База данных – основа любой информационной системы, начиная от систем малых предприятий и кончая ERP-системами управления корпорациями. Понимание принципов организации и функционирования баз данных необходимо всем специалистам, работающим на современных предприятиях. Система Microsoft Office Access имеет достаточно большие возможности по работе с базами данных, развитые средства создания баз данных и визуального программирования приложений для работы с ними, которые может освоить любой пользователь. База данных (БД, database ) поименованная совокупность структурированные данных, относящихся к определенной предметной области.
Предметная область – некоторая часть реально существующей системы, функционирующая как самостоятельная единица. Система управления базами данных (СУБД) – комплекс программных и языковых средств, необходимых для создания и модификации базы данных, добавления, модификации, удаления, поиска и отбора информации, представления информации на экране и в печатном виде, разграничения прав доступа к информации, выполнения других операций с базой. Реляционная БД – основной тип современных баз данных. Состоит из таблиц, между которыми могут существовать связи по ключевым значениям. Таблица базы данных (table) – регулярная структура, состоящая из однотипных строк (записей, records), разбитых на столбцы (поля, fields). В теории реляционных баз данных синоним таблицы – отношение (relation),строка называется кортежем, столбец отношения называется атрибутом. В концептуальноймодели аналогом таблицы является сущность ( entity ), с определенным набором свойств – атрибутов,способных принимать определенные значения (набор допустимых значений – домен). Объект (object) – элемент информационной системы, обладающий определенными свойствами (properties) и определенным образом реагирующий на внешние события (events). Репликация базы данных – создание копий базы данных (реплик), которые могут обмениваться обновляемыми данными или реплицированными формами, отчетами или другими объектами в результате выполнения процесса синхронизации. Транзакция – изменение информации в базе в результате выполнения одной операция или их последовательности, которое должно быть выполнено полностью или не выполнено вообще. В СУБД существуют специальные механизмы обеспечения транзакций. Язык SQL (Structured Query Language) – универсальный язык работы с базами данных, включающий возможности ее создания, модификации структуры, отбора данных по запросам, модификации информации в базе и прочие операции манипулирования базой данных. Система Microsoft Access является одним из компонентов Microsoft Office и предназначена для работы с базами данных. Особенность данной СУБД – вся информация базы данных хранится в одном файле (*.mdb или *.accdb для версии Access 2007). Кроме информации таблиц, в этом же файле сохраняются компоненты приложения для работы с базой данных – экранные формы, отчеты, запросы, программные модули. Для написания программных модулей обработки информации базы данных используется система Microsoft Visual Basic for Applications (VBA), являющаяся компонентом Microsoft Office. Для работы с базой данных система использует Microsoft Jet database engine – систему управления базами данных, извлекающую и сохраняющую данные в пользовательских и системных задачах.
Самые главные параметры системы, о которых не следует забывать: размер файла базы данных – не более 2 Гбайт; размер таблицы – не более 2 Гбайт; число одновременно работающих пользователей – не более 255;
число знаков в текстовом поле – не более 255; число индексов в таблице – не более 32; число полей в индексе – не более 10; ширина формы или отчета – не более 55,87 см; высота всех разделов отчета в режиме конструктора – не более 508 см.
Система Microsoft Access имеет собственные средства для разграничения прав доступа пользователей к базе данных.
Простейшим способом ограничения доступа к базе данных является установка пароля для открытия базы данных.
