Один из приемов контроля за сохранностью производственных запасов - это правильность ведения складского и бухгалтерского учета является инвентаризация. Основная ее задача состоит в том, чтобы обеспечить соответствие данных бухгалтерского учета фактическому наличию производственных запасов. В соответствии со статьей 10 "Закона о бухгалтерском учете и отчетности" порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем субъекта бухгалтерского учета, за исключением случае, когда проведение инвентаризации обязательно. Проведение инвентаризации обязательно:
· при изменении собственника имущества та или иная реорганизации субъекта бухгалтерского учета;
· при ликвидации субъекта бухгалтерского учета;
· при смене руководителя субъекта бухгалтерского учета и материально ответственных лиц;
· по требованию следственных и контролирующих органов;
· при установлении фактов недостачи, краж, ограблений, хищений, злоупотреблений и порчи ценностей;
· в случае пожара или других стихийных бедствий;
· при переоценке ценностей;
· перед составлением годовой отчетности;
· в других случаях, установленных законодательством Республики Беларусь.
Для проведения инвентаризации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации создаются рабочие инвентаризационные комиссии. При малом объеме работ и наличии на предприятии ревизионной комиссии проведение инвентаризации допускается возлагать на нее.
Персональный состав постоянно действующей и рабочей инвентаризационных комиссий имеет право формировать и представлять руководителю предприятия для утверждения главный бухгалтер.
В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации предприятия, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (экономисты, инженеры, техники и др.).
До начала проведения инвентаризации инвентаризационная комиссия получает последние на момент проведения инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты движения материальных ценностей. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документ, приложенные к отчетам, с указанием "до инвентаризации на " (дату)", что служит бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.
Материально ответственные лица дают расписку в том, что к началу инвентаризации приходные и расходные документы сданы в бухгалтерию и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие — списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества. Сведения о фактическом наличии товарно-материальных ценностей записывают в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах. Фактическое наличие материальных ресурсов, готовой продукции при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, обмера, взвешивания.
По материалам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение веса (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов.
Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственного лица.
Инвентаризационные описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок или подчисток. На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны. В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются. Исправление ошибок, допущенных в инвентаризационных описях, производится во всех экземплярах путем зачеркивания неправильных записей и проставления правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.
Описи подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией товарно-материальных ценностей в их присутствии, а также отсутствие к членам комиссии каких-либо претензий и принятие перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.
Если инвентаризация товарно-материальных ценностей проводится в течение нескольких дней, то помещение, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии опечатывается. Во время перерывов в работе инвентаризационной комиссии (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи хранятся в сейфе либо шкафу в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.
Для определения результатов инвентаризации составляются сличительные ведомости. В них отражаются только те ценности, по которым установлены расхождения. Сличительные ведомости могут быть составлены как с использованием средств вычислительной и другой оргтехники, так и вручную.
