Б. Вставьте пропущенные слова

Тема 11 ПЛАНИРОВАНИЕ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ

Цель лекции: знакомство студентов с функцией планирования, видами и принципами планирования.

План лекции

1 Роль планирования в деятельности организации и его основные составляющие

2 Виды планирования

3 Этапы планирования

4 Принципы осуществления планирования

 

Роль планирования в деятельности организации и его основные составляющие

В настоящее время уже нет необходимости доказывать, что эффективная деятельность любой организации невозможна без заранее тщательно отработанной системы планов. Система планов включает документы для компании в целом, на различные сроки по всем важнейшим составляющим работы (оперативные, среднесрочные и стратегические, производственные, развития персонала, финансовые и т.д.) для различных структурных элементов (подразделений, групп и даже отдельных сотрудников).

Результативная работа в области планирования стала возможной, благодаря хорошо обоснованным и практически проработанным положениям, которые сформировали теорию планирования.

Систему планирования целесообразно рассмотреть с позиций взаимосвязи с менеджментом.

Менеджмент – совокупность действий и процедур, направленных на обеспечение целенаправленного, эффективного и рационального коллективного труда.

Планирование – процесс проектирования желаемого будущего и эффективных путей его достижения. Конечным итогом (результатом) данного процесса могут быть документы (планы), оформленные по определенной форме, призванные обеспечить организованную, целенаправленную деятельность конкретной системы.

Планирование и планы относятся к четко обозначенным ограниченным отрезкам времени в жизнедеятельности рассматриваемой системы.

Особую роль планирования в менеджменте впервые наиболее обоснованно показал Анри Файоль в своей книге «Общее и промышленное управление», вышедшей в 1916 г.

Доказано, что планирование представляет собой изначальную и особо важную, специальную функцию в работе менеджеров организации независимо от иерархического уровня и специфики работы. Планы представляют собой целю систему отдельных документов, позволяющих обосновать и организовать работу как всей организации, так и ее частей по специфичным направлениям.

Исследователями выделяются следующие задачи планирования:

1. обеспечение целенаправленного развития организации в целом и всех ее структурных подразделений;

2. перспективная ориентация и раннее распознавание проблем развития. План намечает желаемое в будущем состояние объекта и предусматривает конкретные меры, направленные на поддержу благоприятных тенденций или сдерживания отрицательных;

3. координация деятельности структурных подразделений и работников организации. Координация осуществляется как предварительное согласование действий при подготовке планов и как согласованная реакция на возникающие помехи и проблемы при выполнении планов;

4. создание объективной базы для эффективного контроля. Наличие планов позволяет производить объективную оценку деятельности предприятия, путем сравнения фактических значений параметров с планируемыми по принципу «факт - план»;

5 стимулирование трудовой активности трудящихся. Успешное выполнение плановых заданий – объект особого стимулирования и основание для взаимных расчетов, что создает действенные мотивы для продуктивной и скоординированной деятельности всех участников;

6. информационное обеспечение работников организации. Планы содержат важную для каждого участника информацию о целях, прогнозах, альтернативах, сроках, ресурсных и административных условиях проведения работ.

В отечественной практике наследство жестко централизованной системы государственного планирования, формализации структур и отсутствии плановой свободы породило стереотип консервативного планового мышления, что приводит в настоящее время нередко к отрицанию плановой дисциплины на предприятиях.

В зарубежной практике обычно достигается разумный компромисс между плановой директивой администрации и оперативной импровизацией менеджера. Обеспечивается, он в частности, реализацией принципов плановой деятельности.

Чтобы при планировании учесть возможные изменения во внешней среде организации пользуются методами прогнозирования. Экономическое прогнозирование - это предвидение хода экономического развития на предстоящий период для конкретной организации.

При планировании разрабатывается комплекс мероприятий, который определяет последовательность достижения конкретных целей с учетом наиболее эффективного использования ресурсов каждым производственным звеном. Благодаря планированию обеспечивается увязка отдельных структурных подразделений в технологической последовательности: научные исследования и разработки, производство, сбыт.

