Якщо відомості із Переліку комерційної таємниці переносяться на документи, то документи стають конфіденційними, а від того, як буде організована робота з ними, залежить успішна діяльність підприємства у конкурентному середовищі на ринку товарів та послуг.
Тому ведення діловодства, яке забезпечує облік та затвердження документів комерційної таємниці (КТ) передбачає виконання таких рекомендацій.
Наказом керівника підприємства призначається службова особа (особи), яка відповідає за облік, зберігання і використання документів, які вміщують конфіденційні відомості. Це може бути співробітник, для якого робота з документами КТ є основним службовим обов´язком.
Усі документи, які вміщують конфіденційні відомості, підлягають обліку і спеціальному позначенню. На документі проставляють гриф конфіденційності у правому верхньому кутку першого аркуша з вказанням номера екземпляра, наприклад:
Комерційна таємниця Екз. №1 або
Конфіденційно Екз. №1 Такі грифи покажуть, що право власності на інформацію, яку вміщує документ, належить підприємству й охороняється законодавчо.
У тексті документа також може бути обумовлена конфіденційність відомостей, права підприємства на них, порядок їх використання та.ін. Наприклад, комерційна таємниця являється результатом сумісної діяльності з іншим підприємством, то необхідність її збереження повинна бути відображена в контракті. У випадку відсутності грифа "Комерційна таємниця" і вказівок на конфіденційність у тексті передбачається, що автор і особи, які підписали чи затвердили документи, передбачили усі можливі наслідки від вільної (без обмеження доступу) роботи з документом.
Надокументі з грифом "Комерційна таємниця" (конфіденційно) вказується кількість примірників документа і місце знаходження кожного з них (після реквізитів "підпис" і "прізвище виконавця"), наприклад:
Складений в двох примірниках:
прим. №1-в адрес;
прим. №2-в справу №...
Відмітка про кількість складених примірників проставляється на другому примірнику, якщо підшивається у справу.
На звороті аркуша документа, який має гриф "Комерційна таємниця", керівник пише прізвища тих службових осіб, яким дозволено користуватись цим документом, наприклад:
Дозволяю:
1. Василенко К. М.
2. Петренко П. П. Підпис керівника Дата
Друкування документів з грифом "Комерційна таємниця" проводиться централізовано, у спеціально відведеному приміщенні (робочому місці), яке виключає доступ сторонніх осіб.
Надруковані та підписані документи передаються для реєстрації службовій особі, яка відповідає за їх облік.
Чернетки і варіанти документа знищуються цією особою з підтвердженням факту знищення записом на копії вихідного документа: "Чернетки (варіанти) знищені. Підпис. Дата."
Усі документи, які вміщають конфіденційну інформацію, повинні реєструватись окремо від іншої документації в "Журналі реєстрації документів з грифом "комерційна таємниця"".
При значному обсязі документів можуть бути заведені журнали окремо для вхідних, вихідних та внутрішніх документів підприємства, які вміщають гриф "Комерційна таємниця". Усі аркуші журналів, враховуючи документи комерційної таємниці, нумеруються, прошиваються і опечатуються. В кінці журналу вказується кількість аркушів (цифрами та прописом).
Таблиця
Журнал реєстрації документів з грифом "Комерційна таємниця "
| Номер | Дата | Дата і індекс | Короткий | Кількість | Кіль- | Викона- | При- |
| (індекс документа) | реєстрації | документа (для вхідних) | Зміст (заголовок) | аркушів | кість примірників | вець | мітки |
| документа | |||||||
Усі документи, які поступають (вхідні) з грифом "КТ" приймаються і розкриваються спеціально призначеною службовою особою. При надходженні обов´язково перевіряється цілісність кореспонденції, кількість аркушів і примірників основного документа та додатків до нього. У випадку відсутності в конвертах (пакетах) документів з грифом "КТ" складається акт у двох примірниках, один з яких направляється відправнику.
Документи, що мають гриф "КТ", формуються в окрему справу (або справи). На обкладинці справи у правому верхньому кутку ставиться гриф "КТ". На внутрішній сторінці обкладинки справи записують список співробітників, які мають право користуватися цією справою. Усі аркуші нумеруються олівцем у правому верхньому кутку. Спочатку справи підшивається внутрішній опис документів, в кінці справи підшивається завірений аркуш. Зберігаються такі справи в сейфі, який опечатується службовою особою, яка відповідає за зберігання документів з грифом "КТ". Інші працівники підприємства не повинні мати доступу до цього сектору.
