Внешние условия и критерии

1. Наличие (или оценка статистики итогов) отраслей произ­водства в регионе для комплектования разделов выставки (про­мышленности, транспорта, сельского и коммунального хозяйст­ва, секторов бытового обслуживания, культуры, здравоохране­ния, спорта и отдыха) +; — (число, %,...).

2. Наличие (или оценка потенциала) торговых и деловых предложений по тематике выставки у предприятий региона +; — (число, %,...).

3. Наличие (или оценка уровня остроты) потребностей в прогрессивных технологиях, продукции производственно-технического назначения, проектах и инвестициях у предпри­ятий региона для их развития (а для ярмарок — потребностей в новых товарах для населения, услугах здравоохранения, в спортивном оснащении, организации досуга и отдыха) +; — (число, %,...).

4. Наличие (или оценка возможностей) организаций выста­вочного сервиса в регионе, услугами которых можно воспользо­ваться) +; — (число, %,...).

5. Наличие (или оценка возможности) поддержки выставки местными органами властями, ассоциациями и союзами, фи­нансовыми кругами.

 

Внутренние ресурсы устроителя выставки:

1. Наличие не менее двух-трех конкретных предложений по тематике выставок, удовлетворяющих внешним условиям +; — (число, %,...).

2. Наличие ниш (или оценка дефицита) в тематике выста­вок, проводимых в регионе другими выставочными организа­циями +; — (число, %,...).

3. Наличие (или оценка достаточности) собственной матери­ально-технической базы для проектирования и размещения вы­ставки +; — (число, %,...).

4. Наличие (или оценка возможности) назначения приемле­мых сроков проведения выставки на имеющихся выставочных площадях +; — (число, %,...).

5. Наличие (или оценка уровня) уверенности в работоспо­собности коллектива привлекаемых менеджеров и специалистов +; — (число, %,...).

Плюсовых значений критериев для принятия положительного решения должно быть больше пяти. Чем их больше, тем выше га­рантия правильности принимаемого положительного решения. И, наоборот, при половине и более отрицательных значений критериев риск будет увеличиваться, и правильным будет отказаться от прове­дения выставки. Решение о проведении выставки желательно за­фиксировать в Протоколе заседания экспертов.

Выбор тематики новой ярмарки ведется аналогично. Нюанс только в том, что вопрос об официальном порядке учреждения яр­марок в России до сих пор остается дискуссионным из-за спорно­сти вопроса о необходимости их регистрации. Учредить новую го­родскую или региональную ярмарку сегодня может практически любая организация. Но ее учреждение должно быть признано мест­ной ТПП, администрацией города или МСВЯ. Международные яр­марки учреждают крупные выставочные центры, а регистрирует и принимает в свои члены Международная Ассоциация выставочной индустрии (UFI) по рекомендации национальных выставочных ас­социаций и союзов при соблюдении определенных требований. Од­но из них — выставка может быть зарегистрирована как междуна­родная ярмарка, если она проводилась уже не менее трех раз и до­кументально подтверждено, что ее основные характеристики соот­ветствуют международным требованиям. Второе требование — чис­ло иностранных экспонентов на последней прошедшей выставке должно быть не менее 10% от общего количества участников. В России рекомендации для регистрации международной ярмарки могут предоставить МСВЯ или Торгово-промышленная палата РФ. Сегодня в UFI уже зарегистрировано более 30 российских между­народных ярмарок таких организаций, как ЗАО «Экспоцентр», ГАО «ВВЦ», ВАО «Ленэкспо», ВАО «Нижегородская ярмарка», АО «Сибирская ярмарка» и др. И несколько ярмарок уже проходят процесс регистрации.

 

 

8.3. Приказ о подготовке и проведении

выставки.

Создание оргкомитета, рабочих групп и дирекции выставки

 

После того, как предварительно изучена ситуация, обсуждено и принято решение о проведении выставки, организация присту­пает к разработке и реализации выставочного проекта. Работа на­чинается с разработки концепции выставки и оформления первого приказа по подготовке выставки. Потом, по мере необходимости, будут издаваться и другие приказы, но для того, чтобы их было меньше, чтобы из-за подготовки очередных приказов не прерыва­лись рабочие процессы, очень важно тщательно и качественно проработать основополагающий документ. В нем надо предусмот­реть все необходимые поручения, важнейшие сроки завершения работ, правоотношения, ответственность и контроль исполнения. Только на основе четких распорядительных документов возможно четкое планирование и организация работ. Приказы относятся к организационно-распорядительной документации. Поэтому долж­ны быть установлены достаточно четкие требования по их струк­туре и оформлению.

Первыми пунктами приказа устанавливаются срок, цели и за­дачи проведения выставки. Затем следуют пункты по организа­ции первоочередных работ, распределению поручений и назна­чению ответственных исполнителей. Важнейшие из них: созда­ние организационного комитета, разрабатывающего идеологию выставки, рабочей группы при нем и дирекции выставки для ру­ководства текущими работами. Их первейшая задача — разработ­ка тематической идеологии выставки с определением основных разделов выставки, важнейших направлений работ и технико-экономическим обоснованием проекта. Такой документ получил распространение в последние годы и все чаще называется «Кон­цепцией выставки».

Создание оргкомитета, рабочих группы и дирекции выставки. Для выработки тематической идеологии выставки и обеспечения коор­динации работ по ее подготовке и проведению приказом или рас­поряжением устроителя выставки создается организационный ко­митет (в дальнейшем — оргкомитет). В его состав приглашаются представители министерств, администрации (города, области и

т.д.); отраслевых ассоциации и союзов, общественных организаций, средств массовой информации, проявивших интерес к данной вы­ставке, а сами эти ведомства и учреждения включаются в перечень соорганизаторов выставки. Важнейшие выставки и ярмарки в Рос­сии иногда патронирует Правительство РФ и даже Президент.

Помощь администрации, министерств и правительства при про­ведении выставок неоценима, если она оказывается с энтузиазмом и заинтересованностью. Присутствие их представителей в организа­ционных комитетах чрезвычайно желательно. Их организационные возможности, интеллектуальный и материальный потенциал помо­гают провести выставку на высоком техническом и качественном уровне. К работе оргкомитета привлекаются руководители крупных предприятий, объединений, научных обществ и общественных ор­ганизаций, а по отдельным выставкам — даже представители поли­тических движений и партий. Состав оргкомитета определяется в зависимости от масштабов и значимости будущей выставки. Если выставка межотраслевая, оргкомитет создается из представителей заинтересованных министерств и ведомств, а председательство в нем берет на себя один из министров или первых его заместителей. На местных и региональных выставках и ярмарках обычно предсе­дательствуют в оргкомитете руководители администраций или их заместители.

