Інвентаризація, їх види та порядок проведення

Інвентаризація — це перевірка і документальне підтвердження наявності та стану, оцінки активів та зобов'язань підприємства.

В Законі України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” від 16.07.99 р., №998-ХІУ відмічено, що інвентаризація проводиться з метою забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку та фінансової звітності.

Основними завданнями інвентаризації є:

· виявлення фактичної наявності основних фондів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, коштів, цінних паперів та інших грошових документів, а також обсягів незавершеного виробництва в натурі;

· установлення лишку або нестачі цінностей і коштів шляхом зіставлення фактичної наявності з даними бухгалтерського обліку;

· виявлення товарно-матеріальних цінностей, які частково втратили свою первісну якість, застарілих фасонів і моделей, а також матеріальних цінностей та нематеріальних активів, що не використовуються;

· перевірка дотримання умов та порядку збереження матеріальних та грошових цінностей, а також правил утримання та експлуатації основних фондів;

· перевірка реальності вартості зарахованих на баланс основних фондів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, цінних паперів і фінансових вкладень, сум грошей у касах, на розрахунковому, валютному та інших рахунках в установах банків, грошей у дорозі, дебіторської і кредиторської заборгованості, незавершеного виробництва, витрат майбутніх періодів, резервів наступних витрат і платежів.

Відповідальність за організацію інвентаризації несе керівник підприємства, який повинен створити необхідні умови для її проведення у стислі строки, визначити об'єкти, кількість і строки проведення інвентаризації, крім випадків, коли проведення інвентаризації є обов'язковим. Головний бухгалтер або особа, юридична чи фізична, відповідальна за ведення бухгалтерського обліку, має забезпечити дотримання норм законодавства та правил її проведення.

До переліку умов, які повинен створити керівник для результативного проведення інвентаризації, можна зарахувати:

- обмеження на період інвентаризації кількості прибутково-витратних операцій, які проводяться на об'єкті інвентаризації;

- надання в розпорядження комісії необхідної техніки та відповідних працівників для проведення підготовчих робіт (групування, сортування, переміщення, укладання, обмірювання, переважування ТМЦ).

Інвентаризації можна класифікувати за різними ознаками.

Залежно від періодичності проведення інвентаризації бувають планові і раптові. Планові інвентаризації готуються заздалегідь, і їх основним завданням є не стільки встановлення фактів недостачі (лишків), а радше вивчення загального стану справ щодо відповідності оперативного обліку встановленому обліковою політикою підприємства та документальне оформлення господарських операцій з того чи іншого питання.

Раптові інвентаризації проводяться без попередньої підготовки. Головним завданням таких інвентаризацій є встановлення всяких порушень майбутньому та осіб, які допускають ці порушення, розробка та здійснення заходів по недопущенню таких порушень у майбутньому.

Залежно від повноти охоплення об'єкта інвентаризації поділяються на повні й часткові. Повна інвентаризація передбачає перевірку активів і зобов'язань, під час якої перевіряються і документально підтверджуються їх наявність, визначається їх стан (придатність чи непридатність до подальшого використання).

Часткова інвентаризація охоплює якусь частину засобів чи зобов'язань.

Залежно від способу проведення інвентаризації бувають суцільними, вибірковими і контрольними.

Суцільна інвентаризація може здійснюватись як при повній, так і при частковій її формі, і передбачає інвентаризацію всіх без винятку об'єктів.

Вибіркова охоплює фактичною перевіркою тільки окремі назви цінностей І доцільна в тих випадках, коли на складі порівняно недавно (не більше двох місяців) проводилась повна інвентаризація..

Контрольна інвентаризація є різновидністю вибіркової. Вона проводиться в період повної, суцільної інвентаризації цінностей або відразу після її закінчення і, як правило, повинна охоплювати не менше 10-ти відсотків від загальної кількості назв (бажано найбільш цінних), внесених до опису.

