Инструкция по приему товара кухни, правильности оформления документов и их хранению.
Прием товара.
При получении товара ответственное лицо проверяет:
ДИ Шеф-повара: Шеф-повар (су-шеф) кафе должен планировать свой рабочий день так, чтобы лично присутствовать во время приемки товара.
1. Наличие всех правильно оформленных сопроводительных документов:
· Товарная накладная
· Счет фактура
· Сертификат соответствия. В случае наличия сертификатов в ресторане на постоянно закупаемые товары, допускается наличие «Приложение к накладной» Реестра (перечня) сертификатов, как приложения к Товарной накладной; такой перечень обязательно содержит: наименования товара (совпадает с написанным в товарной накладной), номер сертификата, срок его действия. Таким образом, поставщик привозит сертификаты в кафе не реже, чем 1 раз в 3 месяца сертификат, а далее - при поставках передает соответствующий Реестр.
· ВЕТЕРИНАРНОЕ СВИДЕТЕЛЬСТВО (прилагается при поставке продуктов животного происхождения) Мясо, рыба, птица, яйцо и продукция из этих продуктов.
· Информация о товаре на русском языке на упаковке (допускается указание информации в виде листов-вкладышей)
· Наличие подписей, должностей и расшифровок в графах: «отпуск груза разрешил», «главный бухгалтер» и «отпуск груза произвел»;
· Наличие печати со стороны поставщика и даты отгрузки.
- Проверка товара:
· Количество согласно размещенному заказу по наименованиям и количеству (сверять с бланком заказа). Во время приемки мяса, необходимо обязательно вскрывать упаковки (бумажные коробки) и перевешивать всю продукцию.
· Целостность упаковки.
· Качество товара. Товарный вид поставляемой продукции. Особое внимание обращать на качество замороженной продукции.
· Информация об условиях хранения; дата окончания реализации или дата производства с указанием продолжительности срока хранения.
(В случае, если на мелких упаковках нет этикеток с информацией, а присутствует только одна этикетка на большой коробке, нужно: вырезать эту этикетку. Данные этикетки должны храниться в специально отведенных местах.)
· Соответствие утвержденному бренду/стандарту.
- Решение возникших проблем при приемке товара.
· При возникновении проблем, во время приемки товара, ответственное лицо обязательно сообщает Бренд-шефу о возникшей проблеме.
· Если качество товара не соответствует качеству, утвержденному бренду, истек срок реализации и т.д. Ответственное лицо не принимает данный товар, возвращает его обратно поставщику и вносит соответствующие изменения в обе накладные.
· Если привезли количество, не соответствующее заказу, или вообще не привезли один из товаров, Ответственное лицо вносит соответствующие изменения в оба экземпляра накладных.
В случае каких либо исправлений в накладных (например, по количеству, качеству, сроку реализации) – исправления (в обоих экземплярах) визируются подписями представителя поставщика и покупателя, расшифровками и должностями. При внесении исправлений в накладные, обязательно делается копия исправленной накладной. Эта копия хранится у Шеф-повара до получения исправленной накладной.
· При возникновении во время приемки товара вопросов, не указанных в пункте 3 данной инструкции, ответственное лицо обязательно сообщает о возникшей проблеме Директору по закупкам.
- Оформление документов:
· Ставятся подписи, должности и расшифровки в графах ««Груз получил» или «Груз принял»; (подписывать накладные может только оформленный сотрудник)
· Ставится печать и дата приема товара.
· Если в накладной кухни присутствует продукция бара, то на нашем экземпляре накладной должна стоять подпись управляющего или менеджера. Данная подпись со стороны сотрудника зала, подтверждает, товар бара/зала был проверен и получен.
· Все документы, в т.ч. и исправленные, заносятся в сопроводительный Реестр.
· Получение исправленных накладных.
Полученные исправленные накладные не подписываются, принимаются от поставщика в 2-х экземплярах. Экземпляр поставщика не возвращается. Данная накладная заносится в Реестр. Копия исправленной накладной, хранящаяся до этого времени на точке, уничтожается.
5. Хранение документов:
· Накладные / счета-фактуры хранятся вместе с Реестром до момента передачи в офис бухгалтерии.
· Сертификаты хранятся в специальных папках, в отдельных файлах по наименованию товара. За наличие действующих сертификатов и за работу по их обновлению отвечает Шеф-повар кафе.
