Секретарь должен поэтапно и детально продумать подготовку деловой поездки руководителя.
При этом нужно помнить, что в этом деле нет мелочей. Успех командировки во многом зависит от того, насколько комфортно будет себя чувствовать руководитель во время переездов между пунктами назначения, во время деловых встреч и переговоров. А для этого у него должны быть в полном объеме безупречно подготовлены документы и необходимые материалы, уточнено и согласовано расписание встреч и переездов, учтена возможная разница во времени и климатических условиях, продуманы подарки и сувениры.
Подготовка таких поездок руководителя осуществляется по однотипной схеме, с учетом специфики конкретной командировки: категории (в пределах России, в ближнее зарубежье или международная); сложности решаемых вопросов; ее сроков; места назначения и его географического положения и т.д.
Например, секретарь крупной компании проводил подготовку поездки руководителя в Санкт-Петербург сроком на 5 дней с 26 по 30 октября по следующему плану (алгоритму):
1. Узнать цель поездки, предполагаемые вопросы, встречи и места посещения.
2. Разработать проект программы пребывания руководителя в Санкт-Петербурге, согласовать его с руководителем.
3. Согласовать программу с принимающей стороной, оговорить сроки пребывания руководителя, внести коррективы, если они будут.
4. Составить контрольный список необходимых для поездки личных и служебных документов и материалов, согласно которому:
· заказать билет на 26 октября до Санкт-Петербурга авиакомпанией "Донавиа" и обратный билет на вечерний рейс 30 октября;
· оформить все выездные документы;
· забронировать одноместный номер в гостинице;
· подготовить служебные документы и материалы, которые могут пригодиться руководителю при проведении переговоров. Вместе с руководителем проанализировать их, доработать, если будут замечания. Сделать несколько ксерокопий, одну из которых оставить себе;
· выписать командировочное удостоверение на имя руководителя;
Все документы должны быть готовы к 23 октября.
5. Отксерокопировать паспорт руководителя и карту медицинского страхования; один экземпляр оставить себе, другой - отдать руководителя.
6. Подготовить бланки документов, визитные карточки руководителя, блокноты, ручки и другие необходимые ему принадлежности.
7. Продумать список подарков и сувениров.
8. Накануне отъезда проверить вместе с руководителем наличие всех необходимых документов и материалов по контрольному списку.
9. Отдать распоряжение шоферу, подготовить машину и 26 октября за 2 часа до отлета быть у подъезда дома руководителя.
10. Получить указания руководителя о неотложных делах, которые надо сделать в его отсутствие.
11. Отменить все важные встречи руководителя, назначенные на дни его пребывания в командировке.
12. Лично проводить руководителя в аэропорт и, убедившись, что он улетел, сообщить принимающей стороне номер, время рейса и название авиакомпании.
13. 29 октября сделать контрольный звонок референту компании, которая принимает руководителя, и спросить, нет ли изменений в программе пребывания его в Санкт-Петербурге.
14. 30 октября организовать встречу руководителя.
Приведенный пример плана подготовки секретарем служебной поездки руководителя кому-то покажется излишне подробным, так как в их фирме не принято, чтобы секретарь так глубоко вникал в детали командировки, и от него, быть может, потребуют лишь выписать командировочное удостоверение и подготовить служебные документы и материалы по указанию руководителя. На других же предприятиях в обязанности секретаря-референта высокой квалификации входят не только поэтапная подготовка поездки руководителя, а также составление подробной предварительной программы командировки и, возможно, подготовка основных тезисов выступления руководителя.
Предварительная программа может содержать следующую информацию:
· время (день, дата, месяц, отправление, прибытие, длительность поездки и т.д.),
· способ передвижения (на машине, самолетом, поездом и т. д.),
· все деловые встречи,
· бронирование мест в гостиницах,
· места посещения и проезд к ним,
· отдельные лица или компании, с которыми нужно установить связь (эта информация должна быть настолько подробной, насколько это возможно, с названиями, адресами, телефонными номерами и, если необходимо, с любой персональной информацией о тех лицах, которые могли бы оказаться полезными).
Очень удобно, особенно при длительной поездке, иметь две программы: одну, представляющую всю наличную информацию, вторую - в сжатой форме, представляющую собой минимально возможный план (время, имена, телефонные номера, адреса). Последние часто оформляются на маленьких каталожных карточках - обычно, по одной карточке на один день поездки - таким образом, руководитель может класть каждый день по одной карточке в свой бумажник.
В зависимости от специфики дела и размера компании, иногда вам придется составлять несколько экземпляров предварительной программы:
- один (или больше) для использования вашим руководителем во время его поездки;
- один для его заместителя, исполняющего обязанности (чтобы было известно, как установить связь с руководителем в случае крайней необходимости),
- один для секретаря, чтобы вы знали его передвижение и как осуществить связь с ним;
- один экземпляр поместить в картотеку (это может оказаться полезным для будущих поездок).
Подготовку предварительной программы обычно начинают с фиксированных или, так называемых, "критических" событий. Это события, время и место проведения которых уже определено жестко и в зависимости, от которых следует планировать остальной график. Полезным было бы записать их первыми, лучше всего в блокнот-органайзер, так чтобы можно было с одного взгляда определить, какие сроки обязательны для соблюдения.
Если командировка внеплановая, то секретарь обязан оповестить людей, приглашенных на отменяющийся прием. Поступающую на имя руководителя информацию секретарь передает заместителю, исполняющему обязанности руководителя во время его отсутствия, а также переадресовывает телефонные звонки, которые могут быть решены в отсутствие руководителя. Если же требуется срочное решение руководителя, то секретарь должен связаться с ним по телефону и на основе его указаний организовать решение вопроса.
Во время отсутствия руководителя у секретаря появляется возможность уделить больше времени вопросам делопроизводства, формированию и оформлению дел, проверке наличия документов и т.п.
При возвращении руководителя из командировки, секретарь информирует его о вопросах, которые возникли в период его отсутствия и ходе их решения.
Руководитель знакомит секретаря с материалами командировки и вместе с командировочными документами передает их для подготовки отчета.
Как правило, отчет содержит следующие разделы: обоснование необходимости командировки, вопросы и их решение, выводы и предложения.