Відповідно до чинного законодавства, інвентаризації бувають обов'язкові і добровільні.

Проведення інвентаризації є обов'язковим у випадках:

· передачі майна державного підприємства в оренду, приватизації майна державного підприємства, перетворення державного підприємства в акціонерне товариство, а також в інших випадках, передбачених законодавством. Проводиться на 1-ше число місяця, в якому здійснюється оцінка майна, що приватизується, корпоратизується чи передається в оренду;

· складання річної бухгалтерської звітності, крім майна, цінностей, коштів і зобов'язань, інвентаризація яких проводилась не раніше 1 жовтня звітного року. Інвентаризація будівель, споруд та інших нерухомих об'єктів основних фондів може проводитись один раз на три роки, а бібліотечних фондів — один раз на п'ять років. Особливо актуальною річна інвентаризація стає в умовах ринку, оскільки деякою мірою підвищує рівень довіри інвесторів до того чи іншого підприємства. Вирішуючи питання проведення річної інвентаризації, керівник підприємства виходить із того, що вона може не проводитися тільки в тих місцях зберігання і виробництва (переробки) ТМЦ, де вона проводилась не раніше, ніж 1 жовтня звітного року;

· зміни матеріально відповідальних осіб (на день прийому-передачі справ);

· встановлення фактів крадіжок або зловживань, псування цінностей (на день встановлення таких фактів);

· при колективній (бригадній) матеріальній відповідальності проведення інвентаризації обов'язково у разі зміни керівника колективу (бригадира), вибуття з колективу (бригади) більше половини його членів, а також за вимогою хоча б одного члена колективу (бригади);

· у разі одержання відмови постачальника задовольнити претензію щодо недовантаження товарів або при одержанні від покупця претензії щодо недовантаження товарів проводиться вибіркова інвентаризація тих товарів, на які заявлені вказані претензії;

· передачі підприємств та їх структурних підрозділів (на дату передачі).

· у разі ліквідації підприємства — на дату, вказану в рішенні про ліквідацію підприємства. Дуже важливим моментом при проведенні обов'язкової інвентаризації є те, що інвентаризації підлягають також майно і матеріальні цінності, що не належать підприємству, облік яких ведеться на позабалансових рахунках. При цьому один примірник належно оформлених документів надсилається.власнику цього майна.

Добровільна інвентаризація проводиться у випадках, коли на те виникає необхідність. Час і об'єкти інвентаризації визначає керівник підприємства своїм письмовим розпорядженням.

Методи проведення інвентаризації наступні.

Метод безперервної (перманентної) інвентаризації, який полягає в тому, що інвентаризацію на підприємстві проводять безперервно протягом усього року.

Книжний метод інвентаризації. При цьому методі проведення інвентаризації цінностей на складах передбачає застосування спеціальних книг, побудованих за принципом оборотних відомостей, де друкарським способом зазначено орієнтовну (сталу) номенклатуру цінностей. Комісії залишається порахувати ТМЦ та проставити кількість та ціни у цій книзі.

Метод використання партіонних та книжних карток. У разі використання такого методу члени комісії добирають цінності у порядку, зручному для перевірки, і водночас комісія заповнює на ці цінності інвентарні ярлики, де зазначають назву цінностей, їхні номенклатурні номери, коди та інші реквізити. Потім ці ярлики використовують для складання описів. Ярлики заповнюються в одному примірнику і після складання описів зберігаються разом із цінностями. На зворотному боці форми передбачена таблиця, в якій відображається рух товарно-матеріальних цінностей під час інвентаризації. Як бачимо, такий метод проведення інвентаризації дозволяє не припиняти роботу складів на момент проведення інвентаризації, що актуально для підприємств з безперервним виробничим циклом.

