Памятка членам оргкомитета
(всяких там разных мероприятий…)
Ярославль 2009 г.
Поведение и внешний вид оргкомитета во время проведения мероприятия – одна из важных частей организационной культуры. В сознании участника мероприятия или проекта образ всей организации непременно будет ассоциироваться с образом члена оргкомитета. От того, положительным или отрицательным будет этот образ, зависит и отношение его к самой организации. Поэтому так важно при подготовке к мероприятию, при работе с участниками уделять большое внимание внешней организационной культуре, принимать меры по воспитанию оргкомитета.
Вот несколько элементов организационной культуры, о которых необходимо помнить, занимаясь подготовкой и проведением мероприятия. Безусловно, обо всем написать невозможно, и только практика поможет Вам стать настоящим высококлассным специалистом! Дерзайте!
Внешний вид оргкомитета
· Соответствие форме и содержанию мероприятия (Например, на вечер памяти ведущий должен быть одет не в олимпийку и кроссовки, а в костюм; причем не должно быть оранжевой рубашки с салатовым галстуком).
· Единообразие и элементы внешней корпоративной культуры. Обязательно бэйджи с именами и должностями на мероприятии.
· Культуросообразность – постарайтесь избежать того, что в обществе устойчиво вызывает негативные эмоции (шапки на затылке, мятая и грязная одежда, нечищеная обувь, нахождение оргкомитета в нетрезвом состоянии и т.п.).
· Поза, походка – постарайтесь избежать закрытых поз, рук в карманах, вульгарных поз при посадке. Поза и движения должны быть максимально открытыми, динамичными, но не резкими.
· Выражение лица – оптимизм, доброжелательность и теплая улыбка.
Взаимоотношения оргкомитета друг с другом
· На мероприятии должно быть к минимуму сведено общение на темы, не относящиеся к мероприятию
· Для Оргкомитета должно быть предусмотрено отдельное помещение, куда стоит собираться всем членам Оргкомитета, не занятым ничем или выполнившим свои обязанности. Это упрощает процедуру поиска помощи в
случае возникновения какой-либо проблемы, информирования членов оргкомитета о чем-либо.
· Смеющиеся и прикалывающиеся друг над другом члены оргкомитета смотрятся крайне дискредитирующе.
· Без весомой причины не отвлекать друг друга от выполнения дела.
· При возникновении каких-либо организационных проблем не стоит искать на мероприятии виновных и анализировать просчеты друг друга. Для этого есть рефлексия после мероприятия.
· Курение Оргкомитета должно осуществляться в строго отведенных для этого местах, куда нет доступа у участников мероприятия.
· Прозвища и брань оргкомитета в общении друг с другом и участниками мероприятия недопустимы.
· Следует воздержаться также от выяснений личных отношений и решений конфликтов между членами оргкомитета во время мероприятия.
· При возникновении проблем в решении какого-либо вопроса не стесняйтесь обращаться к тем представителям оргкомитета, которые ответственны за решение подобных вопросов.
· В случае, если мероприятие имеет нескольких организаторов, то взаимоотношения между ними должны носить толерантный и благожелательный характер. (Например, терпимо и адекватно отнестись к дисциплинарному замечанию смотрительницы музея, если мероприятие проходит в его стенах).
· Необходимо создать образ дружной и профессиональной команды организаторов, поэтому выгодно смотрятся уместно использованные и тактичные корпоративный клич, движение, песня.
Обязательное соблюдение субординации на мероприятии. 3.Взаимоотношение оргкомитета с участниками мероприятия
Это один из наиболее важных разделов, поэтому он разбит на несколько пунктов, в каждом из которых отражается особенности, зависящие от категории участников.
Безусловно, есть и общие правила:
· Максимум уважения.
· Не выражать бурных эмоций по поводу внешнего вида и поведения участников (например, не хохотать над костюмами, неудачами или смешными действиями игроков и т.п.).
· Не позволять себе оскорблений, едких высказываний, обращения по прозвищам, панибратского отношения в адрес участников, даже если это ваши друзья или знакомые.
· Предоставлять по первой просьбе участников только ту информацию, которая оговорена в положении, на судейской или капитанской. При неимении информации извинитесь, и укажите того, кто мог бы ее предоставить.
· Нельзя откладывать решение спорных моментов. Отвечайте вниманием и проявляйте участие в решении возникших у участников проблем и вопросов.
· Пресекайте попытки участников нарушить те или иные правила проведения мероприятия.
· По возможности разрешайте конфликтные ситуации, возникающие в ходе мероприятия (подробнее об этом в п.п.3.3).
· Воздержитесь от неделового общения с участниками во время мероприятия.
· Спокойно воспринимайте объективную критику со стороны участников и зрителей.
