Оформление и печать документа

Оформление документа включает: создание колонтитулов, нумерацию страниц, создание примечание, настройку полей документа, закрепление строки или столбца, которые должны быть напечатаны на каждой страницы.

Для оформления документа следует перейти в режиме просмотра Разметка страницы.

Создание колонтитулов

Колонтитулами называют области, верху или страницы документа, которая содержит однотипную информацию.

Колонтитулы создают в режиме просмотра Разметка страницы. Верхний и нижний колонтитулы создаются одинаково.

Колонтитул имеет три поля: левое, центральное и правое, каждое из которых заполняется и оформляется независимо друг от друга. Поля колонтитула отображаются при наведении указателя мыши

пример.

Примечание представляет собой информацию (данные), относящуюся к ячейке и хранящуюся независимо от содержимого этой ячейки. Это может быть какая-либо поясняющая информация, указания, напоминания и т. п.

Ячейки с примечаниями помечаются индикатором (красный треугольник в правом верхнем углу ячейки). При наведении указателя на ячейку, помеченную индикатором, примечание отображается

Закрепление строки или столбца – сквозные строки будут распечатаны на каждой страницы – Разметка страницы – печать заголовка – указать сквозную строку (столбец).

для просмотра - Предварительный просмотр - Параметры печати – Лист – Указать сквозную строку (столбец)

 

Если в ячейках есть значение «ноль» можно убрать нули. Параметры Excel - Дополнительно – Показывать нули в ячейках, которые содержат нулевые значения

Для печати формул, а не значений Параметры Excel - Дополнительно – Показывать формулы, а не их значение

 

Режим просмотра Разметка страницы обеспечивает отображение документа практически так, как он будет напечатан. В этом режиме можно настроить параметры страниц, создать и оформить колонтитулы, установить особенности печати документа. Однако в некоторых случаях может потребоваться предварительный просмотр документа перед печатью.

 

Работа со списками

Список – таблица, расположенная на одном рабочем листе, не имеющая пустых строк и столбцов, а первая строка таблицы является строкой заголовков столбцов. Одна строка списка – запись, ячейка – поле. В столбцах списка расположена информация одного типа.

Для работы со списками предназначено окно диалога «Форма». (Следует на панель быстрого доступа добавить команду «Форма» - контекстное меню – другие команды – все команды – форма – добавить – ок). Окно «Форма» позволяет добавлять, просматривать одну запись и просматривать записи по определенному условию.

Для добавления записей в середину списка, следует в нужном месте вставить пустые строки и их заполнить. Для добавление записей в конец списка вызывают окно «Форма» - команда «Добавить» - заполняет строки.

Просмотр записей по критерию

Выделить одну из ячеек списка, вызвать окно диалога «Форма»

нажать кнопку «Критерии», в окна названий полей ввести критерии (правила просмотра)

Для числовых данных используют операции сравнения, для текстовых данных – начальный символ, можно осуществлять просмотр вперед или назад.

 

Сортировка данных

Сортировка данных является встроенной частью анализа данных. Может потребоваться расположить в алфавитном порядке фамилии в списке, составить перечень объемов запасов продуктов от максимального до минимального, а также задать порядок строк в зависимости от цвета или значка. Сортировка данных помогает быстро придавать данным удобную форму и лучше понимать их, организовывать и находить необходимую информацию, и в итоге принимать более эффективные решения.

Сортировка данных – упорядочение записей по выбранному полю (столбцу). При сортировке записей происходит перемещение данных во всех столбцах записи. Сортировка может выполняться по возрастанию или убыванию. При сортировке списков первая строка рассматривается как заголовок и не участвует в сортировке, заголовок должен занимать одну строку.

 

При сортировке по возрастанию использует следующий порядок.

Числа	Числа сортируются от наименьшего отрицательного до наибольшего положительного числа.
Даты	Даты сортируются от самой ранней даты до самой поздней.
Текст	сравниваются посимвольные значения слева направо, в следующем порядке 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 (пробел)! " # $ % & () *,. /:;? @ [ \ ] ^ _ ` { | } ~ + < = > A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z А Б В Г Д Е Ё Ж З И Й К Л М Н О П Р С Т У Ф Х Ц Ч Ш Щ Ъ Ы Ь Э Ю Я Апострофы (') и дефисы (-) игнорируются с единственным исключением: если две строки текста одинаковы, не считая дефиса, текст с дефисом ставится в конец. Если при сортировке ввести учет регистра в диалоговом окне «Параметры сортировки», то будет использоваться следующий порядок сортировки символов: a A b B c C d D e E f F g G h H i I j J k K l L m M n N o O p P q Q r R s S t T u U v V w W x X y Y z Z
Логические значения	Логическое значение ЛОЖЬ ставится перед значением ИСТИНА.
Значения ошибок	Все значения ошибок, таких как #ЧИСЛО! и #ССЫЛКА!, равны.
Пустые ячейки	При сортировке в любом порядке пустые ячейки всегда помещаются в конец списка. Пустыми называются незаполненные ячейки. Они не содержат ни одного символа и отличаются от ячеек, которые содержат пробел

 

При сортировке по убыванию этот порядок заменяется на обратный.