КОНТРОЛЬ, УЧЕТ, И АНАЛИЗ В ПРОЦЕССЕ УПРАВЛЕНИЯ
К вопросу 5.3. темы 5.
Контроль и определение направления — синонимы.
Питер Друкер
Когда умный человек видит, почему
он добился успеха, он делает так
снова.
Когда же он видит свои ошибки,
он не повторяет их.
"Книга перемен" ("И Цзинь"),
Китай
Понятие и виды контроля
Контроль - процесс определения, оценки и информации об отклонениях действительных значений от заданных или их совпадении и результатах анализа. Контролировать можно цели, (цель/цель), ход выполнения плана (цель/будет), прогнозы (будет/будет), развитие процесса (будет/есть).
Предметом контроля может быть не только исполнительская деятельность, но и работа менеджера. Контрольная информация используется в процессе регулирования. Таким образом, говорят о целесообразности объединения планирования и контроля в единую систему управления (Controlling): планирование, контроль, отчетность, менеджмент (рис. 1).
Контроль осуществляется лицами, прямо или косвенно зависящими от процесса. Проверка (ревизия) - контроль лицами, независящими от процесса.
Рис. 1. Основные концепции контроля
Контроль можно также классифицировать:
- по принадлежности к предприятию субъекта контроля (внутренний, внешний);
- по основанию для обязанности (добровольный, по уставу, договорной, по закону);
- по объекту контроля (за объектом, за решениями, за результатами);
- по регулярности (регулярный, нерегулярный, специальный).
Процесс контроля и выбор варианта форм контроля
Процесс контроля в общем случае должен пройти следующие стадии:
1. Определение концепции контроля (всеобъемлющая система контроля «Controlling» или частные проверки);
2. Определение цели контроля (решение о целесообразности, правильности, регулярности, эффективности процесса управления);
3. Планирование проверки:
- объекты контроля (потенциалы, методы, результаты, показатели и т.д.);
- проверяемые нормы (этические, правовые, производственные);
- субъекты контроля (внутренние или внешние органы контроля);
- методы контроля;
- объем и средства контроля (полный, сплошной, выборочный, ручные, автоматические, компьютеризированные);
- сроки и продолжительность проверок;
- последовательность, методики и допуски проверок.
4. Определение значений действительных и предписанных;
5. Установление идентичности расхождений (обнаружение, количественная оценка);
6. Выработка решения, определение его веса;
7. Документирование решения;
8. Метапроверка (проверка проверки);
9. Сообщение решения (устное, письменный отчет);
10. Оценка решения (анализ отклонений, локализация причин, установление ответственности, исследование возможностей исправления, меры по устранению недостатков).
Для принятия решения о контроле и организации процессов контроля могут иметь значение ряд критериев: его эффективность, эффект влияния на людей, задачи контроля и его границы (рис. 2).
Рис. 2. Основные составляющие критерия для решения о контроле
Контроль и измерение результатов коммерческой деятельности. Действия руководителя при контроле
Чтобы результаты контроля можно было оценить наиболее эффективно, конечные цели и ключевые результаты должны быть хорошо определены. С точки зрения оценки результатов коммерческой деятельности контроль направлен на оценку стратегических альтернативных вариантов, долгосрочных ключевых результатов, степени их достижения прежде всего в разрезе года. Их оценивают на уровне фирмы, подразделения, работника. Контроль должен быть направлен на результаты как коммерческой, так и вспомогательной деятельности (табл. 1).
Таблица 1
Пример ситуации контроля
| Ключевой результат | Планируемый результат | Полученный результат | Измеритель | Оценка и выводы |
| 1. Коммерческая деятельность: | ||||
| Рентабельность | +2% от нынешнего уровня прибыли на весь капитал | рост 3% | Прибыль на весь капитал | Цель превзойдена, но процент прибыли еще недостаточно высок. |
| Контролируемая доля рынка | 25% внутреннего рынка | 33% внутреннего рынка | Доля в % | Цель превзойдена; доля на внутреннем рынке довольно высока; обратить внимание на экспорт |
| Административные расходы | 10% экономии | 3% экономии | Расходы по бухгалтерской отчетности | Цель не достигнута. Разобраться в причинах и факторах |
Окончание табл. 1
| Ключевой результат | Планируемый результат | Полученный результат | Измеритель | Оценка и выводы |
| 2. Вспомогательная деятельность: | ||||
| Производительность труда | Увеличить на 20% число операций при том же персонале | Рост на 15% при сокращении численности персонала на 3% | Число выполненных операций | Цель почти достигнута. Продолжить выполнение мероприятий |
| Мотивация персонала | Значительно большее желание работать, внутренее стремление к перемещениям | Заметно повышение | Анализ по принципу «мне кажется» | Достигнута уверенная мотивация, закрепить достижения |
| Имидж фирмы | Популяризация имиджа | Значительно оживившееся в печати представление о фирме, подкрепленное информацией | Число ссылок в газетах; анализ по принципу «мне кажется» | Наблюдается активизация. Продолжить мероприятия. Провести исследование представления об имидже фирмы в обществе |
Руководитель на стадии контроля должен анализировать и управленческое поведение. Наилучшим является сочетание напористости и гибкости. Худший вариант – агрессивность и вялость. Таким образом, объекты контроля целесообразно классифицировать в соответствии с рис.1.
Рис. 1. Классификация объектов контроля
