Загальні збори є правомочними тільки тоді, коли існує кворум. Водночас проведення зборів є досить дорогим і трудомістким процесом, щоб повторювати його часто. Тому важливим моментом є чітка реєстрація акціонерів, які прибули на збори. Сьогодні в Україні при проведенні зборів на деяких AT створюється, як правило, реєстраційна комісія. Вона може представляти безпосередньо AT, а може бути сформована із співробітників реєстратора, що обслуговує це товариство. Реєстраційна комісія є частиною організаційної комісії, і головна її функція – зафіксувати кількість акціонерів, які прибули, і кількість голосів, що ними володіє кожний акціонер. Причому реєстраційна комісія видає акціонерам бюлетені (картки) для голосування, де обов'язково має бути вказано кількість голосів, якими "володіє" цей акціонер. Тому акціонери (їх представники), які беруть участь у загальних зборах, реєструються із зазначенням кількості голосів, яку має кожний учасник. Визначення кількості голосів може бути здійснене практично лише безпосередньо перед зборами, особливо з розпорошеними акціями, оскільки існує можливість передачі акціонерами своїх повноважень і складно заздалегідь визначити, скільки і кому акцій буде передано. Довіреність на право участі та голосування на загальних зборах акціонерів може бути посвідчена реєстратором або правлінням акціонерного товариства. Такі довіреності часто оформляються в останній момент.
Реєстрація акціонерів (їх представників), які прибули для участі у загальних зборах, здійснюється згідно з реєстром акціонерів у день проведення загальних зборів виконавчим органом акціонерного товариства або реєстратором на основі укладеного з ним договору. Реєстрація акціонерів – власників акцій на пред'явника відбувається на основі пред'явлення ними цих акцій (сертифікатів акцій) або виписок з рахунку в цінних паперах. Право участі у загальних зборах акціонерів мають особи, які є власниками акцій на день проведення загальних зборів (крім випадку проведення установчих зборів). Після припинення реєстрації підбиваються підсумки щодо кількості зареєстрованих акціонерів і їх голосів. Оскільки цей реєстр є офіційним документом, на основі якого починаються збори, то він підписується головою і секретарем зборів. Реєстрація є важливим моментом, оскільки завдяки їй можна фіксувати кількість голосів, що стоять за тими чи іншими акціонерами, а отже, визначити співвідношення сил на зборах. Застосовуються різні форми контролю за її проведенням. Так, акціонери, які володіють у сукупності більш як 10 відсотками голосів, можуть призначати своїх представників для контролю за реєстрацією акціонерів для участі у загальних зборах, про що вони до початку реєстрації письмово повідомляють виконавчий орган акціонерного товариства.
Питання, що входять до компетенції загальних зборів
Регуляторною системою в Україні визначено, що до компетенції загальних зборів акціонерного товариства належать:
а) визначення основних напрямів діяльності акціонерного товариства і затвердження його планів та звітів про їх виконання;
б) внесення змін до статуту товариства;
в) обрання та відкликання членів ради акціонерного товариства (спостережної ради);
г) обрання та відкликання членів виконавчого органу та ревізійної комісії;
д) затвердження річних результатів діяльності акціонерного товариства, включаючи його дочірні підприємства, затвердження звітів і висновків ревізійної комісії, порядку розподілу прибутку, термін і порядок виплати частки прибутку (дивідендів), визначення порядку покриття збитків;
е) створення, реорганізація та ліквідація дочірніх підприємств, філій і представництв, затвердження їх статутів та положень;
є) винесення рішень про притягнення до майнової відповідальності посадових осіб органів управління товариства;
ж) затвердження правил процедури та інших внутрішніх документів товариства, визначення організаційної структури товариства;
з) вирішення питання про придбання акціонерним товариством акцій, що випускаються ним;
й) визначення умов оплати праці посадових осіб акціонерного товариства, його дочірніх підприємств, філій та представництв;
і) затвердження договорів (угод), укладених на суму, що перевищує зазначену в статуті товариства;
ї) прийняття рішення про припинення діяльності товариства, призначення ліквідаційної комісії, затвердження ліквідаційного балансу.
До компетенції загальних зборів, з одного боку, можуть бути віднесені й інші питання, а з другого - деякі повноваження можуть бути передані зборами до компетенції спостережної ради або правління. Законодавче існує заборона передачі повноважень лише щодо пунктів "б", "д", "е", "ї", які належать до виключної компетенції загальних зборів акціонерів і не можуть бути передані іншим органам товариства.
Питання, що потребують при голосуванні на загальних зборах АТ переважної більшості голосів
Існують важливі питання діяльності AT, які можуть визначати подальшу долю товариства і його власників. Це такі питання, як:
зміна статуту товариства;
прийняття рішення про припинення діяльності товариства;
створення та припинення діяльності дочірніх підприємств, філій та представництв товариства.
З цих питань рішення загальних зборів акціонерів приймаються більшістю у 3/4 голосів акціонерів, які беруть участь у зборах. Існують особливості прийняття рішень на установчих зборах, де більшістю у 3/4 голосів приймаються рішення про створення акціонерного товариства, про обрання ради акціонерного товариства (спостережної ради), виконавчих і контролюючих органів акціонерного товариства, про надання пільг засновникам за рахунок акціонерного товариства.
Щодо інших питань рішення приймаються простою більшістю голосів акціонерів, які беруть участь у зборах. Протокол загальних зборів акціонерів підписується головою і секретарем зборів і не пізніш як через три робочих дні після закінчення зборів має бути переданий виконавчому органу акціонерного товариства.