Рух (видача і повернення) документів з грифом "КТ" повинен своєчасно відбиватися в "Журналі обліку видачі документів з грифом "КТ".
При видачі документу працівник, який отримав документи з грифом "КТ", повинен звірити № (індекс) отриманого документу з № (індексом) в журналі, перевірити кількість аркушів і поставити в журналі свій підпис.
Видані для роботи документи з грифом "КТ" підлягають поверненню в цей же день. З дозволу керівництва підприємства окремі документи з грифом " КТ" можуть знаходитись у виконавця протягом терміну, необхідного для виконання роботи з ними, при умові повного забезпечення зберігання документів на робочому місці виконавця (наявність сейфа, кодового замка та ін.).
При поверненні документу з грифом "КТ" звірюється № документу по журналу, перевіряється кількість аркушів документа і в присутності працівника ставиться в графі "Відмітка про повернення" свій підпис і дату повернення документу.
Журнал обліку видачі документів з грифом "КТ
| Індекс | Дата | Короткий | Кіль- | Кількіст | Кому | Підпис | Відмітка | При- |
| доку- | видачі | зміст | кість | ь | видано | за | про | мітка |
| менту | (заголовок) | аркушів | примірників | отриманий документ | повернення (підпис і дата) | |||
Забороняється вилучення із справи чи переміщення документів з грифом "КТ" з однієї справи в іншу без дозволу керівництва і відміток в "Журналі реєстрації документів з грифом "КТ".
Документи з грифом "КТ" забороняється виносити з офісу. Лише у виключних випадках керівник чи його заступник можуть дозволити співробітникам виносити такі документи з будівлі для узгодження, підписання та ін. із застосуванням необхідних заходів запобігання.
На підприємстві повинен бути суворий порядок розмноження документів з грифом "КТ". Вони повинні розмножуватись з дозволу керівництва підприємства у спеціально відведеному приміщенні. Усі копії документів "КТ" беруть на облік у спеціальному журналі чи в "Журналі реєстрації документів з грифом "КТ". Кількість примірників документів з грифом "КТ" має бути обмежена, і кожен примірник готується для раніше визначеного адресата чи виконавця. Розмноження документів потрібно виконувати в присутності службової особи, яка відповідає за документ. Усі неякісні копії документу нею забираються і підлягають знищенню.
Усі справи з грифом "КТ" журнали (картотеки) обліку документів "КТ" в обов´язковому порядку вносяться в номенклатуру справ підприємства.
По закінченню року спеціально створена комісія підприємства виконує такі роботи:
- провіряє наявність усіх документів з грифом "КТ";
- відкладає документи з грифом "КТ" для архівного зберігання;
- відкладає документи з грифом "КТ" для знищення;
Перевірка наявності документів з грифом "КТ" за рішенням керівництва підприємства може проводитися з іншою періодичністю, наприклад, по закінченню кожного кварталу.
У випадку встановлення факту втрати документів з грифом "КТ" відразу повідомляється керівник підприємства і приймаються усі заходи для розшуку документа. Для виявлення факту втрати керівником підприємства призначається комісія.
При звільненні співробітника, який відповідав за документи з грифом "КТ", проводиться перевірка документів, які за ним закріплені та їх передача новій призначеній особі. Акт прийо-му-передачі цих документів затверджується керівником підприємства чи його заступником.
При припинені трудових відносин з підприємством, на якому співробітник був допущений до "КТ", зобов´язання про не-розголошення конфіденційних відомостей діють протягом 2-х років, якщо інший термін не встановлено трудовим контрактом.
У деяких фірмах співробітника не звільняють 2 місяці після подання ним заяви. Така відстрочка дозволяє перевести співробітника в інший підрозділ, де він хоча б 2 місяці не буде мати доступу до документів "КТ".
При передачі справ в архів на документи з грифом "КТ" складається окремо опис.
Архівне зберігання таких документів проводиться в опечатаних коробах, в приміщеннях, які виключають несанкціонований доступ.
На документи з грифом "КТ", відібрані для знищення, складається акт, який затверджується керівником підприємства. Знищуються документи в присутності комісії за допомогою спеціальної машини чи іншим способом, який виключає можливість відтворення чи відновлення інформації яка є в них.
