Практическое занятие № 2
План занятия
1. Делопроизводство в Древней Руси.
2. Организация приказного делопроизводства, его особенности.
3. Коллежское делопроизводство. Характеристика «Генерального регламента» 1720 г. как основного законодательного акта XVIII в., регламентирующего организацию делопроизводства.
4. Министерское делопроизводство.
5. Становление советского делопроизводства (1917-1920 гг.). Развитие советского делопроизводства (1930-1950 гг.) Государственное делопроизводство в 1960-2000-е гг.
 |
Теоретическая часть
Делопроизводство Древней Руси. На ранних стадиях развития Древнерусского государства и в период феодальной раздробленности (до конца ХV в.) государственных учреждений еще не существовало. Их функции выполняли чаще всего отдельные должностные лица или органы. В этих условиях единая система делопроизводства не была востребована самой системой управления. Тем не менее, документы, дошедшие до нашего времени, показывают, что уже в Х в. в Древнерусском государстве была культура написания документов. В данный период (Х-ХV вв.) в основном документируются правовые отношения, создаются завещания. С развитием законодательных основ государства создаются документы, фиксирующие конкретные частные правоотношения. Это многочисленные разновидности уставных, купчих, жалованных грамот; заемные, закладные кабалы, фиксирующие заем денег, житийные записи и т.д. Обозначились места для безопасного хранения документов (центральные храмы, хранилища, монастыри, гостиные дворы).
Устанавливаются приемы засвидетельствования документов и их составления. Документы начинают проходить стадии написания: чернописи, редакции и беловика. Устанавливаются такие элементы как скрепы, печати, мосты (подписи на склейках). Практически до конца XIV в. основным материалом для письма на Руси служил пергамент. Самой древней формой документа была грамота – отдельный лист пергамента шириной около 3,5 вершков (15-17 см). Размеры документа могли быть различными за счет подклейки следующих листов.
Древнерусские документы, как и книги, длительное время писались сплошным текстом без разделения на отдельные слова.
Приказное делопроизводство. Система государственного делопроизводства начинает складываться только в середине XV века, с развитием Московского княжества в государство. Высшим государственным учреждением стала Боярская дума. Тогда же были созданы первые приказы – центральные органы государственной власти, ведающие отдельными отраслями княжеского управления, и приказные избы – органы государственного управления на местах. В процессе деятельности этих органов и зародилась работа с документами, получившая название приказное делопроизводство.
Процедура подготовки документов включала следующие этапы: поступление документа на рассмотрение, подготовка дела к «докладу», рассмотрение и решение дела, оформление документа, содержащего решение. При поступлении документа на нем на обороте делалась запись о получении документа с датой.
В московских приказах впервые намечается обособление оконченных дел от «текущих». Наряду с хранением документов в кулях, мешках, сундуках, появляются шкафы для хранения документов, а затем и ряд мер по охране документов, например замки.
В XV в. дорогостоящий пергамент вытеснила бумага. В делопроизводстве приказов продолжала использоваться «столбцовая техника». Документы хранились свернутыми в рулон, иногда для особо важных документов изготавливались футляры. Начала также применяться книжная (тетрадная) форма. Документы, не сформированные ни в столбцы, ни в тетради, собирались в связки. Можно говорить о некоторой стабильности текста для отдельных групп документов.
Коллежское делопроизводство. Взамен устаревшей системы приказов в 1717-1718 гг. Петром I было создано 12 коллегий, каждая из которых ведала определенной отраслью, или сферой управления. В 1720 году Пётр I утвердил «Генеральный регламент», который стал законодательной основой реформы и ввёл систему делопроизводства, получившую название коллежской (по названию типа учреждений). Принятие решений было коллективным в присутствии коллегии.
В период коллежского делопроизводства были заложены основы организации учета и хранения документов, тогда же впервые появилось название «архив». Появилось много новых названий документов и должностных лиц, осуществляющих работу с документами. Вводились сроки исполнения документов. Дела сдавались в архив по описи и под расписку. В 1700 г. была отменена столбцовая форма документов. Существенные изменения претерпевают формы документов, для многих из них разрабатываются «генеральные формуляры».
