МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ ПО РАЗРАБОТКЕ СИТУАЦИИ
На детальное исследование, разработку и составление специальных планов подготовки и проведения мероприятий часто смотрят как на роскошь, недостижимую в повседневной жизни. Срабатывают стереотипы - мы не привыкли так действовать.
Цели разработки мероприятий: с одной стороны - попытаться выявить и исследовать открывающиеся возможности; с другой - попытаться предвидеть и подготовиться к нейтрализации влияния обстоятельств, которые могут проявиться в будущем.
Исследование ситуации позволяет:
a) Сформулировать конкретные цели и задачи уже в самом начале подготовки мероприятия.
b) Более эффективно принимать решения в ходе проведения мероприятия, так как большая часть «узких мест» (ключевых элементов, факторов), связанных с его реализацией будут выявлены заранее. Заранее же готовится система действий в таких случаях.
c) Согласовать между собой в ходе планирования все действия при проведении мероприятия. Согласование необходимо провести по времени, в пространстве, по исполнителям, по затратам ресурсов и т.д..
d) Четко определить полномочия, которые должны быть делегированы персоналу на всех этапах жизненного цикла мероприятия.
Необходимо заметить, что если есть план, то легко организовать контроль на всех этапах жизненного цикла мероприятия.
Процесс разработки типовой ситуации необходимо начинать с формулирования основных целей организуемого мероприятия.
Формирование целей в процессе разработки мероприятия
Цели мероприятия должны практически определяться целями и потребностями его участников.
Если исследование мероприятия осуществляется для создания процедуры проведения аналогичных мероприятий, то цели следует ориентировать не на цели и запросы группы участников, а на удовлетворяемые потребности.
При исследовании в качестве участников можно рассматривать отдельные лица или группы, предъявляющие спрос на что-либо обязательное, по их мнению, для данного мероприятия. В группы объединяют, как правило, лиц, запросы которых по отношению к данному мероприятию относительно однородны.
Не существует формальных методов определения целей. Можно представить ситуацию "формулирования целей" как проблему и использовать при исследовании этой проблемы:
1. Прогностические способности человека, решающего проблему.
2. Методы активизации перебора альтернатив, как инструменты творческого решения задач. Эти методы базируются на расширении использования потенциальных возможностей творческого мышления человека в конкретной деятельности.
Для исследования и решения проблем при выполнении РГЗ можно использовать следующие схемы организации деятельности:
1. Традиционные схемы экспертного решения проблем, построенные на вероятностном подходе, использующем метод согласования оценок. Их использование приводит к посредственным оценкам ситуации и не учету оригинальных мнений.
2. Традиционные управляемые формы получения экспертной информации, такие как "Дельфийская процедура", "мозговой штурм" и т.д. Управляемость достигается благодаря учету психологических факторов в работе с экспертами.
Рекомендации по использованию методов
Использование метода мозгового штурма
В обычных условиях делового общения мышление и поведение человека "запрограммировано" обыденными представлениями и запретами. Идея метода "мозгового штурма" - отделить процесс генерирования идей от процесса их оценки. Для этого организуется групповое обсуждение проблемы, в процессе которого поощряется свободное и открытое высказывание по проблеме. Процедура реализации метода:
1. Отбирается разнородная группа генераторов идей из 6-7 человек, которая проводит обсуждение проблемы. Не допускается критика каких-либо мнений, так как любая идея может привести к другой, которая окажется приемлемой. Главное - темп обсуждения, чтобы за 25-30 минут предложить порядка 50 идей.
2. Все высказанные идеи фиксируются. Приветствуется и поощряется каждая идея или каждое развитие ранее предложенной идеи.
3. Высказанные идеи передаются экспертам для оценки и отбора из них перспективных. Обычно остается 10-15% идей.
Практика показала, что данный метод хорошо "берет" разного рода организационные проблемы: реклама, выставки и т.д.