Серед комп'ютерних методів проведення інвентаризації особливо цікавим є метод маркування, за яким на початку інвентаризації матеріально відповідальні особи за даними маркування на тарі проставляють кількість і ціну того чи іншого виду цінностей. Після чого інвентаризаційна комісія перевіряє нанесену інформацію про цінності в натурі, порівнюючи ці дані з даними маркування.

42. Бухгалтерських процес

роль бухгалтерського обліку в управлінні банком довший час недооцінювалась. Це спричинювало невірне тлумачення бухгалтерського процесу — тільки як рахівництва: реєстрація операцій, ведення облікових регістрів, складання бухгалтерської (фінансової) звітності. Як наслідок цього — недооцінка бухгалтерської професії, її невисокий престиж у суспільстві, недостатня компетентність бухгалтерських працівників. В умовах ринкової економіки різко зростає престиж професії, що зумовлено зростанням ролі бухгалтерського обліку в управлінських процесах.
Бухгалтерський процес в ринковій економіці можна відтворити таким чином:

У сучасних умовах комерційні банки змушені проводити активну роботу з реорганізації бухгалтерського процесу. В багатьох банках до складу бухгалтерського процесу запроваджені зображені на схемі ланки. Однак у процесі організації управлінського обліку, фінансового планування, податкового обліку та планування розмірів податків, внутрішнього аудиту банки стикаються з серйозними проблемами, які пов'язані з відсутністю кваліфікованих кадрів, наукових і методичних розробок, а також досвіду у цих напрямках.
Контроль і аналіз витрат банку базується на даних управлінського обліку.
Фінансове планування включає складання бюджету з прибутку, фінансового плану та планового балансу. Бюджет з прибутку розробляється на підставі розрахунку прибутку за даними минулого року і запланованими змінами щодо банківської діяльності на наступний рік. Фінансовий план (фінансовий бюджет) розробляється на підставі зіставлення очікуваних платежів і очікуваних надходжень до банку. Виходячи з даних фінансового плану, можна передбачити чи буде фінансовий стан банку задовільним. Плановий баланс розробляється на підставі показників бюджету з прибутку і фінансового плану.
Податковий облік та менеджмент спрямовані на управління податками з метою зменшення їх розміру в межах чинного законодавства.
Внутрішній аудит дозволяє своєчасно виявити порушення правил виконання банківських операцій та розробляти шляхи їх подолання з метою підвищення ефективності діяльності банку.
Організація роботи в наведених ланках грунтується на даних фінансового обліку та норматнвно-довідкової інформації.
Основне завдання фінансового обліку — надання внутрішнім і зовнішнім користувачам правдивої та достовірної інформації щодо фінансового стану.
Фінансова, або бухгалтерська, звітність — це система взаємопов'язаних узагальнюючих показників, що відображають фінансовий стан банку та результати його діяльності за звітний період.
У більшості країн світу фінансова звітність складається і подається для зовнішніх користувачів з річним інтервалом, тобто після закінчення календарного (або так званого фінансового) року. Але для внутрішніх потреб звітність складається з меншим інтервалом — щомісячно або щоквартально.
В Україні фінансовий рік співпадає з календарним. Банки України, як і всі підприємства, складають і подають органам державної статистики квартальну і річну фінансові звітності. Крім того, для комерційних банків передбачено обов'язкове складання проміжної фінансової звітності: щоденного і щомісячного балансу та балансового звіту, які подаються у НБУ. Звітний період ще зветься обліковим періодом.
Складання фінансової звітності є заключним етапом технологічного процесу обробки облікової інформації. Йому передує реєстрація і обробка інформації за всіма виконаними банківськими операціями протягом облікового періоду.
Під технологією фінансового обліку розуміють способи і методи збирання, обробки і групування за певними ознаками інформації, що міститься у банківських документах, та складання фінансової звітності за обліковий період. Технологічний процес збирання, вимірювання, обробки та інтерпретації економічної інформації про господарські (банківські) операції ще називають обліковою системою.
Інформація фінансової звітності грунтується на даних аналітичного і синтетичного обліку. Ще до складання звітності в обліку повинні бути відображені усі банківські операції, що мали місце в банку за обліковий період.
Реєстрація і групування інформації здійснюється у спеціальних бухгалтерських формах, які ще мають назву облікові регістри. Облікові регістри поділяються на аналітичні та синтетичні. Їх призначення та види розглянуті у попередній главі.
Залежно від того, які і скільки облікових регістрів використовується для ведення фінансового обліку і в якій послідовності виконуються записи в них, розрізняють декілька форм бухгалтерського обліку. В обліковій системі банків застосовується меморіально-ордерна форма обліку. Суть її полягає в тому, що до групування однорідних банківських операцій на рахунках (в особових рахунках, книгах, відомостях тощо) вони відображаються в меморіальному ордері, де зазначається: короткий зміст операції, її сума і бухгалтерська проводка (кореспондуючі рахунки).
У банках обробка облікової інформації здійснюється в автоматизованому режимі з використанням інформаційних комп'ютерних технологій. Схема автоматизованої меморіально-ордерної форми обліку наведена нижче:

