Облік розрахунків з підзвітними особами

Підзвітними особами є працівники даної установи, які отримали грошові суми на звіт для майбутніх господарських витрат, на відрядження та наукові експедиції. Через підзвітних осіб може виплачуватися і заробітна плата, якщо в установі не передбачена за штатним розписом посада касира або якщо через віддаленість обслуговуваної установи розрахунково-платіжна відомість не може бути повернута довіреною особою в касу централізованої бухгалтерії протягом трьох робочих днів, відведених на виплати заробітної плати готівкою.

Для одержання грошей під звіт підзвітна особа звертається з заявою на ім’я керівника установи і якщо за нею не рахується заборгованості за попереднім авансом, то керівник установи дає дозвіл на видачу грошей під звіт. Працівники, які одержали готівку на звіт, зобов’язані подати до бухгалтерії авансовий звіт про витрачені суми, до якого повинні бути додані всі виправдовуючі документи (акт закупівлі, чеки, квитанції, рахунки магазинів, готелів, залізничні, авіаційні та інші проїзні квитки). Обов’язковим реквізитом авансового звіту є резолюція керівника чи уповноваженої ним особи про затвердження вказаної суми витрат і його підпис.

Якщо підзвітній особі одночасно видана готівка як на відрядження, так і для вирішення в цьому відрядженні виробничих (господарських) питань (у тому числі для закупівлі сільськогосподарської продукції в населення та заготівлі вторинної сировини), то строк, на який видана готівка під звіт на ці завдання, може бути продовжено до завершення терміну відрядження.

Видача відповідній особі готівкових коштів під звіт проводиться за умови звітування нею у встановленому порядку за раніше отримані під звіт суми.

Основна маса авансів видається під звіт на службові відрядження в межах сум, необхідних відрядженим особам на оплату вартості проїзду до місця відрядження і назад, добових і витрат на наймання житлового приміщення.

Службове відрядження — це поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства, об’єднання, установи, організації на певний строк в інший населений пункт для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи.

Головним обмеженням у відрядженнях працівників бюджетної сфери, на відміну від підприємств інших форм власності, є залишок коштів за КЕКВ 1140 „Видатки на відрядження”. Якщо відповідних коштів недостатньо, то про відрядження можна забути.

Термін відрядження працівника в межах України не може перевищувати 30 календарних днів, за кордоном — не більше ніж 60. Фактичний час перебування у відрядженні визначається за відмітками в посвідченні про відрядження про дату вибуття та прибуття до місця постійної роботи.

За час відрядження працівнику, відправленому у відрядження, виплачуються добові за кожен день (включаючи день вибуття і день прибуття).

Добові витрати — це окремий вид витрат, що не потребують спеціального документального підтвердження, призначених на оплату харчування та фінансування інших особистих потреб фізичної особи, понесених у зв’язку з її відрядженням.

Встановлено такі граничні норми добових витрат:

а) у разі якщо до рахунків на оплату вартості проживання в готелях не включаються витрати на харчування, для відряджень у межах України — 30 грн, для відряджень за кордон — 280 грн;

б) у разі якщо до рахунків вартості проживання в готелях включаються витрати на:

– одноразове харчування, для відряджень у межах України —

24 грн, для відряджень за кордон — 224 грн;

– дворазове харчування, для відряджень у межах України —

18 грн, для відряджень за кордон — 154 грн;

– триразове харчування, для відряджень у межах України —

12 грн, для відряджень за кордон — 98 грн.

Після повернення з відрядження працівник зобов’язаний протягом трьох робочих днів подати Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт. Залишок невитраченої суми повертають до каси в грошових одиницях, у яких був виданий аванс, але не пізніше трьох робочих днів після повернення з відрядження. Разом із звітом подають виправдовувальні документи.

Підзвітна особа повинна пред’являти до бухгалтерії лише оригінали виправдовувальні документів.

– проїзд (включаючи перевезення багажу) до місця відрядження і назад, а також за місцем відрядження (у міському транспорті — метро, тролейбуси, трамваї, рейсові автобуси тощо (крім таксі) за умови, що не було надано безкоштовного засобу пересуван- ня. Проїзд, наприклад, залізницею у м’якому вагоні можливий тільки з письмового дозволу керівника в довільній формі;

– користування постільними речами в поїздах;

– техогляд, стоянку, паркування, а також збори за проїзд ґрунтовими, шосейними дорогами та водними переправами в разі відрядження за кордон на службовому авто;

– бронювання місць у готелях, але в розмірах не більш як 50% вартості місця за добу;

– проживання;

– побутові послуги, які включено до рахунків на оплату вартості проживання в готелях (прання, прасування, чистка та лагодження одягу, взуття чи білизни), але не більше ніж 10% добових до країни відрядження (за всі дні відрядження);

– комісійні в разі обміну валюти;

– отримання віз, обов’язкове страхування (за наявності полісів, а також ксерокопії сторінок закордонного паспорта, завірені відділом кадрів та головним бухгалтером);

– службові телефонні переговори, проведені в розмірах, погоджених з керівником;

– чайові, сума яких включена до рахунка згідно із законами країни перебування;

– добові.

Розрахунки з підзвітними особами обліковують на субрахунку

362 „Розрахунки з підзвітними особами” до синтетичного рахунка 36

„Розрахунки з різними дебіторами”. На цьому ж субрахунку обліковують видані в підзвіт талони на бензин, талони на проїзд у міському транспорті та інші грошові документи, а також кошти на виплату заробітної плати (в окремих випадках).

Операції з обліку розрахунків з підзвітними особами оформляються певними бухгалтерськими проведеннями (табл. 3.4).