Практика организации оргкомитетов самая разнообразная. Пока многое зависит от связей, пробивной способности и удачли­вости устроителей выставки. Функции оргкомитетов выставок различных уровней хотя и различны по масштабам, но, по сути, имеют много общего. Оргкомитет выставки (ярмарки) уточняет тематическую направленность выставки, сроки ее подготовки и открытия; утверждает основные разделы, тематические планы, пе­речни экспонатов, заслуживающих особого внимания, проекты художественного оформления, комплексный план работ по подго­товке выставки и сопутствующих мероприятий в период ее рабо­ты. В комплексе это и есть «Концепция выставки». Оргкомитет на одном из заседаний утверждает ее и принимает как руководство к действию для всех исполнителей на соответствующих направлени­ях. Он осуществляет контроль за своевременным окончанием всех работ и оказывает помощь в решении сложных вопросов, утвер­ждает процедуру открытия выставки, рассматривает вопросы, свя­занные с приглашением почетных гостей, предварительные итоги выставки и отчет о ее проведении. Хотя в главном функции орг­комитетов сходны, на практике они могут различаться в зависи­мости от условий и специфики проводимой выставки. Различия могут быть в официальном оформлении его образования, в опре­делении состава, организации документационного обеспечения, периодичности заседаний, в круге рассматриваемых вопросов, во взаимоотношениях с государственными органами. На крупных выставках, имеющих важное значение для развития науки и про­мышленности, оргкомитет может создать научно-технический центр. НТЦ создается из крупных ученых и известных специали­стов промышленности для изучения и экспертизы выставленной экспонатуры, отбора прогрессивной техники, оборудования и тех­нологий для более тщательного их изучения или подготовки за­ключений и предложений по закупке их российскими предпри­ятиями и учреждениями.

Оргкомитет является представительным органом. Он собира­ется периодически и обсуждает или решает вопросы, подготов­ленные его исполнительными органами — ответственным секре­тарем оргкомитета или рабочей группой. Одной из первых задач оргкомитета является обсуждение и утверждение концепции вы­ставки. В задачи рабочей группы входит: подготовка заседаний оргкомитета, и в том числе, подготовка документов к рассмотре­нию на его заседаниях, обеспечение контроля исполнения его решений, осуществление связи с отечественными и зарубежными организациями. В отельных случаях вместо рабочей группы орг­комитетом назначается ответственный секретарь. Некоторые специфические вопросы на заседание оргкомитета может выне­сти дирекция выставки, являющаяся исполнительным органом организации-устроителя.

Для организации текущей и оперативной работы по подго­товке и проведению выставки (или ярмарки) устроитель создает специальный орган управления — дирекцию. Дирекция назнача­ется приказом по предприятию для реализации целей и задач выставки и является его исполнительным органом. Естественно, успех выставки, ее коммерческий, социальный и технический результат во многом будут зависеть от профессиональной компе­тентности руководства дирекции и ее сотрудников. Дирекция разрабатывает проект концепции выставки и другие документы, планирует работу, заблаговременно устанавливает контакты со всеми организациями и службами, принимающими участие в вы­ставке; способствует налаживанию контактов заинтересованных в выставке лиц и учреждений; осуществляет оперативный кон­троль хода выполнения работ. Дирекция непосредственно работает с проектировщиками-дизайнерами, строителями-монтажниками и ху­дожниками-оформителями; активно способствует налаживанию взаимодействия всех участников большой и сложной работы; обес­печивает слаженность работы всего коллектива в целом. На нее же возлагаются обязанности по администрированию на террито­рии выставки и по реализации всех намеченных совместно с оргкомитетом мероприятий во время ее проведения. В зависимо­сти от статуса выставки состав дирекции может быть разным по численности и должностному распределению обязанностей. У директора и сотрудников дирекций могут быть эксклюзивные, сдвоенные или строенные функции, больше или меньше полно­мочия. Для рассмотрения в качестве примера можно взять ди­рекцию, типичную для международной выставки в составе: ди­ректор, первый заместитель директора, заместитель директора по административным вопросам, главный художник, методист, спе­циалист по транспорту, бухгалтер, заведующий хозяйством, старший переводчик, офис-секретарь.

Директор выставки, как правило, многоопытный и разносто­ронний работник. Это не просто администратор-хозяйственник, но еще и опытный организатор рекламы, коммерсант, художник-дизайнер, воспитатель и идеолог одновременно. Он осуществляет руководство деятельностью не только дирекции, но и всего персо­нала выставки на всех этапах работы; обеспечивает нормальные условия его работы и проживания в местах проведения выставки. Он отвечает за ведение всей финансовой и хозяйственной деятель­ности по выставке и является распорядителем кредитов. Он заклю­чает контракты и соглашения с фирмами-подрядчиками. Именно директор обязан обеспечить четкое знание каждым сотрудником своих обязанностей и систематическую работу по повышению их культурной и профессиональной подготовки.

Заместители директора являются его ближайшими помощни­ками в решении различных вопросов в соответствии с распределе­нием обязанностей. Например, первый заместитель директора ор­ганизует работу по проектированию, монтажу и обслуживанию экс­позиций. В отсутствие директора исполняет его прямые обязанно­сти. Кадровые и административные вопросы поручается решать другому заместителю директора.

Главный художник разрабатывает проект оформления экспози­ций, осуществляет авторский надзор за проектом и изготовлением элементов художественного оформления. Совместно с директором главный художник принимает участие в переговорах с руководством фирм и организаций по вопросам заключения договоров и контрак­тов, касающихся проектирования, монтажа и оформления экспози­ций и отдельных стендов. Он непосредственно руководит коллективом дизайнеров и художников, контролирует качество работы бри­гад монтажников и оформителей.

