В число оперативных PR-документов входит официальное приглашение на то или иное мероприятие, которое обычно рассылается PR-департаментом от имени компании. С точки зрения СО в нем должно содержаться в максимально сжатой форме необходимое количество полезных для приглашаемого сведений:
-дата, тема и место мероприятия; точное название мероприятия;
-адрес, схема проезда и парковки;
-телефоны для справок;
-пожелания к форме одежды;
-фамилия и имя ответственного лица;
-порядок подтверждения принятия приглашения;
-аккредитация и регистрация гостей и т. д.
В практике встречаются дифференцированные виды приглашений для различных категорий приглашаемых. Например, на пресс-конференцию могут быть сделаны отдельные приглашения для журналистов, для выступающих, VIP-гостей и экспертов.
К числу сильных сторон связей с общественностью относят и возможность оперативного поддержания постоянной «обратной связи» с целевыми/ключевыми аудиториями. Широко распространены анкеты или опросные листы. Особенно полезно использовать их накануне крупного события: анализ итогов предварительного анкетирования целевых аудиторий позволяет избежать крупных промахов и дает возможность быть в курсе тенденций общественного мнения, своевременно реагировать на смену настроений в общественной среде. Анкеты служат хорошим подспорьем при осуществлении мониторинга целевых групп и составления соответствующих баз данных.
Успех каждой PR-акции в большой степени зависит от тщательности проработки сценария. Наиболее важными его параметрами являются следующие:
- распределение всех мероприятий в рамках PR-акции по месяцам, дням и часам;
- распределение и закрепление конкретных сотрудников, ответственных за каждое мероприятие или событие;
- список приглашаемых целевых и ключевых аудиторий, включая наиболее значимые СМИ;
- список выступающих, список референтной группы поддержки каждого мероприятия (лидеры общественного мнения), эксперты, почетные гости;
- функции и задачи модератора (ведущего);
- порядок приглашения гостей, каналы приглашения, форма одежды, порядок регистрации, схема подъезда и парковки;
- последовательность выступлений;
- распределение отвечающих за сложные вопросы и темы;
- процедура предоставления эксклюзивных интервью печатным и
электронным СМИ;
- перечень необходимых PR-документов для каждого мероприятия, порядок их подготовки и распространения;
- презентационные материалы (слайды);
- порядок проведения эксклюзивных интервью;
- запасные варианты на случай нештатного (непредвиденного) развития ситуации;
- вспомогательные мероприятия для неформального общения (фуршеты, приемы, коктейли, эксклюзивные интервью);
- организационная атрибутика (указатели, таблички с фамилиями, именами, должностями, выступающих, нагрудные таблички-бейджи, щиты, постеры, плакаты, флажки, декорации, шары, информационные стенды);
- мини-сценарий фото- и видеосъемки;
- техническое и организационное обеспечение (транспорт, мобильная связь, погрузочно-разгрузочные работы, вспомогательное техническое звукоусиливающее, осветительное и проекционное оборудование, оборудование для синхронного перевода, охрана);
- технический секретариат и служба регистрации гостей и журналистов;
- изготовление, доставка и распространение корпоративной сувенирной продукции и т. д.;
- культурно-развлекательная программа.
По завершении мероприятия или программы по связям с общественностью обычно готовится итоговый отчет, включающий в себя следующие важные компоненты:
- основные этапы;
- ход реализации проекта в целом;
- наиболее удачные акции и недостатки, а также трудности, с которыми пришлось столкнуться при реализации проекта;
- наиболее эффективные мероприятия, обеспечившие решение поставленных задач;
- общая эффективность PR-акции;
- отклики в СМИ на проведенные мероприятия;
- выводы, уроки и рекомендации, которые необходимо учесть при
составлении последующих программ или разработке PR-меро
приятий.
При аналитической оценке откликов и материалов в СМИ на проведенные мероприятия учитывают следующие показатели:
1.Тираж издания или охват зрительской /слушательской аудиторий.
2.Статус СМИ (местный, региональный, общенациональный, международный).
3.Общий тон публикации или материала (позитивный, негативный,
нейтральный).
4.Общее количество упоминаний логотипа компании или торгового бренда.
5. 
Тип материала: редакционный авторский материал или под специфической рубрикой («на правах рекламы», «пресс-релиз», «коммерческая информация»).
6.Объем публикации или продолжительность звучания в эфире; наличие сопроводительного видеоряда, фотографий или иллюстраций (особенно если на них отчетливо виден логотип компании или торгового бренда).
7.Место на полосах и в издании в целом (на первых полосах, в середине, на последних полосах).
8.Рубрика или раздел, в которой материал появился.
9.Размер шрифта (чем крупнее и заметнее, тем лучше)
10. День недели (для печатных изданий) или время выхода в эфир.
Здесь большую роль играют такие факторы, как время наибольшего зрительского интереса — прайм-тайм, а также дни недели (понедельник-суббота наиболее предпочтительны для печатных СМИ, а потому они выходят в эти дни увеличенными тиражами). Имеет значение время года: летние отпускные месяцы, новогодние и рождественские праздники, общенациональные выборы характеризуются заметным падением интереса целевых аудиторий к информационным материалам.
11.Тип издания: в дорогих иллюстрированных журналах рабочий период службы информационных материалов на один-два порядка выше, чем в ежедневных изданиях: их обычно складывают в подшивки и читают всей семьей, передают друзьям, берут с собой в отпуск и т. д.
12.Рейтинг электронного СМИ или частота цитируемости материалов в пресс-обзорах.
13.Категорию (качественные СМИ, массовые СМИ, бульварно-сенсационные), а также специализацию и степень охвата целевых аудиторий.
Спонсорские пакеты
Спонсорский пакет чаще всего бывает двух видов: спонсорский пакет генерального, главного, регулярного (обычного), корпоративного спонсора и пакет информационного спонсора.
В первой группе документов содержится перечень стандартных услуг (в порядке убывания) по корпоративной имиджевой рекламе, которые получает корпоративный спонсор в обмен на финансовую поддержку того или иного мероприятия: размещение логотипа на пригласительном билете, программе акции, во всех информационных материалах, на информационных щитах, гарантированное упоминание имени спонсора в репортажных материалах, включение информационно-имиджевых корпоративных материалов спонсора в папку участника мероприятия и пресс-пакет, особая благодарность спонсору и т. д.
Во второй группе документов содержится приблизительно такой же перечень услуг, но уже для информационного спонсора. Эти услуги предоставляются конкретному средству массовой информации (чаще всего высшей приоритетности) уже в обмен на гарантированное освещение акции. Интерес со стороны СМИ к информационному спонсорству крупных массовых мероприятий носит четко выраженный сезонный характер и особенно заметно возрастает в период проведения подписных кампаний: в масштабных PR-акциях участвуют большие группы потенциальных подписчиков.
