы проведения аудитов СМК

Þ Принципы проведения аудитов СМК

Принципы проведения аудита делают аудит результативным и надежным методом поддержания политики руководства и контроля, обеспечивая информацией, на основе которой организация может улучшать свои процессы и качественные характеристики продукции, а также являются предпосылкой для объективных заключений по результатам аудита (ISO 19011:2002).

К основным принципам проведения аудита относятся:

Этичность поведения (ethical conduct) – основа профессионализма	Существенными при аудите являются ответственность, неподкупность, умение хранить тайну и осмотрительность аудиторов
Беспристрастность (fair presentation)– обязательство представлять правдивые и точные отчеты	Выводы аудитов, заключения по результатам аудита и записи отражают правдиво и точно деятельность по аудиту. Неразрешенные проблемы или разногласия между аудиторской группой и проверяемой организацией отражают в отчетах (актах)
Профессиональная осмотрительность (due professional care)– прилежание и умение принимать правильные решения при проведении аудита	Профессиональная осмотрительность аудиторов соответствует важности выполняемого задания и доверительности со стороны заказчиков и других заинтересованных сторон. Важным фактором является необходимая компетентность
Независимость (independence) – основа беспристрастности и объективности заключений по результатам аудита	Аудиторы независимы в своей деятельности и свободны от предубеждений и конфликтов интересов. Аудиторы сохраняют объективное мнение во время всего процесса аудита с целью обеспечения того, что в основе выводов и заключений находятся только свидетельства аудита
Подход, основанный на свидетельстве (evidence-based approach) – разумная основа для достижения надежных и воспроизводимых заключений аудита в процессе систематического аудита	Свидетельство аудита основано на выборках существующей информации, поскольку аудит осуществляется в ограниченный период времени и с ограниченными ресурсами. Соответствующее использование выборок тесно связано с доверием, с которым относятся к заключениям по результатам аудита

 

 

 

Планирование аудитов СМК

Þ Планирование аудитов СМК

Аудиты СМК – это систематическая деятельность по оценке соответствия, которая проводится на плановой основе.

 

Принято различать два уровня планирования аудитов СМК:

1. Составление общей программы аудитов (как правило, разрабатывается на год или более длительный период).

2. Составление плана аудита на конкретную проверку (в соответствии с программой).

Программа аудитов СМК, как правило, разрабатывается на год и включает в себя:

ряд внутренних аудитов системы менеджмента качества организации, проводимых в текущем году (обычно оформляется в виде плана-графика внутренних аудитов СМК);

аудиты второй стороны систем менеджмента качества потенциальных поставщиков «критичной» продукции (такая практика сегодня получает всё большее распространение);

аудиты по сертификации/регистрации и инспекционные аудиты, проводимые органом по сертификации/регистрации систем менеджмента в качестве третьей стороны, в период времени, согласованный между органом по сертификации ипроверяемым предприятием;

подготовку (обучение, переподготовку, повышение квалификации) персонала, который будет привлекаться к внутренним аудитам СМК;

разработку нормативных документов, относящихся к области организации и проведения внутренних аудитов СМК и т.д.

 

Комментарий: При составлении программы аудитов СМК на год необходимо учитывать сложность структуры предприятия, распределение функций между подразделениями, важность и степень влияния тех или иных процессов (видов деятельности) на конечную продукцию предприятия, результаты предыдущих аудитов СМК. Целесообразно, чтобы в течении года все процессы СМК были проверены хотя бы один раз. Это необходимо для повышения объективности проведения анализа результативности функционирования СМК высшим руководством предприятия.

 

План аудита СМК разрабатывается на конкретный аудит (проверку) в соответствии с программой аудитов (планом-графиком внутренних аудитов на год) и включает в себя:

сроки и место проведения аудита СМК;

проверяемые подразделения, должностные лица, процессы и т.д.;

цели и критерии аудита СМК;

состав аудиторской группы;

нормативные документы, на соответствие которым будет проводиться аудит СМК;

временной график проведения аудита СМК с распределением группы аудиторов по проверяемым участкам и т.д.

 

Комментарий: При составлении плана аудита СМК необходимо предусматривать проверку выполнения как внутренних, так и внешних нормативных документов, а также оценку обеспеченности предприятия различными видами ресурсов. Необходимо также проверять фактическое устранение несоответствий, выявленных по результатам предыдущих аудитов СМК. Кроме того, одной из целей внутренних аудитов является оценка результативности функционирования системы менеджмента качества, поэтому при проведении аудитов целесообразно осуществлять мониторинг и оценку результативности процессов, подвергаемых проверке.