Записи за результатами процесу

Визначення та скорочення

ВРУ	– Верховна Рада України
Відділ	– відділ міжнародних зв’язків
Директор	– директор ЧТЕІ КНТЕУ
Інститут	– ЧТЕІ КНТЕУ
КМУ	– Кабінет Міністрів України

Структура процесу.

3.1 Блок-схема процесу «Міжнародне співробітництво»представлена на рисунках 3.1 і 3.2

Скорочення та умовні позначення

 

 

Рисунок 4.1

«Міжнародне співробітництво»

 

 

Рисунок 3.2

 

3.1 Коментарі до блок-схеми на рисунку 3.1, 3.2.

Дія 1-2.

Згідно з Положенням про ЧТЕІ КНТЕУ, Положенням про відділ та відповідно до покладених на відділ функцій та обов’язків здійснюється пошук та вибір вузу для співробітництва, ведеться підготовка до проведення переговорів щодо співробітництва та підписання договорів та угод. Керівництвом Інституту приймається рішення щодо можливості співробітництва. В разі якщо прийняте рішення негативне проводиться новий пошук та вибір організацій для співробітництва.

 

Дія 3-4.

Після проведення відповідних переговорів щодо співробітництва та узгодження цілей і форм взаємодії, керівництвом Інституту приймається рішення щодо необхідності укладання договору чи угоди.

В разі, якщо договір чи угода з тих чи інших причин не були укладені, проводиться пошук інших можливих варіантів співробітництва. В цьому випадку це може бути пошук партнерів, проектів залучення міжнародної технічної та фінансової допомоги.

 

Дія 6.

Укладання договору чи угоди – це підготовка тексту, його прийняття, встановлення його автентичності, підписання самого договору чи угоди та надання згоди на їх обов’язковість для Інституту.

Після укладання договору або прийняття рішення щодо інших шляхів співробітництва складається відповідний план роботи щодо реалізації спільних інтересів.

Дія 7-7.5.

7.1. Відповідно до плану співробітництва організовуються відрядження працівників Інституту за кордон. Після здійсненого відрядження працівник, що відряджався, готує звіт про відрядження. Інформація про закордонні відрядження відділом кадрів щоквартально подається для узагальнення у відділ міжнародних зв’язків.

7.2. Відділом організовується підготовка та робота з іноземцями, для цього проводяться робочі зустрічі іноземців з керівництвом Інституту. В ході підготовки розробляється програма прийому, узгоджується склад учасників такої зустрічі, готується план зустрічі, а також звіт.

З метою обміну досвідом працівники Інституту беруть участь у семінарах, міжнародних конференціях.

7.4. – 7.5. Підготовка документа, яким визначаються спільні дії учасників проекту (донорів, виконавців, бенефіціарів, реципієнтів), а також ресурси, необхідні для досягнення цілей надання міжнародної технічної допомоги протягом установлених термінів. Після проведеної роботи з пошуку можливих варіантів співробітництва або проектів з залучення міжнародної технічної або фінансової допомоги проводиться їх погодження з начальником відділу та керівництвом Інституту.

 

4. Моніторинг параметрів процесу

4.1. Інформація про моніторинг параметрів процесу наведена в таблиці 4.1.

Таблиця 4.1.

Параметр	Відповідальний за вимір	Частота вимірів	Частота аналізування	Форма реєстрації	Рівень аналізу
Виконання заходів планів з питань міжнародного співробітництва, %	начальник відділу	1 раз на рік	1 раз на рік	Аналітична довідка	Директор, начальник відділу
Кількість укладених договорів,угод тощо	начальник відділу	1 раз на рік	1 раз на рік	Договори,угоди тощо	Директор, начальник відділу
Частка закордонних відряджень працівників інституту з метою обміну досвідом до загальної кількості закордонних відряджень, %	начальник відділу	1 раз на рік	1 раз на рік	Звіт про відрядження	Директор, начальник відділу
Кількість пропозицій на 1 відрядження	начальник відділу	Після кожного відрядження	1 раз на рік	Журнал звітів закордонних відряджень	Директор, начальник відділу

 

4.2 Кількісні цілі якості процесу наведені у додатку 4 за формою

 

Параметр	Відповідальний за вимір	Кількісні цілі	Форма реєстрації	Рівень аналізу
		План	Факт

 

5. Нормативні акти та документи, що використовуються при виконанні процесу.

5.1. Інформація про нормативні акти та документи, що використовуються при виконанні процесу наведено в таблиці 5.1.

 

Таблиця 5.1.

№	Тип документа	Рівень затверд-ження	Місце зберігання контрольних екземплярів	Документ, у якому описана схема актуалізації
1.	Конституція України	ВРУ	Кабінет відділу міжнародних зв’язків	Інструкція з діловодства у Чернівецькому торговельно-економічному інституті
2.	Закон України «Про вищу освіту»	ВРУ	www.rada.gov.ua	Інструкція з діловодства
3.	Закон України «Про транскордонне співробітництво»	ВРУ	www.rada.gov.ua	Інструкція з діловодства
4.	Наказ «Про встановлення термінів і порядку оформлення закордонних службових відряджень та звітування	Директор	Організаційний відділ	Інструкція з діловодства
5.	Наказ «Про облік ділового листування, вдосконалення збору та систематизації інформації щодо міжнародної діяльності інституту»	Директор	Організаційний відділ	Інструкція з діловодства
6.	Положення про ЧТЕІ КНТЕУ	Ректор КНТЕУ	Організаційний відділ	Інструкція з діловодства
7.	Положення про відділ	Директор	Організаційний відділ	Інструкція з діловодства
8.	Посадова інструкція провідного спеціаліста відділу	Директор	Відділ кадрів	Інструкція з діловодства
9.	Договір, угода про співробітництво	Директор	Організаційний відділ	Інструкція з діловодства

Записи за результатами процесу.

6.1. Інформація про записи, що робляться за результатами реалізації процесу, наведена в таблиці 6.1.

Таблиця 6.1

№ з/п	Найменування запису	Носій паперовий/ електронний	Відповідальний за оформлення і збереження	Місце зберігання та термін зберігання (індекс справи згідно з номенклатурою)
1.	Журнал реєстрації вхідної іноземної кореспонденції	Паперовий	Начальник відділу
2.	Журнал реєстрації вихідної іноземної кореспонденції	Паперовий	Начальник відділу
5.	Журнал звітів закордонних відряджень	Паперовий	Начальник відділу
6.	План співробітництва	Паперовий	Начальник відділу
7.	Програма прийому іноземних делегацій	Паперовий	Начальник відділу
8.	Склад учасників	Паперовий	Начальник відділу
9.	Звіт про прийом делегації	Паперовий	Начальник відділу
10.	Проект (програма) з залучення міжнародної допомоги	Паперовий	Начальник відділу
11.	Звіт про роботу відділу	Паперовий	Начальник відділу

 

Додаток 1

Журнал реєстрації вхідної іноземної кореспонденції

№ з/п

Номер документа, дата надходження

Звідки, від кого надійшов документ (держава, місто, підприємство, установа, організація), на чиє ім’я

Короткий зміст

Кому передано для виконання

Додаток 2

Журнал реєстрації вихідної іноземної кореспонденції

№ з/п

Номер і дата вихідного документа

Кому і куди адресовано документ (держава, місто, підприємство, установа, організація)

Короткий зміст

Ким підписаний документ

Додаток 3

Журнал звітів закордонних відряджень

№

П.І.Б.

Країна відрядження

Організація

Дата

Мета

Пропозиції

Додаток 4

Кількісні цілі параметрів процесу на 2012 рік

 

Параметр	Відповідальний за вимір	Кількісні цілі	Форма реєстрації	Рівень аналізу
План	Факт
Частка виконання заходів з питань міжнародного співробітництва, %	начальник відділу			Аналітична довідка	Директор, начальник відділу
Кількість укладених договорів,угод тощо, шт.	начальник відділу			Договори,угоди тощо	Директор, начальник відділу
Частка закордонних відряджень працівників з метою обміну досвідом до загальної кількості закордонних відряджень, %	начальник відділу			Звіт про відрядження	Директор, начальник відділу
Кількість пропозицій на 1 відрядження	начальник відділу			Журнал звітів закордонних відряджень	Директор, начальник відділу

ЛИСТ ОЗНАЙОМЛЕННЯ

№	Посада	П.І.П.	Дата	Підпис