Министерское делопроизводство. Начало ХIХ в. ознаменовалось новой реформой государственного управления и делопроизводства, которая затронула главным образом верхний уровень управления. В данный период появилась новая система управления – министерская, основанная на принципе единоначалия. Каждому министру предписывалось создать канцелярию и иметь помощника. Законами устанавливались определенные правила составления всех разновидностей документов. В документе выделялись: заглавие, содержание, подпись, скрепа, особенные пометки, бланковые и конвертные надписи. Каждая часть должна была быть соответствующим образом оформлена. Употребление наименования разновидностей документов стало обязательным и также регламентировалось. Документы, возникшие в процессе переписки учреждений (сообщения, отчеты и т.д.) стали изготавливаться на бланках. Законами устанавливалось на какой бумаге какие документы писать.
В министерском делопроизводстве особым этапом объявлялась ревизия дел, т.е. проверка исполнения документов. Устанавливается более четкая организация хранения документов. Основным признаком группировки документов в дела оставался предметно-вопросный. Корреспондентский и географический признаки применялись при формировании дел с перепиской.
Появление пишущих машинок ускорило все письменные работы канцелярии, позволило одновременно изготавливать несколько копий документов, существенно сократив объем рукописных работ. Кроме того, машинописный текст приобрел более компактную форму, за счет чего сократился объем документов в учреждениях. Появление телеграфа вызвало к жизни новый вид переписки – телеграммы, которые очень быстро сделались массовыми документами; изобретение телефона привело к появлению телефонограмм – письменной записи переданного по телефону сообщения.
Советское делопроизводство. В результате Октябрьской революции 1917 г. в России прекратил существование старый государственный аппарат, шло конструирование нового. Для работы в советских учреждениях были привлечены рабочие, солдаты, не имеющие специального образования. Уровень документационного обеспечения управления понизился.
Тем не менее, работы по совершенствованию системы делопроизводства продолжались вестись. При рационализации технологии управления использовался опыт работы предшественников. В период становления советского государственного аппарата много внимания уделялось упрощению и рационализации делопроизводства.
В развитии делопроизводства России в XX веке было три основных периода: перестройка всей системы организации делопроизводства в 20-30-х гг., период почти полного отсутствия разработок в этой области в 40-50-х гг., развитие обширной законодательной базы, норм и правил делопроизводства в 60-90-х гг.
Начиная с 90-х гг. происходит внедрение новых технологий: использование персональных компьютеров, телекоммуникационных сетей (локальных, глобальных), развитие офисного оборудования (факсы, принтеры, сканеры, МФУ и др.), использование возможностей электронной почты. В условиях кардинальной перестройки экономики России резко возросла роль и значение документационного обеспечения управления.
Практические задания
Задание 1. Используя «Словарь русского языка» С.И. Ожегова и В. Даля дайте определения терминам: циркуляр, заемная кабала, приказ, дело и другим новым словам, которые встретились в данной теме.
Задание 2. Составьте схему структуры приказа.
Задание 3. Опишите порядок работы с документами в период министерского делопроизводства (в виде алгоритма или схемы).
Задание 4. Внимательно изучив теоретический материал, заполните таблицу:
| Этап развития | Основные характеристики периода | Новые виды документов |
| Делопроизводство Древней Руси | ||
| Приказное делопроизводство | ||
| Коллежское делопроизводство | ||
| Министерское делопроизводство | ||
| Советское делопроизводство |
Задание 5. Подготовьте презентацию об одном из этапов развития делопроизводства.
ü Покажите выполненные задания преподавателю.
Контрольные вопросы:
1. Определите, какие этапы прошло документационное обеспечение управления в России.
2. Дайте подробную характеристику делопроизводства в Древней Руси.
3. Выделите особенности приказного делопроизводства в России XVI-XVII веков.
4. Покажите, в чем заключалась суть реформы документирования управленческой деятельности, проведенной Петром I.
5. Какие новые виды документов появились при коллежском делопроизводстве.
6. Какие должностные лица осуществляли работу с документами в период коллежского делопроизводства, опишите их обязанности.
7. Охарактеризуйте суть реформы учреждений и делопроизводства, завершенной Екатериной II.
8. Дайте характеристику министерскому делопроизводству.
9. Опишите процесс регистрации документов в период министерского делопроизводства.
10. Какие обязательные элементы выделялись в документах, как они оформлялись.
11. Каким образом в XIX в. использовались бланки для документов.
12. Что проверялось при ревизии дел.
13.Опишите порядок хранения документов при министерском делопроизводстве.
14. Раскройте особенности делопроизводства в период 1917-1940 гг.
15. Охарактеризуйте делопроизводство в период 1940-1950 гг.
16. Как развивалось делопроизводство с 1950-х гг.
17. Как можно охарактеризовать период 1990-х гг. в становлении ДОУ.
