Запрос (query) – это средство выбора необходимой информации из базы данных. Вопрос, сформированный по отношению к базе данных, и есть запрос.
Применяются два типа запросов: по образцу (QBE – Query by example) и структурированный язык запросов (SQL – Structured Query Language).
QBE - запрос по образцу – средство для отыскания необходимой информации в базе данных. Он формируется не на специальном языке, а путем заполнения бланка запроса в окне Конструктора запросов.
SQL – запросы – это запросы, которые составляются (программистами) из последовательности SQL – инструкций. Эти инструкции задают, что надо сделать с входным набором данных для генерации выходного набора. Все запросы Access строит на основе SQL – запросов, чтобы посмотреть их, необходимо в активном окне проектирования запроса выполнить команду Вид/SQL.
Существует несколько типов запросов: на выборку, на обновление, на добавление, на удаление, перекрестный запрос, создание таблиц. Наиболее распространенным является запрос на выборку. Запросы на выборку используются для отбора нужной пользователю информации, содержащейся в таблицах. Они создаются только для связанных таблиц.
С помощью конструктора можно создать следующие виды запросов:
- Простой
- По условию
- Параметрические
- Итоговые
- С вычисляемыми полями
При создании query необходимо определить:
- Поля в базе данных, по которым будет идти поиск информации
- Предмет поиска в базе данных
- Перечень полей в результате выполнения запроса
Чтобы вызвать Конструктор запросов, необходимо перейти в окно базы данных. В окне база данных необходимо выбрать вкладку Запросы и дважды щелкнуть на пиктограмме Создание запроса в режиме конструктора. Появится активное окно Добавление таблицы на фоне неактивного окна «Запрос: запрос на выборку».
В окне Добавление таблицы следует выбрать таблицу – источник или несколько таблиц из представленного списка таблиц, на основе которых будет проводиться выбор данных, и щелкнуть на кнопке Добавить. После этого закрыть окно Добавление таблицы, окно «Запрос: запрос на выборку» станет активным.
Окно Конструктора состоит из двух частей – верхней и нижней. В верхней части окна размещается схема данных запроса, которая содержит список таблиц – источников и отражает связь между ними.
В нижней части окна находится Бланк построения запроса QBE (Query by Example), в котором каждая строка выполняет определенную функцию:
- Поле – указывает имена полей, которые участвуют в запросе
- Имя таблицы – имя таблицы, из которой выбрано это поле
- Сортировка – указывает тип сортировки
- Вывод на экран – устанавливает флажок просмотра поля на экране
- Условия отбора - задаются критерии поиска
- Или – задаются дополнительные критерии отбора
Запрос на выборку простой используются для отбора нужной пользователю информации, содержащейся в таблицах.
Запрос 1 Выбрать все затраты организации ОАО «Всестрой»
Все текстовые значения вводятся в кавычках, но если кавычки уже существуют то такое выражение включают в одинарных кавычках.
- В окне «Запрос: запрос на выборку» с помощью инструментов формируем query:
- Выбрать таблицу – источник, из которой производится выборка записей.
- Переместить имена полей с источника в Бланк запроса. Например, из таблицы Организации отбуксировать поле организации в первое поле Бланка запросов, из таблицы затраты отбуксировать поле Затраты во второе поле Бланка запросов, а из таблицы Затраты отбуксировать поле Стоимость в третье поле
- Задать принцип сортировки. Курсор мыши переместить в строку Сортировка для любого поля, появится кнопка открытия списка режимов сортировки: по возрастанию и по убыванию. Например, установить в поле Стоимость режим сортировки – по возрастанию.
- В строке вывод на экран автоматически устанавливается флажок просмотра найденной информации в поле. Поэтому убрать флажок в поле Организации
- В строке "Условия" отбора и строке "Или" необходимо ввести условия ограниченного поиска – критерии поиска. Например, в поле Код организации ввести код 302 т.е. отображать все затраты,организации ОАО «Всестрой»
- После завершения формирования запроса закрыть окно Запрос на выборку. Откроется окно диалога Сохранить – ответить Да (ввести имя созданного запроса, например, Образец запроса в режиме Конструктор) и щелкнуть ОК и вернуться в окно базы данных.
Запрос 2 Затраты Иркутских организаций
Запрос по условию
Запрос3 Затраты за первый квартал 2012г,
Параметрические запросы
Запросы, представляющие собой варианты базового запроса и незначительно отличающиеся друг от друга, называются параметрическими. В параметрическом запросе указывается критерий, который может изменяться по заказу пользователя.
Запрос4_ Работы одной организации
Последовательность создания параметрического запроса:
- Создать query в режиме конструктора или открыть существующий запрос в режиме конструктора,
- В Бланк запроса в строке Условия отбора ввести условие отбора в виде приглашения в квадратных скобках, например [Введите фамилию]
- Закрыть окно Запрос на выборку, на вопрос о сохранении изменения ответить – Да. Вернуться в окно базы данных, где созданный query будет выделен.
- Выполнить query, щелкнув по кнопке: Открыть. В появившемся на экране окне диалога «Введите значение параметра» надо ввести, например фамилию студента, информацию об успеваемости которого необходимо получить, выполнить щелчок по кнопке ОК.
