Предварительный просмотр страниц

Занятие 6

Печать рабочих листов и диаграмм

Вы научитесь:

• перед печатью предварительно просматривать рабочие листы;

• подготавливать рабочие листы к печати;

• печатать листы диаграмм.

 

До сих пор мы занимались вводом данных, составлением формул, форматированием текста и построением диаграмм. Теперь, допустим, вы собираетесь показать свои данные кому-то еще, и вам нужно распечатать их с правильным разбиением на страницы. Вам может потребоваться задать верхний и нижний колонтитулы, отображающие дату, номера страниц или имя рабочей книги. В этом уроке вы узнаете, как снабдить страницы полями и колонтитулами и как перед печатью документов получить их предварительный вид на экране компьютера. Вы научитесь выводить на печать свои диаграммы так, чтобы они занимали не слишком много места, но при этом не теряли элементы оформления.

Начало занятия

Если в конце предыдущего урока вы завершили работу Microsoft Excel, то запустите программу снова. Чтобы открыть файл с именем Занятие5 и сохранить его под новым именем Занятие6, выполните следующие шаги.

1. На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Открыть.
Если вы не помните, как выбрать папку, содержащую нужные вам файлы, обратитесь к разделу «Открытие файлов» в начале Занятия2.

2. Убедитесь, что в поле Папка находится папка с вашей фамилией.

3. В окне списка файлов щелкните дважды на имени файла Занятие5.

4. В меню Файл выберите команду Сохранить как. Откроется диалог Сохранение документа,

1. Щелкните дважды в поле Имя Файла и наберите Занятиеб.

5. Щелкните на кнопке Сохранить или нажмите клавишу Enter.

Предварительный просмотр страниц

Предварительный просмотр листов на экране монитора позволяет до печати документов увидеть, как будут выглядеть ваши документы на бумаге. В этом упражнении вы предварительно просмотрите рабочий лист Бюджет 1998.

Сделайте предварительные построения:

Вместо диаграммы на листе Бюджет 1998 постройте две объемные круговые диаграммы, показывающие долю каждого месяца в прибыли за квартал, расположив их в ячейках D24:F34 и H24:J34, как показано) в файле Lab6_1.xls. Уменьшите ширину столбца К, чтобы при печати ваш документ занимал меньше места.

Щелкните на кнопке Предварительный просмотр , расположенной на стандартной панели инструментов.

Вместо кнопки можно использовать команду Предварительный просмотр из меню Файл.

На экране ваш лист отобразится таким, каким он будет выглядеть после печати на принтере. Не все поместилось на лист. Начнем по порядку.

Название листа «Торговый бюджет 1998 финансовый год», не уместилось на странице, значит его следует исправить до начала печати.

1. Поместите указатель мыши на изображение листа. Он примет форму маленькой лупы.

2. Щелкните мышью в середине листа. Масштаб изображения изменился, и теперь видны числовые данные. Некоторые ячейки могут содержать вместо чисел ряды значков #####, говорящие о том, что числа не помещаются в ячейках. В этом случае вам необходимо увеличить ширину столбцов.
Для увеличения и уменьшения масштаба изображения можно использовать кнопку Масштаб в окне просмотра.

3. Снова щелкните лупой-указателем, чтобы вернуться к исходному масштабу. Затем закройте окно предварительного просмотра, щелкнув на кнопке Закрыть.