Организационные диаграммы и назначения по проекту

Практическая работа №21

Тема: Планирование команды проекта.

Ход работы:

1. Составить план по организации команды проекта.

2. Для команды проекта организовать организационные диаграммы и назначения по проекту.

3. Составить реестр навыков.

4. Составить план по распределению ролей и ответственности.

5. Составить план управления обеспечением проекта персоналом.

6. Оформить отчет по проделанной работе.

Теоретическая часть:

При планировании команды проекта определяются роли, ответственность и подотчетность в проекте, а также создается План управления обеспечением персоналом, который включает в себя определение сроков и способов набора членов команды проекта, критерии их освобождения от участия в проекте, рекомендации по проведению дополнительного обучения. В процессе планирования определяются концепция мотивации, способы разрешения конфликтов, разрабатывается график проведения собраний команды проекта и его участников.

Определение ролей и ответственности в проекте должны производиться с учетом факторов внешней среды предприятия. В таблице 1 приведены примеры возможного влияния организационных, технических, межличностных и политических факторов на процесс планирования команды проекта.

Таблица 1 Влияние факторов внешней среды на планирование команды проекта
Факторы внешней среды	Влияние на определение ролей команды и ответственности
Организационные	Взаимоотношения организаций или отделов, участвующих в проекте, механизмы взаимодействия между ними
Технические	Навыки и специальности, необходимые для выполнения проекта, необходимость обеспечения координации между языками программного обеспечения, наличие специфических сложностей при переходе от одной фазы жизненного цикла к другой
Межличностные	Официальные и неофициальные отношения между потенциальными членами команды проекта, их должностные обязанности. Культурные или языковые различия между членами команды, которые могут оказать влияние на их рабочие взаимоотношения
Политические	Цели и интересы потенциальных членов команды проекта, люди (или группы людей), которые имеют неформальное влияние в областях, представляющих важность для проекта, существование неформальных связей между потенциальными участниками проекта

Активы организационного процесса - это знания о планировании команды проекта, накопленные в результате выполненных ранее проектов: например, организационные диаграммы проекта, описания позиций, методы оценки эффективности работы команды и подход к разрешению конфликтов, матрицы распределения ролей и ответственности, матрицы квалификации для должностей, меры по повышению мотивации членов команды и другое.

Для определения команды проекта существуют требования к ресурсам операции, которые содержатся в плане управления проектом. В процессе планирования команды происходит обновление предварительных требований в отношении требуемых людей и их квалификации.

Организационные диаграммы и назначения по проекту

Иерархические организационные диаграммы являются простым и наглядным инструментом для определения иерархии подотчетности, начиная с нижнего уровня организации до руководителя проекта. Существуют различные форматы документирования распределения ролей и ответственности членов команды проекта, например иерархический, матричный или текстовый. Независимо от формата документирования организационные диаграммы позволяют для каждого пакета работ назначить ответственного за его исполнение, а также обеспечивают понимание своей роли и ответственности каждым членом команды.

На рисунке 1 представлен пример документирования распределения ролей и ответственности членов команды проекта, выполненного в виде организационной структуры. Организационная структура является иерархической организационной схемой существующих подразделений организации (отделов, групп или команд). Под каждым отделом указывается список операций проекта или пакета работ. Таким образом, можно увидеть закрепление ответственности в проекте для данного функционального отдела (например, отдела информационных технологий или отдела закупок) в одном месте рядом с названием отдела.

Рисунок 1 Организационная структура проекта

 

Для представления областей ответственности может быть использована иерархическая структуры работ.

Реестр навыков - инструмент для определения навыков, необходимых членам команды проекта. Реестр навыков - это список категорий и компонентов навыков для определенного класса персонала. Пример реестра навыков для руководителя ИТ-проектов:

Рисунок 2 Пример реестра навыков для руководителя ИТ

Для обеспечения анализа совокупностей навыков компоненты группируются в четыре категории: технические навыки, административные, навыки межличностного общения, стратегические навыки. Для каждого навыка отмечаются рейтинг критичности и рейтинг способностей.

Например, для руководителя проекта, системного архитектора, специалиста по качеству. Критичность навыков для руководителя проекта определяется во многом масштабом проекта и организационной структурой проекта. Как отмечалось в лекции 1, наибольшими полномочиями наделен руководитель проекта в проектных организационных структурах, и, следовательно, к нему должны предъявляться самые высокие требования. Распределение навыков зависит от уровня административной ответственности. Рейтинг критичности смещается от "технических" в сторону "административных", а затем в сторону "межличностного общения" и "стратегических навыков" по мере роста административной ответственности.

При распределении ролей и ответственности, необходимых для выполнения проекта, следует учитывать следующие моменты.

Роль - обозначение части работ проекта, за выполнение которой несет ответственность определенное лицо.

Полномочия - право задействовать ресурсы проекта, принимать решения и утверждать одобрение действий или результатов. Примеры полномочий: выбор способа завершения операции, приемка качества и порядок реагирования на отклонения в проекте.

Ответственность - работа, которую член команды проекта должен выполнить для завершения операций проекта.

Квалификация - навыки и способности, необходимые для выполнения операций проекта. Отсутствие нужной квалификации у членов команды влияет на расписание проекта, качество выполнения работ, ставит под угрозу цели проекта. Для повышения квалификации планируют проведение обучения членов команды.