У складі інформаційних систем, що розробляють банки, базовою підсистемою, яка обов'язково функціонує у кожному комерційному банку є «Операційний день банку». Основні функції цієї підсистеми:
— введення та обробка розрахунково-грошових документів;
— створення та ведення особових рахунків клієнтів та масивів нормативно-довідкової інформації;
— робота з картотеками;
— обробка особових та бухгалтерських рахунків;
— ведення аналітичного та синтетичного обліку, формування балансу та відповідних форм за кожний банківський день (регістрів синтетичного та аналітичного обліку) та форм фінансової звітності;
— сервісні функції: відкриття, закриття та протоколювання банківського дня.

43. Характеристика облікових регістрів

Господарські операції, оформлені відповідними документами, для одержання узагальненої інформації про наявність і зміни майна підприємства, господарські процеси і фінансові результати діяльності підлягають групуванню і відображенню в певному порядку в облікових регістрах.

Облікові регістри - це носії інформації спеціального формату і будови (паперові, машинні), призначені для реєстрації, групування й узагальнення господарських операцій, оформлених відповідними первинними документами.

Записи господарських операцій в регістрах називаються обліковою реєстрацією.

Інформація, що міститься в облікових регістрах, використовується для оперативного керівництва, економічного аналізу господарської діяльності окремих ланок і підприємств в цілому, а також для складання звітності. Тому своєчасне і правильне відображення господарських операцій в облікових регістрах - одна із обов'язкових умов якості й оперативності обліку.

За зовнішнім виглядом облікові регістри поділяються на книги, картки, окремі листки. В бухгалтерських книгах окремі листки міцно переплетеш (зброшуровані). Сторінки книги до початку записів обов'язково нумерують. На звороті останньої сторінки за підписом головного бухгалтера вказують загальну кількість сторінок у книзі. У деяких книгах (наприклад, Касова книга) сторінки не тільки нумерують, а й прошнуровують шпагатом і скріплюють сургучною або мастичною печаткою. На обкладинці книги зазначають назву підприємства або організації і назву цієї книги, а також рік, на який її заведено.

Для кожного окремого рахунка (синтетичного, аналітичного) у книзі відводять певну кількість сторінок залежно від передбачуваного обсягу записів. Щоб легше було знайти певний рахунок, у книзі наводять зміст, у якому зазначають номери сторінок.

Основною перевагою ведення обліку у книгах є надійність зберігання облікових записів. Тому книги використовують на тих ділянках обліку, де потрібен посилений контроль за зберіганням облікових записів. Так, облік коштів у касі підприємства при всіх формах обліку ведуть у Касовій книзі. Проте книги мають суттєві недоліки, які обмежують їх застосування в обліку. Зокрема, облік у книгах більш громіздкий, ніж в інших регістрах, що утруднює поділ праці облікових працівників і автоматизоване опрацювання облікової інформації; при великому обсязі книги неможливо швидко знайти рахунки, розміщені у книзі, що знижує продуктивність праці облікових працівників; у книгах залишається значна кількість невикористаних аркушів, що зумовлює їх неекономічність.