Методист участвует в разработке концепции выставки, руково­дит разработкой тематического плана, контролирует соответствие монтажа и оформления экспозиций проекту, инструктирует перево­дчиков, помогает гидам сопровождения почетных гостей приспосо­бить к условиям выставки тексты их рассказов, принимает участие в приеме делегаций и почетных гостей, изучает опыт иностранных экспонентов, разрабатывает предложения по лучшему проведению последующих выставок.

Специалист по транспорту организует транспортно-экспедиторские и погрузо-разгрузочные работы, завоз и вывоз грузов из аэропортов и таможни, организует выполнение таможенных формальностей, рассчитывает стоимость транспортно-экспедиторских работ для включения в смету расходов, сдает необхо­димые документы в планово-финансовый отдел, контролирует выполнение обязательств транспортно-экспедиторскими фирма­ми, обеспечивает (в случае необходимости) транспортными сред­ствами экспонентов.

Заведующий хозяйством осуществляет хранение и выдачу мате­риалов, спецодежды, представительских продуктов и сувениров, обеспечивает персонал всем необходимым, ведет учет приобретени­ям и расходам. По поручению руководства организует протоколь­ные мероприятия. Он отвечает за правильное оформление докумен­тов, связанных с приобретением, хранением и расходованием мате­риалов и представительских продуктов.

Бухгалтер участвует в разработке сметы расходов по выставке; а если выставка проводится за границей, проводит необходимую работу по открытию счетов дирекции в иностранном банке. Кроме того, он контролирует правильность расходования сметных ассиг­нований; визирует финансовые документы дирекции, обеспечива­ет вторую подпись на платежных поручениях и требованиях. Он проводит все платежные операции и оформляет на них расчетно-денежные материалы, контролирует ведение расчетов по заклю­ченным контрактам и соглашениям, по распоряжению дирекции выдает деньги сотрудникам, производит разные выплаты, подго­тавливает отчет о хозяйственно-финансовой деятельности дирек­ции выставки.

Старший переводчик руководит работой переводчиков, обеспе­чивает перевод отзывов посетителей и других материалов по указа­нию директора и его заместителей, в случае необходимости оказывает персоналу выставки методическую помощь и консультации по вопросам перевода. При приеме почетных гостей и ответственных делегаций сам выступает в качестве гида-переводчика.

Офис-секретарь (секретарь-делопроизводитель, секретарь-референт) ведет корреспонденцию и делопроизводство дирекции выставки, печатает все необходимые документы дирекции. В пери­од подготовки выездной выставки он заказывает, комплектует и контролирует отгрузку на выставку канцелярских принадлежностей, материалов, посуды, инструментов и приборов, печатающих уст­ройств, т.е. всего имущества, необходимого для офиса дирекции. При демонтаже и ликвидации выставки секретарь обязана принять меры для сбора, упаковки и оформления к отправке имущества ди­рекции, за исключением того, что не подлежит возврату.

Начальник раздела. Если на международной выставке отечест­венная экспозиция представлена несколькими разделами, помимо перечисленных должностей в состав дирекции выставки могут быть включены начальники разделов. Они назначаются из числа работ­ников организатора выставки или из специалистов ведомств и предприятий, представленных на выставке. Если раздел выставки является единой экспозицией одного ведомства, то оно само назна­чает начальника раздела. Дирекция выставки только решает вопрос: включать или не включать его в свой состав. На него возлагается ответственность за подготовку и работу соответствующего раздела. Он помогает дирекции в профессиональной подготовке персонала своего раздела, конкретизирует задачи дирекции, распределяет по­ручения и доводит их до исполнителей, контролирует работу, несет материальную ответственность за имущество раздела и администра­тивную ответственность — за дисциплину и порядок на закреплен­ном участке. Для стендистов начальник раздела является непосред­ственным координатором их работы при посещении делегаций, главным консультантом, советчиком и наставником. По всем воз­никающим организационным вопросам стендисты в первую оче­редь обращаются к начальнику раздела. В период работы выставки в сфере внимания дирекции находятся пресс-центр, коммерческий центр, юристы, переводчики, технический персонал и служба безо­пасности. Переводчиков дирекция обычно нанимает. Поэтому сле­дует обратить особое внимание на их подготовку к работе на вы­ставке. Чаще всего, они работают с группой приема почетных гос­тей или на встречах и переговорах дирекции. Дирекция может пре­доставить услуги переводчиков экспонентам для работы на стенде или при организации их переговоров. Поэтому качество работы и возможности переводчиков специально проверяются дирекцией. На выставке могут работать в различных экспертных комиссиях пред­ставители министерств, ведомств и органов власти, и дирекция обя­зана оказывать им всяческое содействие в этой работе.

Структура, штатное расписание и финансовый план дирекции выставки являются базовыми организационными документами, определяющими состав служб, лимиты численности, фонд зарпла­ты, лимиты затрат и планируемые доходы от проведения выста­вочного мероприятия.

Структура дирекции — это документ, утверждаемый руково­дством и определяющий состав служб дирекции выставки, их взаи­мосвязи с дирекцией и между собой. Структура дирекции может быть представлена перечнем служб или оформлена графическими блоками с названиями подразделений, связанными между собой линиями по подчиненности.

 

Образец 8.1

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

____________________

«____»_________2002г.

 

СТРУКТУРА ДИРЕКЦИИ ВЫСТАВКИ «ОТЕЛЬ-2002»

 

 

 

Директор выставки «Отель-2002»

 

Штатное расписание — документ, утверждаемый руководством и устанавливающий численность дирекции по отдельным специа­листам и по дирекции в целом, а также определяющий лимиты по оплате труда и годовой фонд зарплаты.

 

Образец 8.2

 

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

фирмы «Сервис Экспо»

«___»__________2002 г.

 

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ ДИРЕКЦИИ ВЫСТАВКИ «ОТЕЛЬ-2002»

 

№ п/п	Должность	Кол-во чел.	Месячный оклад (руб.)	Годовой оклад (руб.)	Годовой фонд з/п (руб.)	Примеча­ния
1.	Директор выставки		8.000	96.000	96.000
2.	Первый зам. дирек­тора.		7.000	84.000	84.000
3.	Заместитель дирек­тора		6.000	72.000	72.000
4.	Главный художник		6.000	72.000	72.000
5.	Старший методист		5.000	60.000	60.000
6.	Заведующий хоз. частью		4.000	48.000	48.000
	Спец. по транспорту		4.000	48.000	48.000
8.	Старший переводчик		5.000	60.000	60.000
9.	Переводчик		4.000	48.000	192.000
10.	Охранник		4.000	48.000	240.000
11.	Разнорабочий		3.500	42.000	210.000
12.	Офис-секретарь		3.500	42.000	42.000
13.	Гардеробщик		2.000	24.000	48.000
14.	Уборщицы		2.000	24.000	96.000
15.	Бухгалтер		5.000	60.000	60.000
	Всего:	30 чел.			1.428.000

 

Плановая штатная численность дирекции выставки — 30 чел.

