При рассмотрении этого вопроса необходимо учесть два аспекта: состав элементов, образующих структуру экономической информации и взаимосвязь между элементами этой структуры.
Экономическая информация состоит из следующих структурных единиц:
· Знаки;
· Реквизиты;
· Показатели;
· Документы.
Знаки (символы)- физически неделимые элементы информации (буквы, цифры, вспомогательные. знаки)
Реквизит – логически неделимые элементы информации, соотносимые с определенным свойством отображаемого объекта или процесса.
Реквизиты имеют следующие характеристики:
- наименование.
- форма представления реквизита.
- множество допустимых значений реквизита.
Форма представления реквизита определяется значениями, которые он может принимать. Наиболее распространены 2 формы: числовая и текстовая. Различают два вида реквизитов: реквизиты-признаки и реквизиты-основания.
Реквизит-признак характеризует качественные свойства описываемого объекта (время и место действия, ФИО, адрес и тд.). Могут быть текстовыми и числовыми.
Реквизит-основание характеризует количественные свойства экономических сущностей, полученных в результате различных операций (подсчет, измерение, взвешивание, вычисление и др.). Являются только числовыми реквизитами. Отдельно взятые реквизиты– признаки и реквизиты- основания экономического смысла не имеют и поэтому применяются только в сочетании.
Совокупность логически связанных реквизитов-признаков и реквизитов-оснований, имеющая экономический смысл образует показатель. Также под показателем понимается качественно определенная переменная величина, которой можно поставить в соответствие множество возможных количественных значений и алгоритмы их вычисления. Эти два определения понятия показателя говорят о том, как и с помощью каких атрибутов получен показатель.
Например, информационная совокупность «120 тонн угля» состоит из реквизита-основания «120» и двух реквизитов – признаков «тонна» и «уголь», что вполне отражает экономический смысл сообщения и поэтому является показателем.
Экономический показатель – основная единица экономической информации, так как он имеет экономический смысл и поэтому достаточен для создания более сложных структурных единиц информации (документы, массивы, информационные потоки и базы). На основе показателей строятся документы, включающие один или несколько показателей с обязательным указанием лица, ответственного за содержащуюся в них информацию.
Таким образом, в показателях отображаются количественные свойства объектов и процессов. Вместе с тем существуют документы, не содержащие реквизитов-оснований, например, анкеты кадрового учета, сведения о структуре подразделений предприятия и т.д. Следовательно, не вся экономическая информация может быть представлена в форме показателей.
Минимальный набор реквизитов показателя должен содержать:
– реквизиты, отображающие идентификаторы объектов,
– реквизиты, отображающие признак времени,
– реквизит, отображающий некоторое количественное свойство объекта или взаимодействия.
Для установления признаков и оснований в конкретных документах можно использовать следующие закономерности:
1. Если значение реквизита является исходным данным или результатом арифметической операции, это – основание.
2. Если значение текстовое, это – признак.
3. Если реквизит обозначает предмет, это – признак.
4. Если реквизит в некотором показателе является признаком (основанием), он будет играть эту роль и в других показателях.
5. Если показатели описывают сходные процессы, их признанные части совпадают.
6. Если основание показателя вычисляется по значениям других оснований, то набор признаков такого показателя есть объединение признаков, связанных с этими основаниями.
Одна из причин выделения показателей в особую разновидность единиц информации заключается в том, что показатель является минимальной группой реквизитов, сохраняющей информативность (осмысленность), и поэтому достаточной для образования самостоятельного документа.
Для показателей, описывающих экономические процессы (взаимодействие объектов), можно классифицировать их составные части:
– формальную характеристику, указывающую на алгоритм получения реквизита-основания в показателе,
– перечень объектов, участвующих в процессе,
– название процесса,
– единицу измерения реквизита-основания,
– определение момента времени или периода времени,
– название функции управления,
– название экономической системы, в которой происходит описываемый процесс.
Указание всех названных частей необходимо для точного обозначения показателя. Реквизиты-признаки показателя должны отображать в обязательном порядке лишь перечень объектов, участвующих в процессе, и период (момент) времени. Очень часто включается признак, отмечающий единицу измерения, а остальные характеристики показателя обычно указываются в его названии, а не в хранимых значениях.
Показатель удобно применять как обобщающую единицу изменения объема данных.
Экономический документ – определенным образом организованная совокупность взаимосвязанных по смыслу экономических показателей, является основной и наиболее удобной формой представления информации, необходимой для решения задачи или являющейся результатом решения задачи. Наиболее распространена табличная форма представления документа.
Знание количества и состава реквизитов в документе позволяет оценить его уровень информативности, рассчитать при необходимости объемы информации.
В целях упрощения организации процессов обработки, передачи и хранения информации, содержащейся в документах, она может объединяться в виде информационных массивов (файлов – для машинных носителей).
