Подготовительная и контактная фазы

Деловое общение

1. Деловое общение. По характеру и содержанию общение бывает формальным (деловое общение) и неформальным (светское, обыденное, бытовое).

Деловое общение – это процесс взаимодействия между собеседниками(партнерами), в котором происходит обмен продуктами деятельности, информацией и опытом, предполагающими достижение определенного результата, решение конкретной проблемы или реализацию определенной цели. В отличие от делового, в обычном дружеском общении чаще всего не ставятся конкретные задачи, не преследуются определенные цели. Такое общение можно прекратить (по желанию его участников) в любой момент.

Формы делового общения:

-деловая беседа

-деловые переговоры

-деловые совещания

- публичные выступления

Функции деловой беседы. Фазы беседы.

Деловая беседа является наиболее благоприятной, зачастую единственной возможностью убедить собеседника в обоснованности вашей позиции, с тем чтобы он согласился и поддержал ее. Таким образом, одна из главных задач деловой беседы – убедить собеседника принять конкретные предложения. В жизни, всем вам в той или иной мере придется вести деловые беседы. Прием на работу, разговор с начальником или с другими людьми, от которых зависит выполнение ваших планов, -все это разновидности деловой беседы.

От того, как партнеры (собеседники) могут наладить контакт друг с другом, насколько эффективно смогут общаться, часто зависит исход дела.

Наиболее важным является начало беседы. Искусный собеседник будет применять специальные приемы, чтобы расположить к себе, наладить благоприятную атмосферу, и только затем прейдет к убеждению партнера в правильности своих аргументов.

Деловая беседа состоит из 6 фаз:

1) Подготовительная фаза;

2) Контактная фаза;

3) Ориентировочная фаза;

4) Фаза аргументации и контраргументации;

5) Завершение;

6) Анализ.

 

Подготовительная и контактная фазы

То, как мы начинаем общение с человеком (в данном случае беседу), во многом определяет характер и результаты нашего взаимодействия.

Общение начинается еще до личной встречи, в процессе предварительной подготовки. Перед началом разговора нужно четко сформулировать для себя, чего необходимо достигнуть в результате.

Очень важной является контактная фаза беседы. И здесь нужно вспомнить о приемах расположения к себе.

Чтобы беседа была продуктивной, с самого начала необходимо постараться выполнить задачи контактной фазы:

• установить контакт с собеседником;
• создать благоприятную атмосферу для беседы;
• привлечь внимание партнера к беседе4
• пробудить интерес к беседе;
• «перехватить» инициативу, если это необходимо.

В налаживании контакта большую роль играют условия беседы – место, время, наличие помех (присутствие посторонних, телефонные звонки, шум, беспорядок в комнате, на столе и т.д.). Постарайтесь обеспечить максимальный комфорт. Для создания благоприятной атмосферы выражайте собеседнику свое одобрении, избегайте критических оценок его поведения и высказываний. Снять напряженность в начале беседы можно, просто сказав несколько теплых приятных фраз личного характера, мягко пошутив. Можно использовать анекдотичный случай, событие, сравнение, увязав его с содержанием беседы.

Начало беседы. Существуют такие способы начала беседы, которые закрывают нам путь к успеху или сильно затрудняют его достижение (поэтому их называют «самоубийственными»).

1. Проявление признаков неуверенности в себе и в необходимости встречи. Избегайте фраз типа: «Не знаю, даст ли что-нибудь наша беседа…», «Пожалуйста, если у вас есть время меня выслушать…». Наоборот, полезно, начиная разговор, подчеркнуть, что послужило поводом для встречи. Обозначьте цель беседы, дайте партнеру почувствовать, что вы готовы ответить на все его вопросы.
2. Проявление неуважения в начале встречи, даже в мягкой форме, например: «Давайте с вами быстренько рассмотрим…», «Я как раз случайно проходил мимо и заскочил к вам…».
3. Возбуждение оборонительной позиции у собеседника первыми же вопросами. Это происходит, когда вы без предварительной подготовки начинаете разговор с трудных, проблемных моментов, по которым могут быть разногласия.

Начинать беседу следует с «Вы-подхода» - поставить себя на место собеседника, представить себе его интересы. Это отражается на содержании и форме высказываний.

 

Сравните пример:

- Я бы хотел… - Вы хотите…

 

- Мне представляется интересным… - Это должно быть

интересным для вас.

 

- Я пришел к такому выводу… - Вам будет интересно

Узнать…

 

Ориентировочная фаза

Для успешного ведения разговора желательно выполнять следующие условия.

1. Заинтересовать собеседника и объяснить ему, чем вызван ваш интерес к беседе.
2. Подчеркнуть ценность и положительные последствия беседы для партнера.
3. Использовать соответствующие условиям беседы виды слушания (активное) и правильно выбирать технику слушания (раскрашивание, эхо, идеи, резюмирование, отражение чувства и др.).
4. Учитывать интересы, мотивы, чувства, стиль общения собеседника.
5. Уважать его мнение, стараться по достоинству оценить его мысли и ход рассуждений.
6. Избегать преждевременных выводов и решений в начале беседы, которые могут сделать вас «глухим и слепым» в ходе разговора.
7. Стараться не вынуждать собеседника некорректными вопросами или фразами прибегать к защитному поведению; не давать оценок и советов.
8. Придерживаться оптимальной интенсивности, тона и темпа беседы(с учетом стиля собеседника), соблюдать паузы для отдыха и осмысления сказанного.
9. Следить за ходом беседы и поведением партнера, восстанавливать контакт при его нарушении.