Технология создания базы данных

Практическая работа №23 «Создание макроса»

Цель: Создание макроса для автоматического запуска главной кнопочной формы

Ход работы:

1. Создать макрос для автоматического запуска главной формы после открытия БД
2. Создать приложения с формами в текстовом редакторе MS Word.

 

Теоретические сведения:

 

Макросом называют набор из одной или более макрокоманд, выполняющих определенные операции, такие как открытие форм или печать отчетов. Макросы могут быть полезны для автоматизации часто выполняемых задач. Например, при нажатии пользователем кнопки можно запустить макрос, который распечатает отчет.

Макрос является удобным средством выполнения простых задач, таких как открытие и закрытие форм, вывод на экран и скрытие панелей инструментов или запуск отчетов. Действия, связывающие различные объекты БД, выполняются легко и просто, поскольку пользователь не должен запоминать правила синтаксиса – все аргументы, требуемые каждой макрокомандой, выводятся в нижней половине окна макроса.

В дополнении к упомянутым простым действиям, макросы необходимо использовать для выполнения следующих задач:

· Определения общих назначенных клавиш

· Выполнение макрокоманды или набора макрокоманд при открытии БД.

Однако определенные действия, которые должны производиться при открытии БД, например, открытие формы, могут быть заданы в диалоговом окне параметры запуска.

Макрос может быть как собственно макросом, состоящим из последовательности макрокоманд.

При наличии большого числа макросов, объединение родственных макросов в группы может упростить управление БД. Для просмотра имен макросов для выбранной группы макросов достаточно в окне макроса в меню Вид выбрать команду Имена макрокоманд, так и группой макросов. В некоторых случаях для решения. Должна ли в запущенном макросе выполняться определенная макрокоманда, может применяться условное выражение. После ввода в ячейку окна макроса имени макрокоманды необходимо указать в бланке в нижней половине окна макроса аргументы макрокоманды. С помощью аргументов вводятся сведения, необходимые для выполнения макрокоманды.

Следующие приемы оказываются полезными при вводе макрокоманд:

• Пользователь имеет возможность ввести значение в ячейку аргумента с клавиатуры, но в большинстве случаев допускается выбор значения аргумента в раскрывающемся списке
• Рекомендуется вводить значения аргументов в порядке расположения аргументов в бланке, поскольку возможные значения конкретного аргумента могут определяться ранее указанными аргументами
• Если макрокоманда была введена путем переноса объекта БД из окна БД, правильный набор значений аргументов задается автоматически
• Если в аргументе макрокоманды требуется указать имя объекта БД, то требуемое значение автоматически вводится при переносе объекта БД с помощью мыши в ячейку макрокоманды
• Допускается задание значений аргументов макрокоманды с помощью выражения с предшествующим знаком равенства (=).

В некоторых случаях требуется выполнить макрокоманду или серию макрокоманд только при выполнении некоторых условий. Например, если в макросе проверяется соответствие данных в форме условиям на значение, то для одних значений может потребоваться вывести одно сообщение, а для других значений другое сообщение. В подобных случаях условия позволяют определить порядок передачи управления между макрокомандами в макросе.

Условие задается с помощью логического выражения. В зависимости от значения логического выражения управление передается разными макрокомандами. Условное выражение вводится в ячейку столбца Условие в окне макроса. Если условие истинно, выполняется макрокоманда, содержащаяся в данной строке. Для того чтобы выполнить набор макрокоманд при истинности условия, следует ввести начиная со следующей строки многоточие (…) в ячейки столбца Условие идущих подряд макрокоманд, принадлежащих к этому набору.

При запуске макроса выполнение макрокоманд начинается с первой строки макроса и продолжается до конца макроса, или, если макрос входит в группу макросов, до начала следующего макроса.

Выполнение макроса может начинаться по команде пользователя, при вызове из другого макроса или процедуры обработки события, а также в ответ на событие в форме, отчете или элементе управления. Например, можно назначить макрос на кнопку в форме, в результате чего макрос будет запускаться при нажатии кнопки. Допускается также создание специальной команды меню или кнопки панели инструментов, запускающей макрос, определение сочетания клавиш, нажатие которых запускает макрос, а также автоматический запуск макроса при открытии БД.

При запуске макроса в группе макросов, выполняется макрокоманда в столбце Макрокоманда, а также все следующие макрокоманды, в которых столбец Имя макроса пуст.

Для запуска макроса из группы макросов следует указать имя группы, а, затем, через точку, имя макроса.

 

Самостоятельная работа:

1. Запустить программу MS Access, открыть БД под названием Модели, затем вкладку Макросы.
2. Создать макрос с одной макрокомандой под именем Форма.

Для этого откройте в окне БД вкладку Макросы и нажмите Создать.

В открывшемся диалоговом окне в ячейке столбца Макрокоманда нажмите кнопку раскрытия списка, открывающую список макрокоманд. Выберите имя макрокоманды Открыть форму.

Введите текст комментария к макрокоманде.

В нижней половине окна, укажите аргументы макрокоманды, а именно:

Имя формы: Клиент1

Режим: Форма

Режим данных: Добавление

Режим окна: Обычное

Далее закройте диалоговое окно и сохраните макрос под именем Форма.

В окне БД выделите макрос Форма и нажмите кнопку Запуск.

3. Создать макрос, состоящий из группы макрокоманд, под названием Группа.

Для создания макроса, состоящего из группы макрокоманд, необходимо из списка макрокоманд в каждой строчке выбирать отдельные команды, а именно:

Первая макрокоманда

Открыть запрос с соответствующими аргументами микрокоманды:

Имя запроса: Клиент + Модель

Режим: Таблица

Режим данных: добавление

Вторая макрокоманда

Открыть таблицу и указать аргументы: