В составлении и оформлении деловой документации не последнее место занимает административный речевой этикет, некоторые элементы которого требуют особого внимания.
Наиболее распространенные формы обращения: Уважаемый..., или Уважаемый...! Следует помнить, что запятая после обращения придает документу (письму) будничный характер; знак восклицания указывает на то, что факту обращения к данному лицу или затронутому вопросу придается особое значение.
Если в обращении указывается имя и отчество, а фамилия не называется, то обращение приобретает личный характер. Включение в формулу обращения фамилии адресата придает тексту документа вежливо-официальный оттенок.
Текстовое употребление слов: товарищ (т.), господин (г-н), гражданин (гр.) имеет свою специфику. Слово товарищ, преимущественно употреблявшееся в нашей стране до 90-х годов, уже вытеснено словом господин, используемым в мировой практике.
Слово гражданин применяется тогда, когда то или иное лицо рассматривается как субъект гражданских правоотношений.
В ведомственной письменной речи имеет место тенденция к утрате местоимения я. Например, вместо я прошу пишут прошу. Вместо я выполнил пишут мною выполнено. Однако нельзя сказать мною решено. Правильно: я решил. В целом местоимение я употребляется только в докладных и объяснительных записках.
Административный речевой этикет предусматривает умение пользоваться местоимением он. Оно может быть средством и обезличивания, и фамильярности, поэтому требует особой осторожности, даже ограниченности при пользовании им в служебных документах. Вполне очевидно, что в приказе, постановлении, решении, распоряжении, характеристике следует указывать фамилию лица и его инициалы. В характеристике в каждом абзаце повторяются фамилия и инициалы лица, на которое она составляется.
Следует учитывать, что служебные документы пишутся в нейтральном доброжелательном тоне, не допускается иронизирование, проявление грубости, использование вычурных оборотов с выражением чрезмерной вежливости и т. п.
Разумеется, никакой список рекомендуемых выражений не позволит полностью решить проблему административного речевого этикета. Только внутренний такт и объективность в оценке тех или иных производственных ситуаций могут подсказать выбор слов и выражений.
Культура письменной речи.
Речевая культура человека – показатель профессиональной пригодности преподавателей, дипломатов, юристов, для ведущих различного рода передач по телевидению, радио, для дикторов, журналистов. Культурой речи важно владеть всем, кто по своей должности связан с людьми, организует и направляет их работу, ведет деловые переговоры, воспитывает, заботится о здоровье, оказывает людям различные услуги.
Под культурой речи понимается совокупность таких качеств, которые оказывают наилучшее воздействие с учетом конкретной обстановки и в соответствии с поставленной задачей. Понятие «культуры речи» тесно связано с закономерностями и особенностями развития и функционирования языка, а также с речевой деятельностью во всем ее разнообразии. Культура речи вырабатывает навыки регулирования отбора и употребления языковых средств в процессе речевого общения, помогает сформировать сознательное отношение к их использованию в речевой практике.
Основные достоинства стилистически грамотной, совершенной устной и письменной литературной речи:
- правильность: соблюдение норм литературного языка;
- чистота: отсутствие в речи чуждых литературному языку слов и словесных оборотов;
- богатство и разнообразие: применение в речи многих и различных знаков языка;
- точность: если между значением слова и его предметной отнесенностью достигнуто полное соответствие;
- логичность: если связи значений, свойственных словам, словосочетаниям и предложениям, вошедшим в структуру речи, не противоречат законам логики, законам мышления;