Планированием на предприятии занимаются плановые органы и менеджеры различных уровней. Качество планирования зависит от компетентности менеджеров, их квалификации, а также информационного обеспечения.

Крупные организации, как правило, планируют «сверху». Планирование осуществляется на высшем уровне управления и имеет характер директивы для низовых уровней управления. Высшее звено управления определяет цели, основные направления и главные хозяйственные задачи развития организации. На каждой более низкой ступени управления они конкретизируются с учетом возможностей каждого подразделения.

Планирование всегда опирается на данные прошлых лет, но стремится определить и контролировать развитие предприятия в перспективе. Поэтому надежность планирования зависит от точности фактических показателей прошлых периодов. Для точного планирования необходимо получить как можно больше достоверной информации о рынке и о деятельности организации. Эта информация обеспечивается учетом и обширной статистической базой.

 

Виды планирования

 

План является основой деятельности организации любой формы собственности и размеров; содержит указания кому, какую задачу и в какое время решать, какие ресурсы выделить для решения каждой конкретной задачи.

Говоря о видах планов, следует иметь в виду, что разные авторы выделяют различные классификационные признаки, то есть, нет единой классификации планов. Так российский исследователь В.Р. Веснин выделяет три основных типа планов:

Во-первых, планы – цели, представляющие собой набор качественных и количественных характеристик желаемого состояния объекта управления и его отдельных элементов в будущем. Эти характеристики согласовываются и ранжируются по тому или иному принципу. Однако никогда не связываются с конкретным способом достижения, ни с необходимыми для этого ресурсами. Планы – цели используются при больших сроках либо при принципиальной непредсказуемости конкретных событий.

Во-вторых, планы для повторяющихся действий, предписывающие их сроки, а также порядок осуществления в стандартных ситуациях, например железнодорожное расписание.

В-третьих, планы для неповторяющихся действий, составляемые для решения специфической проблемы, возникающей в процессе развития и функционирования организации. Такие планы могут иметь вид программ, бюджетов поступления и распределения ресурсов и т.д.

По срокам выполнения планы принято делить на долгосрочные (свыше 5 лет), относящиеся в основном категории планов – целей; среднесрочные \9от года до 5 лет), выполняемые в виде различного рода программ; краткосрочные (до года), имеющие форму бюджетов, сетевых графиков и т.д. разновидностью таких планов являются оперативные, составляемые на срок от одной смены до одного месяца.

Парахина В.Н. различает планы по целям, предмету, уровню, содержанию и периодам планирования.

Таблица 11.1

Схема классификации видов внутрифирменного планирования

Критерий классификации	Вид планирования
Период планирования	Долгосрочное (более 5 лет) Среднесрочное (от 1 года до 5 лет) Краткосрочное (до 1 года)
Уровень планирования	Организация в целом Подразделение Проект Отдельный исполнитель
Предмет планирования	НИОКР Производство Сбыт Снабжение Персонал Финансы Прочие
Содержание планирования	Продуктово – тематическое Ресурсное Календарное
Цель планирования	Стратегическое тактическое

 

Каждый из видов планирования отличается составом решаемых задач, используемой информацией, планируемыми параметрами и степенью детализации, методами выполнения плановых расчетов, временем, затрачиваемым на его выполнение.

Долгосрочные планы позволяют распределить время на реализацию крупных жизненных целей, требующих многих лет, а порой и десятилетий: получение образования, продвижение до определенной должности.

Среднесрочные планы, к которым можно отнести годовые фиксируют распределение времени на более конкретные задачи, прежде всего производственного характера, которые необходимо решить в следующем году, в сроки, этапы составления отчетности.

Каждый из краткосрочных планов (квартальный, месячный, декадный, недельный, дневной) детализирует предшествующий. Уже в месячных планах расход на каждый вид деятельности, включая необходимые резервы, предусматривается в часах, в декадных (недельных) все дела и время, необходимое для их выполнения.

При составлении краткосрочных планов определяется центральная, наиболее трудоемкая проблема периода, которая должна быть решена в его рамках; выходящие за них задачи и проблемы, к решению которых нужно приступить, возможные трудности.