Годовой фонд оплаты труда дирекции выставки — 1 428 000 руб.

Директор выставки «Отель-2002»_____________

 

8.4. Финансовый план и бюджет выставки. Разработка сметы затрат

 

Финансовый план выставки — это стратегический план хозяйствен­но-коммерческой работы, с помощью которого по затратам и себестои­мости работ проектируют ожидаемую рентабельность мероприятия и направления деятельности, по которым будет формироваться прибыль.

 

 

Образец 8.3

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

«» 2002 г.

 

ФИНАНСОВЫЙ ПЛАН ВЫСТАВКИ «ОТЕЛЬ-2002»

 

№ п/п	Наименование услуг и работ	Поступления в доход от реализации работ и услуг по выставке	Планов, себе­стои­мость (руб.)	Планов, прибыль (руб.)
Ст-ть 1 кв. м (руб.)	Кол-во (кв. м)	Сумма (руб.)
1.	Сдача в аренду площади, в том числе с коэффициентом:	Средняя 100		215 000	110 000	105 000
1.1.	0,8			48 000
1.2.	0,9			45 000
1.3.	1,0			40 000
1.4.	1,1			33 000
1.5.	1,2			24 000
1.6.	1,3			14 950
1.7.	1,4			10 500
2.	Сдача в аренду типового стенда размером:	Средняя 200		432 000	237 000	195 000
2.1.	2 х 2 кв. м = 4 х 60 ед. = 240			55 200
2.2.	2 х 4 кв. м = 8 х 50 ед. = 400			88 000
2.3.	4 х 4 кв. м = 16 х 10 ед. = 160			35 200
2.4.	4 х 6 кв.м = 24 х 10 ед. = 240			52 800
2.5.	4 х 8 кв. м = 32 х 5 ед. = 160			33 600
2.6	6 х 8 кв. м = 48 х 5 ед. = 240			50 400
2.7.	6 х 12 кв. м = 72 х 5 ед. = 360			75 600
2.8.	6 х 18 кв. м= 108 х 2ед.= 216			43 200
3.	Проектирование и строительство стендов	Средняя 300		207 000	102 000	105 000
3.1.	Фирма «Туборг» — 100 кв. м			28 000
3.2.	Фирма «Майский чай» — 80 кв. м			23 200
3.3.	«Президент-Отель» — 48 кв. м			14 400
4.	Валютная выручка:			$	$	$
	Всего			854 000	449 000	405 000

 

Плановая прибыль — 405 000 руб.

Налоги, платежи и перечисления в бюджет — 65% или 263 250 руб (405 000

х 0,65 =263 250 руб)

Прибыль, очищенная от налогов и платежей — 113 400 руб (405 000 -

263 250= 131 750 руб)

 

Директор выставки «Отель-2002»

Главный бухгалтер____________

 

Разработка сметы затрат и калькуляция работ. Сметы затрат по выставкам могут иметь самый разный состав статей и их комби­нации, но графы таблицы сметы постоянны. Каждая смета должна иметь гриф утверждения и подпись разработчика.

 

Образец 8.4

СМЕТА ЗАТРАТ ПО ВЫСТАВКЕ «ОТЕЛЬ-2002»

 

№ п/п	Наименование статей затрат	Един, изм	Цена	К-во	Сумма
1. ЭТАП ПОДГОТОВКИ ВЫСТАВКИ ЗАРПЛАТА
	Основная зарплата персонала	чел.	руб./у.е	чел.	руб./у.е
	Зарплата аппарата управления	чел.	руб./у.е	чел.	руб./у.е
	Гонорары творческим работникам	чел.	руб./у.е	чел.	руб./у.е
	Оплата договоров подряда	чел.	руб./у.е	чел.	руб./у.е
	Общие расходы на зарплату	чел.	руб./у.е	чел.	руб./у.е
	НАКЛАДНЫЕ РАСХОДЫ
	% от основной зарплаты	%	руб/у.е	25%	руб/у.е
	ОБОРУДОВАНИЕ, МАТЕРИАЛЫ И ПОЛУФАБРИКАТЫ
	Конструкции «Октанорм»	комплект	руб./у.е	к-т	руб./у.е
	Конструкции «Комби»	комплект	руб./у.е	к-т	руб./у.е
	Ковровые покрытия	кв. м	руб./у.е	кв. м	руб./у.е
	Оргстекло	кв. м	руб./у.е	кв. м	руб./у.е
	Стекло	кв. м	руб./у.е	кв. м	руб./у.е
	Столы пластиковые сборные	шт.	руб./у.е	шт.	руб./у.е
	Стулья пластиковые	шт.	руб./у.е	шт.	руб./у.е
	Общие затраты на оборудование		руб./ у.е		руб./у.е
	ИНСТРУМЕНТ И ОСНАСТКА
	Слесарный инструмент	комплект	руб./у.е	к-т	руб./у.е
	Столярный инструмент	комплект	руб./у.е	к-т	руб./у.е
	Электромонтажный инструмент	комплект	руб./у.е	к-т	руб./у.е
	Общие затраты на инструмент		руб./у.е		руб./у.е
	РЕКЛАМА ВЫСТАВКИ
	Газеты, радио, телевидение		руб./у.е	к-т	руб./у.е
	Пригласительные билеты		руб./у.е	к-т	руб./у.е
	Прямая почтовая рассылка		руб./у.е	к-т	руб./у.е
	Городские щиты и доски объявлений		руб./у.е	к-т	руб./у.е
	Общие затраты на рекламу		руб./у.е		руб./у.е
2. ЭТАП ПРОВЕДЕНИЯ ВЫСТАВКИ
	ЗАРПЛАТА
	Основная зарплата персонала	чел.	руб./у.е	чел.	руб./у.е
	Зарплата аппарата управления	чел.	руб./у.е	чел.	руб./у.е
	Гонорары творческим работникам	чел.	руб./у.е	чел.	руб./у.е
	Оплата договоров подряда	чел.	руб./у.е	чел.	руб./у.е
	Общие расходы на зарплату	чел.	руб./у.е	чел.	руб./у.е
	НАКЛАДНЫЕ РАСХОДЫ
	% от основной зарплаты	%	руб./у.е	125%	руб./у.е

 

Продолжение образца 8.4

МАТЕРИАЛЫ И МАЛОЦЕНКА

Канцелярские принадлежности

комплект

руб./у.е

к-т

руб./у.е

Бумага для машинописи и запи­сей

кг

руб./у.е

кг

руб./у.е

Флажки настольные и вымпелы

шт.

