По месту расположения в бухгалтерском балансе счета подразделяются:
- на балансовые;
- на забалансовые.
Балансовые счета предназначены для учета хозяйственных средств и источников их формирования, принадлежащих организации или же полностью контролируемых организацией (временно привлеченных с правом пользования и распоряжения).
Балансовые счета отражаются в бухгалтерском балансе и имеют двузначный шифр в Плане счетов (с 01 по 99).
На практике нередко возникают ситуации, когда организация получает некоторые материальные ценности во временное пользование, на хранение или на переработку. Эти ценности не являются собственностью организации и не могут быть зачислены в состав ее имущества.
Хозяйственные операции, связанные с изменениями в составе такого имущества, не отражаются в балансе организации еще и потому, что они учтены в балансах организаций - владельцев.
Однако организация несет ответственность за сохранность и надлежащее использование этих ценностей, и поэтому она должна вести их строгий учет и контроль.
В процессе деятельности организации совершают операции, которые связаны с получением без права собственности имущества, его использованием в определенном правовом режиме либо хранением. Наряду с этим они совершают отдельные правовые сделки, которыми предусматриваются определенные обязательства в случае невыполнения условий договоров.
Учет указанных операций ведется организацией на специальных счетах бухгалтерского учета внесистемного характера, называемых забалансовыми.
Забалансовые счета служат в основном для регистрации операций по движению имущества в целях исключения его двойного счета - у временного получателя и собственника имущества, а также для обобщения информации о наличии и движении условных прав и обязательств, для контроля за отдельными хозяйственными операциями.
Учет на забалансовых счетах ведется по простой системе учета, сутью которой является отражение хозяйственных операций на одном бухгалтерском счете, в данном случае на забалансовом.
По дебету забалансового счета отражается получение ценностей либо обязательств, а по кредиту - их выбытие (списание). Учет на забалансовых счетах рекомендуется вести в соответствующих ведомостях аналитического учета имущества или обязательств. Такими ведомостями могут служить типовые ведомости и расчетные таблицы из журнально - ордерной системы счетоводства либо упрощенной системы регистров бухгалтерского учета, предназначенные для малых предприятий либо разработанные организацией самостоятельно. Например, для учета арендованных основных средств и расчетов по арендной плате можно использовать ведомость формы N В-1 "Учет основных средств, начисленных амортизационных отчислений", разработанную Минфином России для малых предприятий; для учета материально - производственных запасов на ответственном хранении - ведомость формы N 10 "Учет движения материалов и малоценных и быстроизнашивающихся предметов" из журнально - ордерной системы счетоводства.
Учет операций на забалансовых счетах ведется путем отражения в соответствующем регистре бухгалтерского учета всех данных по видам получаемых и выбываемых ценностей, средств в расчетах и обязательств, а также в разрезе организаций - собственников ценностей либо должников и гарантов.
Забалансовые счета предназначены для учета средств, не принадлежащих данной организации, но временно находящихся у нее в пользовании или распоряжении, а также для учета имущества, принадлежащего организации, но переданного другим организациям по договору финансового лизинга, а также для контроля за отдельными хозяйственными операциями.
Забалансовые счета имеют трехзначный шифр (с 001 по 011).
Забалансовые счета не корреспондируют с другими счетами, и поэтому двойная запись на забалансовых счетах не применяется.
Бухгалтерский учет объектов, учитываемых на забалансовых счетах, ведется по простой системе. Можно сказать, что именно простой способ записи является характерным признаком забалансовых счетов.
При заполнении забалансовых счетов делаются односторонние записи - только по дебету (увеличение - данные о получении материальных ценностей) или только по кредиту (уменьшение - их возврат прежнему владельцу).
Применение забалансовых счетов позволяет избежать включения средств, не принадлежащих данной организации, в состав собственных средств, а также устранить двойной счет одних и тех же хозяйственных средств и у их собственника, и у временного пользователя.
Характерной особенностью забалансовых счетов является строгий аналитический учет каждого из объектов, зафиксированных на этих счетах, с указанием организации - владельца, а также вида, сорта, места нахождения (хранения) и др., если речь идет о материальных ценностях, и каждого дебитора, контрагента, когда учитываются гарантии и ранее списанная дебиторская задолженность.