План на квартал основан на годовом плане и включает новые проблемы, которые в годовом плане не были учтены, предварительные сроки решения частных задач, предоставление отчетов, конкретные сроки решения частных задач, предоставление отчетов, конкретные сроки решения общих задач (по месяцам), точные сроки выполнения текущей работы, все непериодические задачи, которые можно предусмотреть, резерв времени.

Недельный план, в свою очередь, конкретизирует месячный, исключает часть запланированных задач и включает дополнительные, предусматривает изменение сроков их решения, резервы.

Дневной (оперативный) план включает в себя не более десятка проблем, в том числе не более трех первостепенных, работа над которыми осуществляется в первую очередь.

Продуктово – тематическое планирование заключается в формировании плана развития организации (плана диверсификации, ликвидационного плана), определяющего мероприятия по обновлению продукции, совершенствованию технологии и организации производства. На производственной стадии этот вид планирования предусматривает разработку и оптимизацию производственных программ предприятий и цехов.

Ресурсное планирование включает расчеты материальных, трудовых и финансовых ресурсов, необходимых для выполнения номенклатурно – тематических заданий, а также оценку экономических результатов и эффективности деятельности.

Календарное планирование заключается в планировании объемов работ, загрузки подразделений и исполнителей, построении календарных графиков проведения работ по отдельным исполнителям, подразделениям, проектам и всей совокупности планируемых работ, графиков нагрузки оборудования и исполнителей, распределения работ по отдельным календарным периодам.

Стратегическое планирование состоит в определении миссии организации на каждой стадии ее жизненного цикла, формирование системы целей деятельности и стратегий поведения. Стратегическое планирование, как правило ориентировано, на период пять и более лет.

Тактическое планирование заключается в поиске и согласовании наиболее эффективных путей и средств реализации принятой стратегии развития организации.

Состав и сочетание различных видов планов в рамках отдельной организации формируется исходя из принятой в ней концепции планирования. Наиболее существенными факторами, определяющими систему планов в организации, является организационная структура и профиль деятельности организации, состав осуществляемых производственных процессов, уровень кооперации при их выполнении, масштабы и постоянство направлений деятельности.

 

Этапы планирования

Планирование, один из важнейших процессов принятия решений на предприятии, состоит из отдельных этапов и процедур их реализации, которые находятся в определенной логической взаимосвязи и осуществляются в постоянно повторяющейся последовательности, образуя на предприятии специфический плановый цикл.

Процесс планирования включает три этапа:

- постановку задачи планирования;

- разработку плана;

- реализацию планового решения.

Этап постановки задачи планирования включает формирование цели и анализ проблемы планирования. Конкретное выражение целей планирования зависит от вида разрабатываемых планов. Анализ проблемы заключается в изучении и сравнении фактически достигнутого или, ожидаемого на момент разработки плана состояния объекта планирования с требуемыми целевыми значениями параметров.

Этап разработки плана предусматривает формирование возможных вариантов решения проблемы планирования, прогнозирование возможных последствий их реализации для организации, оценку вариантов и принятие решения.

Этап реализации планового решения заключается в доведении планового решения до исполнителей в виде плановых заданий, нормативов, показателей.

 

Принципы осуществления планирования

Эффективность планирования, как функции управления, во многом определяется тем, насколько соблюдены его принципы.

Выделяют следующие принципы планирования:

Принцип единства. Поскольку организация – это целостная система, то ее составные части должны развиваться в едином направлении. Поэтому плановая деятельность любого звена организации связана с плановой деятельностью всей организации. Этап реализации планового решения заключается в доведении планового решения до исполнителей в виде плановых заданий, нормативов, показателей

Принцип участия. Этот принцип означает, что процесс планирования должен привлекать к себе тех, кого он непосредственно затрагивает. Участники плановой деятельности приобретают более глубокие познания различных сторон жизни компании; у них появляются новые мотивы к эффективному труду, когда планы компании становятся их личными планами.

Принцип непрерывности. Он означает, что процесс планирования на предприятиях должен осуществляться постоянно. Это продиктовано такими объективными обстоятельствами, как неопределенность и изменчивость окружающей среды. Следует учитывать и постоянные изменения представлений фирмы о своих внутренних возможностях.