руб./у.е

шт.

руб./у.е

Общие затраты на малоценку

руб./у.е

руб./у.е

РЕКЛАМА

Газеты и журналы

руб./у.е

руб./у.е

Радио и телевидение

руб./у.е.

руб./у.е

Сувениры

руб./у.е

руб./у.е

Общие затраты на рекламу

руб./у.е

руб./у.е

ПРОВЕДЕНИЕ СОПУТСТВУЮЩИХ МЕРОПРИЯТИЙ

Пресс-конференция

руб./у.е

чел.

руб./у.е

Презентации

руб./у.е

чел:

Руб./у.е

Деловые встречи

руб./у.е

чел.

руб./у.е

Семинары

руб./у.е

чел.

руб./у.е

Конкурсы, дипломы и награды

руб./у.е

чел.

руб./у.е

Общие затраты на мероприятия

руб./у.е

руб./уе

ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИЕ РАСХОДЫ

Прием делегаций и экскурсий

руб./у.е

руб./у.е

Фуршет для прессы и обществен­ности

руб./у.е

руб./у.е

Протокол и переговоры

Руб./у.е

руб./у.е

Общие представительские расхо­ды

руб./у.е

руб./у.е

3. ЗАКРЫТИЕ И ДЕМОНТАЖ ВЫСТАВКИ ЗАРПЛАТА

Основная зарплата персонала

чел.

руб./у.е

чел.

руб./у.е

Зарплата аппарата управления

чел.

руб./у.е

чел.

руб./у.е

Оплата договоров подряда

чел.

руб./у.е

чел.

руб./у.е

Общие расходы на зарплату

чел.

руб./у.е

чел.

руб./у.е

НАКЛАДНЫЕ РАСХОДЫ

% от основной зарплаты

%

руб./у.е

25%

руб./у.е

МАТЕРИАЛЫ

Тара и упаковка

комплект

руб./у.е

к-т

руб./у.е

Бумага оберточная «крафт»

кг

руб./у.е

кг

руб./у.е

Лента окантовочная

кг

руб./у.е

кг

руб./у.е

Общие затраты на материалы

Руб./у.е

руб./у.е

ОБЩИЕ ЗАТРАТЫ НА ВЫСТАВКУ

руб./у.е

491.000

 

Начальник планово-финансового отдела _______________________

 

• Утверждение финансового плана и бюджета выставочного меро­приятия. Планирование доходов от проведения выставки — это разработка финансового плана. Прежде всего, это оценка ситуации и определение всех возможных источников денежных поступлений (финансовой выручки) от проведения выставки, сопутствующих мероприятий, выполняемых работ и услуг. Планирование финансо­вой выручки — это утверждение статей доходов по проводимому выставочному мероприятию в рублях и иностранной валюте. Кроме основных статей доходов таких, как: платежи экспонентов за аренду площадей и строительство стендов (см. образец финансового пла­на), сюда могут быть включены:

— выручка справочно-информационной службы;

— выручка от услуг связи и телекоммуникаций;

— выручка от проката автомашин и оборудования;

— выручка от продажи входных билетов и пропусков (персо­нальных и для автотранспорта);

— выручка от лотерей, аттракционов и культурных программ;

— выручка от продажи сувениров и рекламной продукции;

— выручка от посреднической помощи клиентам;

— выручка торговых точек и организаций общественного питания;

— выручка от демонтажа выставки и технической помощи экс­понентам;

— НДС, налог с продаж и прочие начисления, входящие в со­став цен и расценок.

Полный набор статей дохода обычно состоит из традиционной части и новых предложений, являющихся плодом творческого по­иска специалистов предприятия при организации конкретной вы­ставки. Разработанный специалистами проект финансового плана, после рассмотрения и согласования с заинтересованными служба­ми, утверждается руководителем предприятия и становится руково­дством к действию дирекции выставки.

Утверждение и контроль бюджета выставки. Чтобы реализовать рабочий и финансовый план, уже с самого начала работ потребуют­ся деньги. На первом этапе реализации плана обычно расходуются «Оборотные средства предприятия» (если таковые имеются), сфор­мированные из прибыли от проведенных ранее выставочных меро­приятий и других доходов. Затем в ход идут предоплаты участников выставки: регистрационные сборы, перечисления за аренду площа­дей и строительство стендов и т.п. Если и этого пока нет, прихо­дится искать краткосрочные кредиты в банке или заемные деньги у организаций-партнеров, инвесторов, спонсоров и прочее.

Прочими финансовыми источниками могут быть:

— взносы спонсоров;

— паевые доли соорганизаторов выставки или соучредителей ярмарки;

— заказ на подготовку и проведение выставки (ярмарки) с фи­нансированием работ общественными организациями, ассоциация­ми, союзами или местными администрациями;

— программы местных администраций, министерств, ведомств, правительства или администрации президента по поддержке выста­вочной деятельности;

— выручка от бартерных сделок и клиринговых операций.

И каждый раз все приходится решать по-разному, в зависимо­сти от реальной ситуации и финансового положения предприятия. Источники финансовых ресурсов выставочного мероприятия, сле­довательно, тоже подразделяются на традиционные и новые, изы­скиваемые по необходимости. Разработка предложений по выде­ляемым на выставку денежным средствам — забота планово-финансовой службы предприятия. Она готовит рекомендации не только по сумме выделяемых средств, но и по составу источников финансирования. Свои предложения планово-финансовая служба в форме проекта «Бюджет выставки» передает на утверждение руко­водству предприятия. Только после утверждения бюджета меро­приятия в целом дирекция выставки может расходовать средства в пределах установленных лимитов по каждой статье сметы затрат. Общий размер финансирования выставки вносится в приказ о ее подготовке и проведении в форме пункта «Выделить на подготовку и проведение выставки средства в рублях и валюте в размере_____»,

а бухгалтерии этим же приказом дается указание оплачивать соот­ветствующие расходы по предъявлении необходимых платежных документов. Обычно в этом же приказе указывается, на кого возла­гается контроль за расходованием средств, выделенных на проведе­ние выставки.

