Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы.
Расчеты с подотчетными лицами возникают по суммам денежных средств, выданных работникам организации на выполнение операционно-хозяйственных задач и компенсации расходов на служебные командировки. Кроме того, расчеты с подотчетными лицами возникают при расчетах за отпущенную им продукцию на реализацию, за полученные денежные документы, ценные бумаги в подотчет и т.п.
Приступая к проверке расчетов с подотчетными лицами, аудитор должен сначала проверить: кто ведет учет расчетов с подотчетными лицами (должность, образование, стаж работы по специальности, нет ли родственных связей с руководителем, кассиром организации); имеется ли в наличии нормативная база для работы бухгалтера; кому подотчетен данный бухгалтер и кто его проверяет по выполняемой работе; имеется ли утвержденный руководителем организации список (круг) подотчетных лиц (круг подотчетных лиц определяется в начале года и список по ним утверждается руководителем организации).
Аудитор должен знать, что сроки выдачи в подотчет денежных средств и других средств устанавливаются приказом руководителя организации. На расходы, связанные со служебными командировками, наличные деньги выдаются под отчет на оплату стоимости проезда к месту командировки и обратно, суточных и расходов за наем жилья на срок командировки.
Прежде всего необходимо сверить остатки сумм по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» с данными в журнале-ордере № 7, Главной книге и балансе организации на первое число последнего месяца перед датой проведения проверки. При наличии расхождений следует выявить их причины.
Проверяя записи по каждому лицевому счету в журнале-ордере № 7, необходимо выявить: суммы выдаваемых под отчет авансов; имеются ли приказы (распоряжения) о направлении работников в командировку; назначение и фактическое использование авансов; сроки представления авансовых отчетов; имеются ли командировочные удостоверения с отметками о местах пребывания согласно заданию; правильность и своевременность составления (представления) авансовых отчетов; правильность возмещения командировочных расходов и затрат на операционно-хозяйственные нужды; правильность составления корреспонденции счетов по операциям с подотчетными лицами; своевременность погашения задолженности по ранее выданным авансам; наличие оправдательных документов по всем операциям. Необходимо также установить законность и целесообразность операционных и хозяйственных расходов через подотчетных лиц, возможность проведения этих расходов по безналичным расчетам.
Практика аудиторских проверок показывает, что из всех проверяемых объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается именно при расчетах с подотчетными лицами. Так, большинство авансовых отчетов во многих организациях не подписываются бухгалтером и не утверждаются руководителем организации. Несмотря на это, сумму по представленным отчетам (неподписанным) списывают с подотчетного лица на затраты или другие объекты учета организации. Иногда к авансовым отчетам прилагают недействительные документы (товарный чек без отметок, штампов магазина, различные квитанции, талоны, чеки без обязательных реквизитов). В то же время к авансовым отчетам не прилагают квитанции от приходных кассовых ордеров при оплате стоимости материальных ценностей (работ, услуг) организации-корреспонденту через подотчетное лицо (хотя эти суммы бывают значительными). Встречаются также случаи, когда в организациях, пользуясь командировочными удостоверениями, вместо заработной платы начисляют командировочные расходы работникам.
Выявляя такие факты, аудитор должен признать подобное списание сумм на затраты необоснованным и определить сумму заниженного для налогообложения дохода, а также скрытый размер платежей по социальному страхованию и обеспечению (единый социальный налог).
При сплошной проверке авансовых отчетов подотчетных лиц зачастую приходится встречаться с оплатой суточных, значительно превышающей установленные нормы, причем вся сумма утвержденных расходов по авансовым отчетам относится на себестоимость. Тогда как превышение норм бухгалтерия должна была отнести на уменьшение прибыли, остающейся в распоряжении организации, одновременно с удержанием с этой суммы налога на доходы физических лиц.
При проверке аудитор должен обратить особое внимание на такие операции, как расчеты с подотчетными лицами – водителями за выданные им суммы на ГСМ, техремонт, приобретение запасных частей и ремонтных материалов. Эти суммы часто без всяких оправдательных документов списываются на себестоимость. Ошибки допускаются зачастую также при поступлении выручки от реализации продукции (товаров) через подотчетное лицо, то есть поступление выручки от реализации в данном случае показывают на кредите счета 71 без предварительного (или последующего) отнесения этой суммы на кредит счета 90 «Продажи». При выявлении таких фактов необходимо определить размер сокрытого объекта налогообложения (выручки) и предупредить руководство организации об их последствиях, если вовремя не провести исправительные записи.
Очень часто работникам организации выдают в подотчет денежные средства на приобретение или возмещение стоимости проездных билетов для проезда в городском или пригородном транспорте, причем эти суммы списывают на себестоимость.
При выявлении таких фактов аудитор должен помнить, что организация вправе компенсировать своим работникам эти затраты, однако не за счет себестоимости, а за счет других собственных источников (при этом необходимо учитывать особенности работы отдельных работников, например, курьеров, страховых агентов, работа которых связана с частыми служебными разъездами и сумма компенсации стоимости проездных билетов которым должна быть отнесена на издержки организации).
Необходимо обратить внимание на правильность отнесения представительских расходов через подотчетные лица на издержки производства (обращения) организации. Обоснованность этих расходов должна быть подтверждена наличием оправдательных документов: приказа о назначении лица, ответственного за проведение мероприятий; программы встречи с представителями других организаций, в том числе иностранных; сметы представительских расходов, утвержденной руководителем (правлением, советом директоров) организации в начале года; акта с приложенными документами, подтверждающими расходы, с перечнем участников встречи (приглашенных и от организации).
Проверяя расчеты с подотчетными лицами, связанными с загранкомандировками, аудитор должен знать, что суточные за время командировки выплачиваются: при проезде по территории РФ – в рублях по нормам, установленным действующим законодательством; при проезде и за время пребывания на иностранной территории – в иностранной валюте по нормам, утвержденным для работников, выезжающих во время командировки из РФ за границу. Со дня пересечения границы при выезде суточные начисляются в инвалюте, а при возвращении обратно – со дня пересечения границы России – в рублях. Бухгалтерский учет с подотчетными лицами ведется одновременно в валюте расчетов и в рублях. Здесь необходимо установить правильность: учета расчетов; возмещения работнику расходов в однодневную загранкомандировку, а также в случаях, когда работник в стране пребывания обеспечивается бесплатным питанием и жилым помещением; расчета и учета курсовых разниц на день представления подотчетным лицом авансового отчета.
При проверке правильности корреспонденции счетов по данному объекту контроля необходимо обратить внимание на сторнировочные и другие исправительные записи, за которыми могут скрываться факты нарушений и злоупотреблений. Для этих целей кредитовые обороты счета 71 в журнале-ордере № 7 сверяют: по счетам 25 и 26 – с данными сводных лицевых счетов (производственных отчетов) по общепроизводственным и общехозяйственным расходам, по счету 50 – с данными раздела дебетовых оборотов журнала-ордера № 1, по другим счетам – с данными соответствующих листков-расшифровок по дебету счетов либо журнала-ордера № 10 по материальным счетам. Дебетовые обороты счета 71 сверяются: по счету 50 – с данными журнала-ордера № 1, по счетам 51, 52 – журнала-ордера № 2 и т.д.
