Открытие и закрытие файлов

Для загрузки уже созданной и сохраненной рабочей книги необходимо выбрать в меню Файл команду Открыть. Для ускорения процесса можно использовать соответствующую этой команде кнопку с изображением папки.

Появится диалоговое окно, в котором можно выбрать необходимый файл и открыть его. Процесс открытия и закрытия файлов в Excel абсолютно аналогичен этой процедуре в остальных приложениях Windows.

Закрытие доступа к файлу выполняется командой Закрыть в меню Файл.

Создание новой рабочей книги

Для создания новой рабочей книги необходимо выбрать в основном меню Файл команду Cоздать или нажать соответствующую кнопку на панели инструментов Стандартная. Перед Вами появится окно новой пустой рабочей книги.

Сохранение файла и ограничение доступа к нему

Чтобы сохранить файл с другим именем, следует выбрать в меню Файл команду Сохранить Как и, в открывшемся диалоговом окне ввести имя, под которым сохраняется текущий файл. Расширение.XLS программа по умолчанию присваивает всем файлам, поэтому его можно не вводить.

Для защиты доступа к файлу можно ввести пароль. Для этого надо выполнить последовательность команд: Файл ® Сохранить Как ® Параметры и ввести в области Совместный доступ к файлу Ваш пароль. Он задается в закрытом виде, т.е. вместо букв вы увидите звездочки.

С помощью команды меню Файл ® Свойства вводятся дополнительные сведение о таблице: тема, автор, ключевые слова и др. Выбрав команду меню Правка ® Найти, можно по этим сведениям найти файл.

Обычное сохранение осуществляется при выборе в меню Файл команды Сохранить илинажатием на соответствующую кнопку с изображением дискеты.

Контрольные вопросы.

1. Какое расширение имеет файл, созданный в среде Excel?

2. Как поместить в описание файла дополнительные сведения о нем (тема, автор, ключевые слова)?

3. Расскажите последовательность действий при защите доступа к файлу.

4. Как создать новую рабочую книгу?

5. Как изменить имя файла, находясь в среде Excel?

ФОРМАТИРОВАНИЕ

Коррекция высоты строк и ширины столбцов

Прежде всего, корректируемая строка или столбец должны быть выделены. Затем надо выполнить последовательность команд: Формат ® Строка ® Высота (или Формат ® Столбец ® Ширина) и в диалоговом окне установить ширину столбца или высоту строки. Возможна автоматическая коррекция ширины столбца в соответствии с его данными.

Коррекцию можно выполнить и с помощью мыши. Для этого указатель мыши нужно установить на границу между номерами строк или адресами столбцов. При этом указатель приобретает вид двунаправленной стрелки. Далее нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, переместить границу строки или столбца. Когда будет достигнута требуемая ширины столбца, необходимо отпустить кнопку мыши.

Изменение начертания символов

Возможны следующие изменения в начертании символов: изменение шрифта, изменение размера шрифта, изменение начертания шрифта, а также цвета шрифта. Все изменения будут относиться только к выделенной области. Форматирование выполняется с помощью пиктограмм панели инструментов Форматирование или при помощи последовательности команд: Формат ® Ячейки ® Шрифт.

Выравнивание данных

Можно выравнивать данные в пределах ячейки так, чтобы они располагались слева, справа, по центру ячейки. Выравнивать данные можно как по вертикали, так и по горизонтали. Предварительно необходимо выделить область, для которой изменяется выравнивание. Удобно выполнять выравнивание с помощью пиктограмм панели инструментов Форматирования.

Если содержимое ячейки выходит за границы ячейки, рекомендуется включить флажок переноса слов (команда меню Формат ® Ячейки ® Выравнивание). В этом случае текст будет переноситься по строкам в пределах ячейки. Высота строки будет соответственно изменяться.