 

8.5. Разработка концепции выставки

 

К началу разработки «Плана мероприятий по подготовке и про­ведению выставки» желательно иметь концепцию выставки — об­щий руководящий материал, содержащий результаты исследований рынка, выводы, позволившие принять решение о целесообразности проведения выставки, общую идею выставки, ее цели и задачи, особенности тематики, принципы группирования экспозиций, и другие условия, в которых будет осуществляться реализация проек­та. Чаще всего, концепция разрабатывается инициаторами выставки по итогам предварительной проработки вопросов о возможности ее проведения, рассмотренным выше. Оформляется концепция в про­извольной форме и утверждается оргкомитетом выставки. Структура и содержание концепции определяются конкретными условия­ми, но выставочная практика уже выработала некоторые типовые рекомендации по составу ее разделов. Так, в одном из учебных по­собий рекомендуется основные положения концепции изложить в следующей последовательности:

• обоснование состоятельности проекта для рынка;

• описание рынка (статистика, инновационный цикл и др.);

• программа государственной поддержки;

• потенциальные стратегические партнеры;

• выводы анализа конкурентной среды;

• зона охвата, значение, время и место проведения выставки;

• уникальные стороны проекта;

• тематико-экспозиционный план выставки, принципы органи­зации экспозиций, и целевых групп экспонентов;

• структура экспонентов выставки (ведущие компании, предпо­лагаемое количество экспонентов и выставочной площади);

• мероприятия деловой программы (протокольные мероприя­тия, конференции, семинары, «круглые столы»);

• культурные программы и сопутствующие мероприятия;

• конкурсные и презентационные программы;

• инфраструктурное обеспечение.

Это не означает, что данным рекомендациям нужно следовать буквально. Состав разделов концепции у разных разработчиков мо­жет быть полнее, детальнее или наоборот, укрупненными и короче. Например, приведенный выше состав разделов целесообразно на­чать разделом «Основания для выбора тематики и названия выстав­ки». Раздел «Описание рынка» дать вторым, т.е. поменять его мес­тами с разделом «Обоснование состоятельности проекта для данно­го рынка».

Название раздела «Инфраструктурное обеспечение» лучше за­менить более понятным или конкретизировать.

Для примера рассмотрим концепцию. Первой специализирован­ной выставки «Электроника. Компоненты. Оборудование. Техноло­гии» выставочной компании «ЧипЭкспо». Предыстория ее рожде­ния такова. Идея создания выставки родилась в среде российских производителей электроники и дистрибьюторов электронных ком­понентов. К началу 2000 г. выявилась их неудовлетворенность теми немногочисленными выставками, которые уже несколько лет уст­раивались в России. Внимание устроителей этих выставок концен­трировалось в первую очередь на привлечении иностранных экспо­нентов. Даже известная международная выставка «Электроника» в Москве не устраивала отечественных участников по целому ряду причин. Главные из них:

а) неудобное время проведения (она проводилась в конце «биз­нес-сезона»);

б) ежегодная смена места проведения;

в) низкий уровень обслуживания участников и посетителей;

г) несоответствие цен на услуги качеству организации выставки;

д) малое число посетителей и, следовательно, деловых контак­тов и др.

К 2002 г. у руководителей отечественных предприятий уже чет­ко осознавалась потребность в новой выставке, которая бы отве­чала современным требованиям возрожденного рынка отечествен­ной электроники иделовых людей, оперировавших поставками электронных компонентов, специального оборудования и техноло­гий. В результате коллективного обсуждения проблемы несколько отечественных компаний учредили выставочную фирму «ЧипЭкспо» и поручили ей решение всех вопросов по подготовке и прове­дению новой специализированной выставки. Коллектив фирмы с честью решил поставленные задачи: провел специальные марке­тинговые исследования на рынке выставочных услуг, определил тематику и разделы выставки, дал ей удачное название, выявил наиболее благоприятное время и место ее проведения (сентябрь 2003 г., ЦДХ на Крымском валу), разработал концепцию выставки (см. прил. 3).

 

8.6. Рабочий план подготовки и проведения выставки. Основные этапы работ

 

Планирование остается основой рациональной подготовки и эффективного проведения выставки или ярмарки. Планирование должно осуществляться на всех уровнях и во всех звеньях, незави­симо от того, как фактически будут называться плановые доку­менты: план, план-график, график работ, линейная диаграмма или сетевой план мероприятий. По многолетней традиции основной рабочий план в большинстве организаций называют планом меро­приятий по подготовке и проведению выставки. Четкий, детально увязанный план является залогом успешной организации и коор­динации работ. Прежде всего, план — это задание исполнителям. Благодаря системе планов процесс подготовки выставки органич­но переходит в целый ряд взаимосвязанных и взаимозависимых операций, реализуемых коллективом исполнителей, являющихся звеньями единой сложной системы. От успешных действий этих исполнителей во многом зависит конечный результат: техниче­ский, художественный или научный уровень выставки, ее эконо­мическая рентабельность или действенность как информационно-рекламного мероприятия. Утвержденный план становится доку­ментом для контроля хода исполнения и координации действий исполнителей и соисполнителей. Таким образом, искусство пла­нирования подготовки выставки и управление этим процессом является залогом рационального использования всегда ограничен­ных сил, времени и средств. Еще один важный фактор — плано­вый период подготовки и проведения выставки. Плановый период в зависимости от типа выставочного мероприятия и статуса вы­ставки может составлять от двух месяцев (например, для заво­дской юбилейной выставки) до пяти лет — для Всемирной вы­ставки «ЭКСПО». Естественно, это накладывает специфику на всю организацию работ, на детализацию плана по этапам, на взаимосвязи исполнителей, на контроль и координацию хода вы­полнения этапов и под этапов. Но независимо от типа готовящей­ся выставки и времени, отведенного на ее подготовку, в многооб­разии вариантов планов можно выделить обязательные этапы и работы. Рассмотрим типовой план мероприятий, состоящий из 30 этапов, представленный ниже.

