В особую группу в разряде контролируемых организацией PR-материалов следует выделить так называемые внутрикорпоративные виды письменной коммуникации, к которым относятся:
отчет;
информационный листок,
ньюслеттер,
бюллетень;
медиа-план;
медиа-карта;
Пресс-дайджест.
Неконтролируемыми письменными материалами называются те, которые направляются в средства массовой информации для распространения...
К подобным не контролируемым организацией письменным материалам относятся:
письмо в редакцию;
заявление для СМИ;
пресс-релиз;
бэкграундер;
биографическая справка;
статья;
факт-лист;
медиа-ньюс,
Пресс-кит.
Контролируемыми обычно называют письменные послания, тексты, документы, которые доходят до целевой аудитории в том виде, в каком их подготовила служба по связям с общественностью самой организации...
Пресс-дайджест
До широкого использования в организациях высоких технологий пресс-дайджест обычно выглядел как пухлый альбом с вклеенными в него материалами из разных СМИ, причем принцип последовательности расположения материалов мог быть разным. На основании контент-анализа собранных материалов регулярно, еженедельно или ежемесячно, составляется отчет для знакомства с ним руководства и принятия, оперативных мер, если это может потребоваться...
Пресс-дайджест представляет собой подборку или перепечатку статей и заметок из печатных изданий, прямо или косвенно затрагивающих деятельность и имидж организации, а также информацию обо всех случаях упоминания об организации в эфире с указанием даты и времени передачи, а также с изложением ее краткого содержания...
Медиа-план
При планировании PR-кампаний одной из главных забот специалиста по связям с общественностью является выбор наиболее эффективных путей передачи информации целевым аудиториям. Анализ целевой аудитории (демографический и социографический) дает ответы на целый ряд вопросов относительно выбора конкретных средств массовой информации, которые предпочитает данная целевая аудитория.
Для принятия решения о стратегии и тактике достижения целевой аудитории учитывается так называемый «список переменных», основанный на характеристиках целевой аудитории, а также список функциональных характеристик различных СМИ, имеющихся в медиа-карте. Приведем в качестве примера некую схему, показывающую взаимосвязь различных элементов медиа-плана. Основная цель нашей воображаемой PR-кампании, проводимой администрацией города N, — информирование населения о мерах финансовой помощи пенсионерам города из городских средств.
Медиа-задача
Достичь 60% целевой аудитории путем публикации материалов в течение первого месяца кампании.
Медиа-стратегия
Сконцентрировать подготовку материалов для возрастной категории 50-80 лет.
Использовать два телеканала и три региональные газеты
Медиа-тактика
Две 5-минутные передачи с информацией о социальных программах N-ска для каналов ОРТ и РТР. Серия из 9 материалов на половину полосы для газет «Вечерний N-ck», «N-ские новости», «N-ское время».
Медиа-карта
Всем специалистам по связям с общественностью хорошо известно, что одной из основных целевых аудиторий для организации всегда остаются средства массовой информации. Это положение фактически не зависит от характера организации и того, к какому сектору она относится, — к структурам власти, бизнесу или к некоммерческой сфере.
Во всех случаях использование средств массовой информации для более эффективного оповещения целевых аудиторий о деятельности организации считается оптимальным. Конечно, у средств массовой информации появился мощный конкурент, также являющийся быстрым и надежным средством передачи информации, — Интернет, — но пока что, в России, по крайней мере, он еще уступает СМИ в популярности и объеме пользователей.
Для того чтобы работа отделов по связям с общественностью была результативной, надо хорошо знать не только структуру и специфику работы каждого отдельного вида средств массовой коммуникации, но и журналистов, с которыми придется работать. Для этих целей в организации создается специальный документ, называемый медиа-картой, в котором фиксируются все существенные сведения, необходимые для налаживания и поддержания взаимоуважительных, полезных и эффективных отношений.
В медиа-карту включаются все виды СМИ, с которыми работает организация: массовые, отраслевые и узкопрофессиональные газеты и журналы, каналы радио и телевидения, с указанием наиболее интересных для организации программ, тиража и объема целевых аудиторий, графика выхода и выпуска в свет, имен и фамилий главного редактора, редакторов отделов и направлений и т. д.
