Создание таблицы путем ввода данных в режиме таблицы

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ 22

Тема: Система управления базами данных MSAccess. Создание таблиц

Цель: научиться создавать таблиц с помощью Мастера и Конструктора в базе данных MS Access.

Средства обучения: ПК, инструкционная карта

 

Подготовка студентов к занятию:

Электронный ресурс: Поддержка Microsoft http://support.microsoft.com/kb/304238

Пояснения к выполнению работы:

В интерфейсе пользователя Microsoft Access можно создать таблицу в базе данных, используя любой из трех методов выполните:

- Можно создать таблицу с помощью мастера таблиц.

- Таблицу можно создать путем ввода данных в таблицу.

- Можно создать таблицу в режиме конструктора.

 

Создание базы данных с помощью шаблона

Шаблон — это готовая к использованию база данных, содержащая все таблицы, запросы, формы и отчеты, необходимые для выполнения определенной задачи.

1. Новая база данных / Образцы шаблонов.

2. Выберите шаблон «Учащиеся». Значок шаблона появится в правой части области, над полем Имя файла. В поле Имя файла ввести название группы, нажмите кнопку , откройте папку группы на локальном диске, в которой необходимо сохранить базу данных, и нажмите кнопку ОК.

3. Нажмите кнопку «Создать» .

Access создаст базу данных на основе выбранного шаблона, а затем откроет ее. Для многих шаблонов при этом отображается форма, в которую можно начать вводить данные. Если шаблон содержит примеры данных, можно удалить каждую из этих записей, щелкнув область маркировки записи (затененное поле или полосу слева от записи) и выполнив действия, указанные ниже.

Щелкните первую пустую ячейку в форме и приступайте к вводу данных.

Создание таблицы путем ввода данных в режиме таблицы

В Microsoft Access можно также создать таблицу можно непосредственно вводить данные в столбцов (полей) в режиме таблицы. При вводе данных, согласованной в каждом столбце (например, только имена в один столбец) или только числа в другом столбце, Access автоматически назначить тип данных поля. Чтобы создать таблицу, просто ввод данных в режиме таблицы, выполните следующие действия.

1. Создайте пустую базу данных.
2. В окне базы данных в списке Объекты выберите Таблицы, а затем нажмите кнопку Создать.
3. В диалоговом окне Новая таблица дважды щелкните Представление таблицы данных. Появится пустая таблица отобразится с имена столбцов по умолчанию Поле1, Поле2 и т. д.
4. Переименование каждого столбца, который требуется использовать. Для этого дважды щелкните имя столбца, введите имя столбца и нажмите клавишу ВВОД.
   
   Дополнительные столбцы можно добавлять в любое время. Для этого щелкните столбец, слева от которого требуется вставить новый столбец и выберите в меню Вставка команду столбец. Переименуйте столбец, как описано выше.
5. Введите данные в режиме таблицы. Введите данные определенного типа в каждый столбец. Например при вводе имен, введите имя в собственной ячейке и фамилии в отдельном столбце. При вводе дат, времени или чисел, введите их в постоянном формате. При вводе данных в соответствии Microsoft Access можно создать соответствующий тип данных и формат отображения для столбца. Например для столбца, в которую вводятся только имен, Access присвоит текстовый тип данных; для столбца, в которой можно вводить только числа Access присвоит числового типа данных. При сохранении таблицы будут удалены все столбцы, которые следует оставить пустым.
6. После добавления данных со столбцами, которые требуется использовать, нажмите кнопку Сохранить в меню файл.
7. Microsoft Access предлагает, если требуется создать первичный ключ. Если вы не ввели данные, которые можно использовать для уникальной идентификации каждой строки в таблице, такие как инвентарные номера или коды, рекомендуется нажать кнопку Да. При вводе данных, которые могут однозначно идентифицировать каждую строку, нажмите кнопку Нет, а затем укажите поле, содержащее эти данные в качестве первичного ключа в режиме конструктора после сохранения таблицы. Чтобы определить поле в качестве первичного ключа после сохранения таблицы, выполните следующие действия.

a. Откройте таблицу, в Access создается из данных, введенных в таблицу в режиме конструктора.

b. Выберите одно или несколько полей, которые необходимо определить в качестве первичного ключа.

c. Для выделения одного поля щелкните область выделения строки для нужного поля.
Чтобы выбрать несколько полей, удерживайте нажатой клавишу CTRL и щелкните область выделения строки для каждого поля.

d. В меню Правка выберите Первичный ключ.
Если порядок полей в нескольких полей первичного ключа должны отличаться от порядка полей в таблице, нажмите кнопку индексы на панели инструментов, чтобы открыть окно «индексы», а затем порядок полей индекса под названием PrimaryKey.

Как упоминалось ранее, Microsoft Access присвоит типы данных каждого поля (столбца), какие данные, введенные на основании. Если вы хотите настроить дальнейшего--определения поля например, чтобы изменить тип данных, который автоматически назначается доступ или определить правило проверки--откройте таблицу в режиме конструктора.