Принцип гибкости. Он тесно связан с принципом непрерывности. Этот принцип заключается в обеспечении возможности для планов менять направленность в связи с возникновением непредвиденных обстоятельств. Планы должны составляться так, чтобы в них можно было вносить уточнения в связи с изменяющимися условиями деятельности организации.

Принцип точности. Любой план должен быть составлен с такой степенью точности, которая возможна. Так, например, в стратегических планах определяются общие направления деятельности, а в краткосрочных планах информация прорабатывается и конкретизируется.

 

Контрольные вопросы и задания:

А. Дайте ответы на следующие вопросы

1.Что включает в себя система планов?

2.Что представляет собой процесс планирования?

3. Для чего на предприятии необходимо разрабатывать планы?

4. Перечислите основные задачи планирования?

5. Какими методами пользуются на предприятии для учета изменений во внешней среде?

6. Кто на предприятии осуществляет функцию планирования?

6. Как осуществляется процесс планирования в крупных организациях?

7. Какие три основных типа планов выделяет В.Р. Веснин?

8. На какие виды принято делить планы по срокам выполнения?

9. Какие основные этапы включает процесс планирования?

10. Назовите основные принципы планирования?

 

Б. Вставьте пропущенные слова

1. …. – процесс проектирования желаемого будущего и эффективных путей его достижения. Конечным итогом данного процесса могут быть документы, оформленные по определенной форме, призванные обеспечить организованную, целенаправленную деятельность конкретной системы.

2. Особую роль планирования в менеджменте впервые наиболее обоснованно показал …. …. в своей книге «Общее и промышленное управление», вышедшей в 1916 г.

3. Экономическое ….. - это предвидение хода экономического развития на предстоящий период для конкретной организации.

4. …. организации, как правило, планируют «сверху».

5. ….. является основой деятельности организации любой формы собственности и размеров; содержит указания кому, какую задачу и в какое время решать, какие ресурсы выделить для решения каждой конкретной задачи.

6. …. планы позволяют распределить время на реализацию крупных жизненных целей, требующих многих лет.

7. ….. планы фиксируют распределение времени на более конкретные задачи, которые необходимо решить в следующем году, в сроки, этапы составления отчетности.

8. Каждый из …. планов (квартальный, месячный, декадный, недельный, дневной) детализирует предшествующий.

9. … – тематическое планирование заключается в формировании плана развития организации (плана диверсификации, ликвидационного плана), определяющего мероприятия по обновлению продукции, совершенствованию технологии и организации производства.

10. …. планирование включает расчеты материальных, трудовых и финансовых ресурсов, необходимых для выполнения номенклатурно – тематических заданий, а также оценку экономических результатов и эффективности деятельности.

11. … планирование заключается в планировании объемов работ, загрузки подразделений и исполнителей, построении календарных графиков проведения работ и т.д.

12. …. планирование состоит в определении миссии организации на каждой стадии ее жизненного цикла, формирование системы целей деятельности и стратегий поведения.

13. Стратегическое планирование, как правило ориентировано, на период … и более лет.

14. …. планирование заключается в поиске и согласовании наиболее эффективных путей и средств реализации принятой стратегии развития организации.

15. Процесс планирования включает три этапа: постановку …. планирования; …. плана; …. планового решения.

16. Этап ….. плана предусматривает формирование возможных вариантов решения проблемы планирования, прогнозирование возможных последствий их реализации для организации, оценку вариантов и принятие решения.

17. Этап ….. планового решения заключается в доведении планового решения до исполнителей в виде плановых заданий, нормативов, показателей

18. Принцип …. - этот принцип означает, что процесс планирования должен привлекать к себе тех, кого он непосредственно затрагивает.

19. Принцип ….. означает, что процесс планирования на предприятиях должен осуществляться постоянно.

20. Принцип …. заключается в обеспечении возможности для планов менять направленность в связи с возникновением непредвиденных обстоятельств.

21. В …. планах определяются общие направления деятельности, а в краткосрочных планах информация прорабатывается и конкретизируется.