Зручнішими для обліку є картки і окремі листки. Картки виготовляють з цупкого паперу або тонкого картону спеціальної форми, стандартних розмірів, їх широко використовують в аналітичному обліку, наприклад для пооб'єктного обліку основних засобів, позамовного обліку затрат на виробництво, сортового обліку матеріальних цінностей на складах та ін. Картки зберігають у спеціальних ящиках - картотеках, де їх систематизують в певному порядку. Для забезпечення збереження картки при відкритті реєструють у спеціальному реєстрі. Кожній картці надається порядковий номер. Картотеки закріплюють за певними обліковими працівниками, які відповідають за їх зберігання і правильність записів у них.

Окремі листки від карток відрізняються тим, що виготовляються з менш цупкого паперу, більшого формату і зберігаються в папках (реєстраторах), з яких легко виймаються для облікових записів. Використовуються окремі листки для ведення журналів-ордерів, допоміжних відомостей, складання машинограм.

Перевага карток і окремих листків полягає в можливості будь-якого групування для одержання необхідної інформації, використовувати при механізації обліку на сучасних електронних обчислювальних машинах, що забезпечує підвищення продуктивності праці облікових працівників і оперативності обліку
44. Способи виправлення помилок в облікових регістрах

Записи господарських операцій в регістрах називаються обліковою реєстрацією.

Перевага карток і окремих листків полягає в можливості будь-якого групування для одержання необхідної інформації, використовувати при механізації обліку на сучасних електронних обчислювальних машинах, що забезпечує підвищення продуктивності праці облікових працівників і оперативності обліку
45. Форми бухгалтерського обліку

Форма бухгалтерського обліку (ФБО) – це сукупність взаємопов’язаних облікових регістрів, а також способів відображення в них господарських операцій підприємства з урахуванням особливостей його діяльності та технології обробки інформації.
Сьогодні виділяють такі ФБО:
- меморіально-ордерна;
- журнальна;
- спрощена;
- автоматизована.
Меморіально-ордерна форма використовується переважно в бюджетних організаціях. На основі первинних документів, перевірених і згрупованих за певною ознакою, складають меморіальні ордери. У них вказується кореспонденція рахунків за госпоперацією та її сума. Усі меморіальні ордери після заповнення вносять за хронологічною послідовністю до реєстраційного журналу. Потім інформація відображається в Головній книзі за синтетичними рахунками. Переваги меморіально-ордерної форми — її відносна простота, гнучкість. Недоліки – складання великої кількості меморіальних ордерів, а також непристосованість регістрів до заповнення фінзвітності.
При використанні журнальної форми обліку інформація з первинних та зведених документів переноситься в журнали й відомості. У перших записують суми, що відповідають кредитовому обороту за відповідними рахунками. У других фіксують суми дебетових оборотів за рахунками. Підсумкові записи зі журналів переносять до Головної книги. Найбільша перевага цієї ФБО – можливість зручно формувати інформацію для фінзвітності. Недолік – громіздкість окремих журналів та відомостей.
Спрощена форма бухобліку може вестися малими підприємствами за їх вибором. Вона передбачає два варіанти: проста та ФБО з використанням регістрів обліку майна. При застосуванні простої госпоперації відображають у Книзі обліку господарських операцій. Форма бухобліку з використанням обліку майна, окрім Книги обліку господарських операцій, передбачає також використання відомостей.
За автоматизованої ФБО збір, систематизація та обробка облікової інформації відбувається зі спеціально розробленим програмним забезпеченням. Зауважте, деякі спеціалісти не вважають її формою, розглядаючи лише як спосіб ведення бухобліку.