Операции с рабочими листами

Вставка/удаление листа может быть осуществлена с помощью меню Правка + Удалить лист и Вставка + Лист. Можно выполнять эти действия и с помощью мыши, для чего следует щелкнуть ее правой кнопкой на вкладке листа внизу экрана. В появившемся меню есть пункты Удалить и Добавить. Последний вызывает окно Вставка, где во вкладке Общие имеется пиктограмма Лист, двойной щелчок на которой создаст новый лист с очередным номером. При необходимости удалить сразу несколько листов, следует их сначала последовательно выделить, клавишу Ctrl.

Переименование листа. По умолчанию листы в книге получают безликие имена вида Лист1, Лист2, Лист3 и т. д. При наполнении листа конкретными данными, естественно, возникает желание дать ему имя, отражающее его назначение, например имя Зарплата. Самый простой способ переименования листов реализуется мышью для чего следует дважды щелк­нуть на вкладке листа внизу экрана и ввести новое имя непосредственно сю­да. Другой способ – щелчок правой кнопкой для вызова контекстного меню.

Перемещение листа. При первоначальном создании таблиц листы в книге могут располагаться случайным образом. В последствии у вас появится желание расположить их вкладки в удобном порядке. Это легко сделать, как показано ниже (слева исходное состояние, справа ­ новое) просто отбуксировав вкладку любого листа в новое место среди других имеющихся вкладок. Будущее положение перемещаемого листа показывает маленький треугольник под буксируемым листом.

 

 

Копирование листа может быть осуществлено при выполнении цепочки команд: Выделить все+Копиро­вать+Переме­щение в, предварительно созданный, пустой лист+Вставить, но самый простой способ копирования листа внутри данной книги реализуется мышью при нажатой клавише Ctrl. Новый лист получает прежнее имя, но с очередным номером (2, 3 и т.д.). Например, на рисунке копия Листа1 получила имя Лист1(2).

2.1.9. ВВОД И РЕДАКТИРОВАНИЕ данных может производиться как в строке формул, так и непосредственно в текущей клетке, если предварительно нажать клавишу F2 или дважды щелкнуть мышью. В режиме ввода-редакировантия удерживая курсор принимает форму вертикальной черты ” ½ ”. По завершении ввода следует нажать Enter. При этом курсор переходит на строку ниже. В случае, если ввод производится не по строкам, это оказывается неудобным. Тогда для завершения ввода следует пользоваться клавишами со стрелками. Вообще ввод в клетку считается незаконченным, пока редактируемая клетка не покинута любым способом. При этом большинство средств управления Excel остается недоступными.

Если в процессе редактирования данных обнаружилось, что были допущены ошибки, можно отказаться от изменения данных, нажав клавишу Escape (при условии, конечно, что текущая клетка еще не покинута).

Множественный ввод. Имеется способ ввода данных, совмещенный с копированием. В этом случае сначала выделяются все (не обязательно смежные) ячейки, которые должны содержать одинаковую информацию. После ввода данных в одну текущую клетку и нажатия клавиш Ctrl+Enter, ее содержимое будет автоматически повторено во всех ячейках выделенных областей.

Ввод повторяющихся данных. При заполнении таблицы часто возникает ситуация когда нужно вносить уже введенные ранее данные. Это легко осуществить, нажав клавиши Alt+¯. При этом под курсором возникает список из всех ранее введенных данных, где можно выбрать нужное значение щелчком мыши. Сказанное относится только ко вводу по вертикали и только к текстовым значениям

Наряду с перечисленными средствами копирования/перемещения данных, в панели инструментов имеются соответствующие пиктограммы:

 

	кнопка Вырезать. Удаление данных из таблицы с сохранением их в буфере обмена.
	кнопка Копировать. Копирование данных из таблицы в буфер обмена.
	кнопка Вставить. Извлечение данных из буфера в таблицу.

Использование пиктограмм особенно удобно в случае необходимости перемещения/копирования данных на значительные расстояния или на другой лист (другую книгу). В любом случае нужный блок сначала выделяется, а затем берется в буфер (с изъятием или без) из таблицы. Затем находится нужное место, где и извлекается его содержимое. Осуществляется это в следующей последовательности:

· Выделяется блок-оригинал.

· Нажимается одна из кнопок-пиктограмм копирования в буфер (с удалением или без в зависимости от того, перемещаются или копируются данные).

· Курсор устанавливается в левый верхний угол новой области размещения данных.

· Нажимается кнопка-пиктограмма Вставить.

Аналогичным образом можно скопировать целый рабочий лист. Его выделение осуществляется с помощью кнопки Выделить все.

Копирование/перемещение может быть соединено с преобразованием данных, если для этого воспользоваться не пиктограммой Вставить, а меню Правка+Специальная вставка или контекстным меню (пункт Специальная вставка). Они вызовут окно, изображенное на рис. 2.1-12.

Здесь в разделе Вставить можно указать, что именно будет вставлено: все, только формулы, только значения (формулы отображаются своими результатами), только форматы и т.д.

ФИО	дней	зарплата		ФИО	Петр	Иван	Олег
Петр				дней
Иван				зарплата
Олег				Рис. 2.1-13

В разделе Операция можно установить, какой результат будет получен в месте вставки. Данные, содержащиеся в буфере, могут быть подсуммированы к данным, уже имеющимся на листе (сложить). Могут быть выполнены и другие арифметические операции. Если установлен флаг пропустить пустые ячейки, копируемые клетки, не содержащие данных, не будут участвовать в операции.

Здесь легко осуществить очень трудоемкое действие – транспонировать таблицу (поменять местами строки и столбцы), как показано на рис. 2.1-13 (слева исходная таблица, справа – транспонированная).

