Основные источники информации проверки кассовых операций:
- приходные и расходные кассовые ордера;
- квитанции на взнос наличности к банку или на оплату услуг других организаций;
- расчетно-платежные (платежные) ведомости на выплату, заработной платы отпускных, материальной помощи, стипендий и других выплат; трудовые соглашения на выполнение и оплату определенных работ; акты инвентаризации наличности в кассе; договор о материальной ответственности; кассовая книга; отчеты кассира; журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров; учетные регистры (ведомости, журналы, машинограми) за счетами "Касса", "Счета в банках", "Другие денежные средства";
- Главная книга.
Прежде всего аудитор проверяет наличие денег, ценных бумаг, денежных документов, оплаченных санаторно-туристическими путевками, почтовыми марками, бланков суровой отчетности во время инвентаризации и оформляется вывод о проверке кассы.
Начиная проверку кассовых операций, аудитор определяет правильность их документального оформления (полнота заполнения реквизитов приходных и расходных документов; обязательная регистрация приходных и расходных ордеров, платежных ведомостей и др., наличие подписей ответственных лиц и получателей денежных средств, отсутствие исправлений, подчисток и тому подобное).
Для этого изучаются отчеты кассира с первичными документами и кассовая книга. Последняя должна быть пронумерована, прошнурована, опечатанная печатью и вестись в одном экземпляре. Дополнительные кассовые книги позволяется вести на предприятиях, которые имеют кассы в подразделах, территориальное удаленных от административного помещения, а также в случае осуществления операций с наличной валютой (по каждой валюте отдельно). Записи в кассовой книге должны быть идентичными записям в отчете кассира и подтверждаться первичными документами.
Кассы предприятий принимают наличность за приходными кассовыми ордерами, которые подписаны бухгалтером и кассиром. Эта операция заверяется печатью или штампом кассира или отпечатком кассового аппарата. Наличность из кассы предприятия выдается за расходными кассовыми ордерами и должным образом оформленными такими документами: платежными ведомостями, заявками на выдачу денег, счетами с проставленными на настоящих документах штампами с реквизитами расходного кассового ордера. Настоящие документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером и кассиром или уполномоченными ими лицами. Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера должны быть заполнены четко. В настоящих документах не должно быть никаких подчисток или исправлений.
Приходные и расходные кассовые ордера к передаче в кассу регистрируются в специальном журнале. Все поступления и выдача денег учитываются в кассовой книге, записи в которую осуществляет кассир сразу по получении или выдачи денег за каждым ордером. В конце рабочего дня кассир подводит итоги операций с день, выводит остатки денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию отчет кассира, который складывается ежедневно.
Бухгалтерские документы могут изучаться как в хронологической последовательности, так и за группами качественно однородных хозяйственных операций. Хронологическую проверку документов может осуществлять только аудитор, который имеет опыт, поскольку при этом необходимо исследовать разные кассовые, товарные, расчетные операции, ссылаясь на многочисленные законоположения и нормативные документы. Легче изучать документы за группами однородных операций.
Проверив правильность документального оформления кассовых операций, аудитор устанавливает законность осуществления кассовых операций, соответствие их Положению "О ведении кассовых операций в национальной валюте Украины".
Во время проверки кассовых операций особенное внимание обращают на выявление полноты, своевременности и правильности оприходования наличности (поступлений из банка, возвращение подотчетных сумм, выручки, взносов арендной платы и других внереализационных доходов). Аудитор должен пригласить справку о выданных чековых книжках. Поступления из банка проверяются с помощью сверки идентичных сумм, записанных в корешках чеков, выписках банка и приходных кассовых ордерах. Поступление выручки изучается через сверку сумм в приходно-кассовом ордере (ПКО), накладных и счетах-фактурах, лентах кассового аппарата и др. Возвращение неиспользованных авансов анализируется по ПКО. Внереализационные доходы должны подтверждаться соответствующими соглашениями, актами, справками.
Проверяя расходование наличности из кассы, аудитор должен обратить внимание на юридическую обоснованность выдачи денег (наличие приказов на премирование сотрудников, предоставления материальной помощи, командировки, выдачу средств на представительские расходы, доверенностей от посторонних организаций исполнительных писем и др.). Устанавливается также целевое использование средств, полученных из банка за чеком (на зарплату, на выплату разной помощи и др.), соблюдения лимита кассы. Для проверки правильности использования наличности, соблюдения предельных размеров расходов целесообразно составить вспомогательную таблицу. Изучается также соблюдение лимита расчетов наличностью между юридическими лицами.
В завершение исследуется правильность указанной в учетных регистрах за счетом 30 "Касса" корреспонденции счетов, подсчета оборотов и остатков. Для этого сверяются данные кассовой книги, отчета кассира и учетного регистра за соответствующий месяц, период по датам. Обнаружены расхождения между показателями, которые сравниваются, означают наличие ошибок, которые могут быть как неумышленными, вызванными невнимательностью бухгалтера во время подсчета, так и преднамеренными. Последние требуют получения письменных объяснений и оперативного информирования руководителя предприятия. В любом случае обнаруженные аудитором ошибки и недостоверные данные обязательно регистрируются в его рабочих документах.