 

Этапы типового плана по подготовке и проведению выставки

1. Подготовка распорядительного документа о подготовке вы­ставки и доведение его до исполнителей.

2. Создание организационного комитета, рабочей группы и ди­рекции выставки; проведение первого (организационного) за­седания.

3. Разработка графиков и инструкции по реализации плана ме­роприятий по подготовке и проведению выставки и доведе­ние их до исполнителей.

4. Разработка сметы затрат на подготовку и проведение выстав­ки, финансового плана по доходной части и утверждение бюджета выставки.

5. Разработка концепции выставки, тематического (или экспо­зиционного) плана и утверждение их оргкомитетом.

6. Разработка информационно-рекламных материалов (инфор­мационного письма, персональных приглашений и т.п.), до­говорной коммерческой документации («Заявка-Договор на участие в выставке», «Условия участия в выставке», прайс-листы на услуги и работы).

7. Решение вопроса о помещении или экспозиционных площа­дях выставки.

8. Рассылка информационного письма и заявочно-договорной документации потенциальным участникам.

9. Подготовка рекламной кампании выставки в СМИ, на радио и телевидении.

10. Регистрация поступающих заявок участников, контроль и учет денежных перечислений, комплектование выставки по разделам, согласование планировок с экспонентами и т.п.

11. Разработка художественного проекта выставки.

12. Разработка техно-рабочего проекта выставки со специфика­циями, схемами энергоснабжения и освещения.

13. Разработка мероприятий по технической, пожарной, крими­нальной и другим видам безопасности.

14. Подготовка и издание официального каталога выставки.

15. Издание и вывоз из типографии тиражей рекламных про­спектов, буклетов, приглашений, входных билетов и тому подобных материалов.

16. Решение вопросов материально-технического обеспечения работ по выставке и проводимых сопутствующих меро­приятий.

17. Организация изготовления в производстве или приобре­тения у поставщиков необходимого оборудования и эле­ментов художественного оформления, технических средств рекламы.

18. Сборка и монтаж несущего оборудования, каркасов, боксов, витрин, строительство индивидуальных стендов.

19. Подготовка группы сопровождения почетных гостей, кон­сультантов, экскурсоводов, гидов-переводчиков и другого обслуживающего персонала.

20. Разработка и утверждение оргкомитетом программы сопут­ствующих мероприятий и графика протокольных встреч, списков почетных гостей и организаций, приглашаемых по­сетить выставку, рассылка приглашений.

21. Оповещение населения об открытии выставки в средствах массовой информации и организация продажи входных билетов.

22. Организация заезда участников, встреча, учет и размещение в гостиницах, выдача пропусков.

23. Координация завоза экспонатов, помощь в растаможивания грузов и размещении экспонатов.

24. Сдача выставки приемной комиссии и подписание актов сдачи-приемки работ.

25. Организация и проведение пресс-конференции для журна­листов СМИ, радио и телевидения.

26. Открытие выставки, организация режима ее работы, инст­руктаж персонала стендов.

27. Проведение мероприятий утвержденной программы работы выставки и организация информационного обслуживания участников и посетителей выставки.

28. Организация работы конкурсных и экспертных групп, на­градных комиссий, изучение экспозиций участников вы­ставки, отбор экспонатов и фирм, представляемых к награ­ждению, подготовка наградной документации.

29. Официальное закрытие выставки, заключительное заседание оргкомитета, награждение участников выставки.

30. Демонтаж выставки, приведение в порядок выставочных помещений и сдача их владельцу.

 

Организация работ в после выставочный период обычно планиру­ется отдельно. Сюда входят:

1. Предварительное подведение итогов выставки и подготовка отчета.

2. Окончательные расчеты с подрядчиками, субподрядчиками и участниками.

3. Списание затрат, оформление итоговых документов, анализ расходов и доходов, оценка успеха и эффективности мероприятия.

4. Оценка результатов выставки в целом и подготовка приказа по итогам ее проведения.

Перечисленные направления и этапы работ являются основ­ными, но не исчерпывающими всего многообразия задач, которые возникают в ходе подготовки и проведения выставки. За каждой формулировкой этих направлений и этапов остаются нераскрыты­ми множество отдельных работ и операций. Поэтому количество пунктов плана и количественное выражение стоящих задач будет зависеть от степени детализации частей плана мероприятий по подготовке и проведению выставки в конкретных условиях.

Некоторые этапы, отсутствующие в приведенном выше типовом перечне, характерны только для отдельных выставок.

Например, на международной выставке может быть создан на­учно-технический центр (НТЦ), и тогда его организацию и работу приходится учитывать в плане мероприятий по выставке.

Иногда все подготовительные производственные работы по оформлению российского раздела на выставке за границей, вплоть до изготовления элементов художественного оформления и пробной сборки экспозиции, выполняются на территории Рос­сии. Тогда эту работу необходимо включить в план мероприятий.

У ЗАО «Экспоцентр» и ГАО «ВВЦ» были случаи, когда выставка полностью собиралась и принималась комиссией на комбинате-изготовителе, и только после этого отправлялась за границу. Поэтому планом работ двойная сборка выставки не только планируется во времени, но и обеспечивается дополнительным финансированием.

Специфику подготовки имеют тиражированные выставки в за­висимости от технологии их изготовления. По выставкам, тиражи­руемым фотоспособом, должен быть предусмотрен этап фоторабот; по выставкам, тиражируемым полиграфическим способом — этапы художественно-технического редактирования и издания.

Пятилетний план подготовки и проведения Всемирной выстав­ки «Экспо-98» в Лиссабоне (Португалия) занимал несколько томов с типовыми планами, сроками, линейными диаграммами и сетевы­ми графиками контроля и координации работ. Но это не значит, что нужно гнаться за максимальной детализацией основного плана мероприятий. Искусство планирования заключается в умении най­ти оптимальное решение — золотую середину.