Кнопка Вставить связь используется для копирования в текущий лист ссылок из других листов и книг. Пусть мы хотим отобразить в некоторой книге данные, содержащиеся в клетке B4 Листа1 из Книги1. Для этого следует взять эту клетку в буфер обмена, перейти в нужную книгу и нужную позицию и, воспользовавшись окном Специальная вставка, нажать кнопку Вставить связь. Мы обнаружим, что в активной клетке появилось выражение =[Книга1]Лист1!$B$4. Теперь в этой ячейке будет отображаться соответствующее значение.

«««

В случае, если после преобразований данных вы обнаружили, что сделали это неправильно, следует немедленно применить средства отката, нажав на клавиши Ctrl+Z, или воспользоваться кнопками отката:

	кнопка Отменить. Возврат к старому виду данных после их изменения (возможен откат на глубину до 16-и шагов).
	кнопка Вернуть. Отмена отката. Используется, если все-таки вы хотите сохранить отмененные изменения (откат отката).

Каждое нажатие на эти кнопки позволяют осуществлять откат (отмену отката) одного действия. Если вы хотите выполнить отмену сразу нескольких действий, следует нажать соседнюю кнопку 6, которая откроет перечень, сделанных ранее отмен (до 16-и). Здесь можно указать именно то действие, по которое включительно должны быть сделаны отмены. Откат доступен и через меню Правка.

Виды адресации

Чаще всего в формулах используется описанная выше относительная адресация данных, однако в некоторых случаях применяется так называемая абсолютная адресация. Оба способа указывают на одни и те же объекты. Их особенности проявляются при копировании данных.

ОТНОСИТЕЛЬНАЯ АДРЕСАЦИЯ. Пусть в некоторой ячейке записана, использующая относительную адресацию, формула вида =B4. Если выполнить ее копирование в разные стороны, мы обнаружим (рис. 2.2-1), что копии отличаются от оригинала. При копировании по горизонтали изменяется номер строки, при копировании по вертикали – номер столбца, при копировании по диагонали изменяется и то и другое. Так при копировании в направлении стрелки =B4 изменилось на =Е6. В данном случае адрес столбца (B) получил приращение в три единицы и превратился в E, а адрес строки (4) – в две и превратился в 6. Таким образом, новые адреса – это =(B+3)(4+2)=E6. Обычно такая трансформация вполне отвечает желанию пользователя при копировании данных. Ему не приходится вручную изменять формулы для применения их в новом месте (в другой строке/столбце). Но так бывает не всегда.

АБСОЛЮТНАЯ АДРЕСАЦИЯ. Чтобы предотвратить автоматическое изменение адресов, перед “замораживаемой” координатой следует поставить знак $ и превратить ее абсолютную ссылку. Так, формула вида =$A$1 не будет изменена ни при каком копировании ее в таблице. Знак $ может быть установлен и только перед одной координатой, например, перед номером строки (A$1 – зафиксирован номер строки 1) или столбца ($A1 – зафиксирован номер столбца А). Можно вводить символ $ непосредственно, а можно (в режиме ввода/редак­тирования) с помощью клавиши F4 для текущей ссылки. Последовательное нажатие этой клавиши влечет поочередный ввод знака $ перед элементами адреса. Так, для адреса A1 получим цепочку преобразований A1 ð $A$1 ð A$1 ð $A1 ð A1. Т.е. для получения желаемого вида ссылки следует последовательно нажимать F4.

На рис. 2.2-2 изображен пример копирования формул, содержащих относительную (ячейка В2) и абсолютную (С2) ссылки на клетку А1 (слева в виде формул, справа в виде результатов). Видим, что копии формул в В3 и В4 ссылаются не на А1, а на А2 и А3. Копии формул, а следовательно и результаты, в С3 и С4 остались без изменений.

	A	B	C			A	B	C
		=A1	=A$1
		=A2	=A$1
		=A3	=A$1

Рис. 2.2-2. Копирование относительных и абсолютных ссылок

Рис. 2.2-1

2.3. Типы данных

ЧИСЛОВЫЕ ДАННЫЕ – это данные, которые состоят из цифр и, возможно, некоторых специальных символов: + - Е е () % /. Вводимые числа хранятся с той точностью, с которой они были введены. Вычисляемые результаты имеют до пятнадцати разрядов, но могут быть представлены пользователем с любой желаемой точностью в этих пределах.

ТЕКСТОВЫМИ ДАННЫМИ система считает данные, которые не распознаются как данные другого типа. В одной клетке возможен ввод до 32000 знаков. Текстовыми данными могут быть и числа, если при вводе им предшествует апостроф, например '1223. Такие данные, конечно, не могут участвовать в арифметических операциях.

Если текстовые данные не умещаются в ячейке, они продолжаются в следующих ячейках справа при условии, что они свободны. Если они заняты, будет виден только умещающийся в клетке фрагмент. Текст может автоматически переноситься на следующую строку внутри клетки, если в меню Формат+Ячейка выбрана вкладка Выравнивание, а в ней установлен флаг Переносить по словам. Перенос будет осуществляться целыми словами. Если это невозможно, текст будет разбиваться на строки случайным образом. Существует метод и принудительного разбиения строки в любом месте текста, а не только в конце слова, – это нажатие в нужном месте клавиш Alt+Enter. Такое действие создает новую строку.

ДАТА И ВРЕМЯ. Строго говоря, тип Дата в Excel не существует. Для представления дат используются обычные числа, но отображенные в формате дат. При этом целая часть числа соответствуют дням, месяцам, годам, а дробная – часам, минутам и секундам: