Объекты СУБД Microsoft Access

К основным объектам окна базы данных относятся таблицы, формы, запросы, отчеты, макросы и модули.

Таблицы – основное средство для хранения данных. Таблицы имеют определенную структуру: для каждого поля есть наименование, тип данных, набор ограничений и др.

Формы – основное средство для ввода данных, управления СУБД и вывода результатов на экран монитора. В форму могут быть вставлены рисунки, диаграммы, звук и видео.

Фильтр – это условие, по которому производится поиск и отбор записей. Существует простой фильтр и расширенный, который позволяет задать сложные условия отбора информации, а также сортировку по нескольким параметрам.

Запрос позволяет производить сортировку, фильтрацию, объединение данных из разных источников, преобразование данных и сохранение результатов для дальнейшего использования [1]. Запросы используются для просмотра, анализа и изменения данных в одной или нескольких таблицах. Например, можно использовать запрос для отображения данных из одной или нескольких таблиц и отсортировать их в определенном порядке, выполнить вычисления над группой записей, осуществить выборку из таблицы по определенным условиям. Запрос в Access является объектом, который сохраняется в файле базы данных и может многократно повторяться. Если требуется повторить такой запрос с другими значениями в условиях отбора, его нужно открыть в режиме Конструктора, изменить условие и выполнить. Чтобы не делать многократно этих операций, можно создать запрос с параметрами. Запросы могут служить источником данных для форм и отчетов Microsoft Access.

Основные отличия запросов и фильтров заключаются в следующем.

1. Фильтры не позволяют в одной строке отображать данные из нескольких таблиц, т.е. объединять таблицы.

2. Фильтры не дают возможности указывать поля, которые должны отображаться в результирующем наборе записей, они всегда отображают все поля базовой таблицы.

3. Фильтры не могут быть сохранены как отдельный объект в окне базы данных (они сохраняются только в виде запроса).

4. Фильтры не позволяют вычислять суммы, средние значения, подсчитывать количество записей и находить другие итоговые значения

Основными инструментами обработки данных являются сортировка, фильтр и запрос [1].

Сортировка – это упорядочение данных по некоторому признаку. Различают два вида сортировки: по возрастанию и по убыванию.

Группировка – разновидность сортировки, позволяет объединить в группы поля с одинаковыми значениями. Например, все пациенты в соответствии с названием отделения разделяются по группам.

В MS Access имеются возможности быстрой передачи результатов запросов в другие приложения Microsoft Office.

Отчеты – это специальное средство для формирования выходной информации, которая в дальнейшем может быть распечатана или включена в документ другого приложения. Источником данных для отчета может быть таблица или запрос. Кроме данных, полученных из таблиц, в отчете могут отображаться вычисляемые поля, информацию можно сгруппировать по заданным признакам, ввести итоговые поля подсчета записей по группам и по всей базе данных.

Макрос – это совокупность внутренних макрокоманд, предназначенных для автоматизации работы с БД. Например, макрос может при загрузке БД автоматически открыть нужные формы или при нажатии кнопки в форме выполнить некоторое типовое действие (печать формы, открытие другой формы и т.п.). Макросы позволяют автоматизировать часто выполняемые операции и согласовать работу разных объектов практически без программирования в обычном понимании. Макрокоманды выбираются из списка стандартных макрокоманд, например: Открыть объект, Закрыть объект и т.д.

Модули – это программы, создаваемые средствами языка VBA. Модули обычно используют для создания более сложных информационных систем, включают процедуры и функции.