 

8.7. Разработка форм заявок,

условий участия и договоров

с участниками выставок

 

Для принятия решения об участии в выставке или ярмарке, необходимо, чтобы, во-первых, предприятие знало о том, что такое мероприятие проводится, и во-вторых, нужно, чтобы именно эта выставка или ярмарка в наибольшей степени соот­ветствовала интересам его производственно-хозяйственной дея­тельности. Информирование потенциальных участников — важ­ный, организационно обязательный, но творчески сложный этап. Поэтому выставочные организации примерно за год начинают информировать потенциальных участников о своих выставочных программах, обзванивая их по телефону, рассылая им письма-приглашения по почте, телексом, факсом, по электронной почте, включая их в календари выставок и ярмарок, помещая объявле­ния о них в газетах и журналах. Все это называется предвари­тельным информированием.

Примерно за шесть—девять месяцев до открытия выставки, предприятиям, проявившим интерес к предлагаемому мероприя­тию, высылается с сопроводительным письмом-приглашением комплект информационно-рекламных материалов в составе:

1) бланк заявки на участие в выставке;

2) условия участия в выставке (или регламент участия в вы­ставке);

3) расценки на аренду площадей и типовых стендов, проектиро­вание экспозиций на заказ;

4) типовой договор участника выставки с ее устроителем.

Все чаще выставочные организации сюда же прилагают от­четные и аналитические материалы, отзывы прессы по ранее проведенным выставкам, иллюстративный или другой рекламный материал.

Подготовка и рассылка информационно-рекламных материалов один из важнейших моментов подготовительного периода. Здесь все должно быть тщательно продумано и проработано с содержатель­ной точки зрения и надлежащим образом оформлено полиграфиче­ски. В этих документах сроки и реквизиты должны быть достовер­ными, требования и регламент — четко определенными. В текстах не должно быть многозначных выражений, фразы должны быть понятными и не допускающими двоякого толкования. В трудных случаях соответствующие графы, обороты и абзацы должны сопро­вождаться пояснениями и комментариями, чтобы до минимума со­кратить получателю необходимость делать десятки телефонных звонков, направлять запросы-факсы для уточнения отдельных по­зиций и положений. Документы, отправляемые за границу, должны быть оформлены на языке страны участника выставки или, в край­нем случае, на английском языке.

 

8.8. Выбор помещения, реклама и комплектование выставки

 

Выбор помещения для выставки. При планировании выставки одним из первых встает вопрос о месте ее проведения. Значи­тельная часть российских выставок и ярмарок проводится на площадях постоянно действующих выставочных комплексов, та­ких как ВВЦ и «Экспоцентр» в Москве и «Ленэкспо» в Санкт-Петербурге или в отдельно стоящем павильоне как у ВЦ «Рост-вертол» в Ростове-на-Дону. Для специально построенных выста­вочных павильонов действуют типовые правила их использова­ния при проведении выставок и ярмарок. Требования по разме­щению в них выставок предусмотрены еще при их проектирова­нии, строительстве и вводе в эксплуатацию. К сожалению, боль­шая масса выставок и ярмарок проводится организациями, не имеющими выставочной базы. Сегодня их еще устраивают во дворцах культуры, спортивных и киноконцертных комплексах и других многофункциональных зданиях и помещениях. Эти по­мещения организация-устроитель временно арендует у их вла­дельцев и берет на себя обязательство привести их в первона­чальное состояние после проведения выставки и возвратить вла­дельцу в надлежащем, оговоренном хозяйственным договором, виде. Каждый из упомянутых владельцев имеет установленные расценки на посуточную аренду своих площадей. Другие услуги, оказываемые устроителям выставок на арендуемых площадях, включаются в общую сумму аренды. Чтобы арендовать помеще­ние для выставки, необходимо заключить договор с организаци­ей, предоставляющей площади и свои услуги. К договору должна быть приложена смета расходов на аренду помещения и оказы­ваемые услуги. Договор и смета должны быть согласованы арен­датором и арендодателем и заверены круглой печатью. Сегодня действует ряд правил, ограничивающих аренду помещений, и директору выставки их надо знать. Например, организация, сама арендующая помещение, не имеет права сдавать его в субаренду. Договор можно заключить только с собственником помещения или с лицом, уполномоченным законом сдавать имущество в аренду. Кроме того, договор аренды должен пройти государст­венную регистрацию в соответствии с Федеральным законом «О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним». Если эти требования соблюдены, то затраты на аренду помещения под выставку могут быть отнесены на себе стоимость выставки. Если же какие-то требования будут наруше­ны, то плату за аренду помещения придется относить на полу­ченную от выставки прибыль. Налоговые инспекции следят за этим и у организации, ведущей учет и списание затрат с наруше­нием правил, могут возникнуть большие неприятности. Все рас­четы могут производиться после проведения выставки. Часто по договоренности арендующая сторона вносит аванс на производ­ство предусмотренных договором работ и услуг, выполняемых арендодателем. В случаях, когда возникает необходимость арен­довать помещение для выставки, этот вопрос следует прорабо­тать со всей тщательностью, не только с юридической, но и с технической стороны дела.

Не рекомендуется арендовать помещения, в которых невозмож­но обеспечить охрану и сохранность материальных ценностей, тех­нику безопасности, промсанитарию и пожарную безопасность. Не рекомендуется арендовать помещения, не имеющие удобных авто­транспортных подъездных путей для доставки и разгрузки габарит­ных экспонатов и тяжеловесных контейнеров с выставочным обо­рудованием. Въездные ворота и проходы в такие помещения долж­ны быть достаточно большими, чтобы в них можно было внести габаритную технику, станки, машины и аппараты, включенные в тематический план выставки.

Реклама выставки. Голубая мечта каждого выставочного ме­неджера — сделать «аншлаговую» выставку, когда все выставоч­ное пространство и все резервы площадей заняты экспонентами, толпы посетителей нескончаемыми потоками заполняют прохо­ды, а у входа целый день столпотворение желающих попасть на выставку. Это, конечно, в первую очередь зависит от удачно вы­бранной тематики выставки, но не меньшее значение здесь име­ет хорошо организованная информационно-рекламная кампания. Реклама и комплектование выставки — это дорогая, многоплано­вая и многоэтапная работа. И начинается она задолго до откры­тия выставки. Только если этим занимаются опытные люди, если в ней все четко отлажено и каждое действие буквально расписа­но, можно рассчитывать на успех и заполучить на выставочное мероприятие нужное количество участников и посетителей. Рек­ламу выставки ведут, прежде всего, сами о