· Ветеринарное свидетельство / Приложение к накладной - Перечень Сертификатов. Хранятся в специальных папках в порядке поставок, в течение двух месяцев. Отвечает за правильное хранение данных документов Шеф-повар.
- Ветеринарная справка. Данный документ хранится в специально отведенном месте не более семи дней.
- Передача документов:
- Накладные / счета-фактуры передаются в офис Бухгалтерии с сопроводительным Реестром.
- Для ГУДБИФ-2, ГУДБИФ-4, ГУДБИФ-5, ГУДБИФ-6 передача документов осуществляется согласно «Распоряжению о передаче документов через водителя».
· В случае нарушения какого-либо пункта данного Распоряжения на сотрудника налагается взыскание, согласно действующей Политике взысканий.
· Исправленные накладные передаются без подписи и печати в 2-х экземплярах.
Общая информация о сопроводительных документах:
ТОВАРНАЯ НАКЛАДНАЯ.
Содержит информацию:
· Номер и дату составления документа;
· Наименование, индекс, юридический адрес, ИНН/КПП и банковские реквизиты грузоотправителя и поставщика;
· Наименование, индекс, почтовый (фактический) адрес, юридический адрес, ИНН/КПП и банковские реквизиты грузополучателя и плательщика;
· Основание поставки (номер и дата договора или счета)
· Для каждого товара: его наименование, ед. измерения, количество товара, ставка НДС;
· Общую сумму поставляемого товара и сумму НДС.
СЧЕТ-ФАКТУРА.
Содержит информацию:
· Номер и дату составления документа;
· Наименование, индекс, юридический адрес, ИНН/КПП поставщика;
· Наименование, индекс, юридический адрес, ИНН/КПП покупателя;
· Для каждого товара: его наименование, ед.измерения, количество товара, ставка НДС, страна происхождения, №ГТД (в случае, если товар импортный) – совпадает с №ГТД, указанного в сертификате;
· Общую сумму поставляемого товара и сумму НДС.
СЕРТИФИКАТ СООТВЕТСТВИЯ.
При получении товара ответственное лицо проверяет наличие в сертификате:
- Номера сертификата;
- Срока действия сертификата
- Наименование органа по сертификации;
- Наименование товара (возможно перечисление наименований в приложении – номера бланков всех приложений прописываются в сертификате под пунктом «ПРОДУКЦИЯ» во всех приложениях обязательно должен быть указан верный номер сертификата);
- Ссылка на ГОСТ или другие государственные нормы;
- Наименование производителя товара;
- Наименование получателя сертификата, его круглой печати (допускается копия, т.е. черная);
- Дополнительная информация (разновидность упаковки, год урожая и проч.);
- Синяя круглая печать поставщика.
КАЧЕСТВЕННОЕ УДОСТОВЕРЕНИЕ (прилагается при поставке продуктов, переработанных в РФ и выдается для каждой партии товара)
При получении товара ответственное лицо проверяет:
· Указание в удостоверении наименование товара;
· Номер сертификата;
· Дата изготовления товара (розлива), должна совпадать с датой производства (розлива) товара на этикете товара или бутылке; Дата и час производства кулинарной продукции, п\ф, кондитерских изделий;
· Сроки и температурные условия хранения;
· Наличие наименования производителя и его печати (допускается копия);
· Наличие печати поставщика (синяя).
ВЕТЕРИНАРНОЕ СВИДЕТЕЛЬСТВО (прилагается при поставке продуктов животного происхождения) Мясо, рыба, птица, яйцо и продукция из этих продуктов
При получении товара ответственное лицо проверяет:
· Указание в удостоверении наименования товара (или группы, к которой он принадлежит);
· Наименование производителя;
· Дату выработки товара;
· Наличие голограммы (допускается копия с синей печатью и подписью)
Период с момента выдачи ветеринарного свидетельства поставщику и доставки в ресторан не должен превышать пяти суток. Срок действия ветеринарного свидетельства после отгрузки определяется сроком годности отгруженной продукции.
Информация, содержащаяся на упаковке с товаром, должна состоять из следующих пунктов
Общие требования:
· Наименование продукта;
· Наименование и местонахождение изготовителя;
· Массу нетто, или объем, или количество продукта;
· Состав продукта (Перечень ингредиентов);
· Пищевая ценность (калорийность или энергетическая ценность, содержание белков, жиров, углеводов, витаминов, макро- и микроэлементов);
· Условия хранения; (кроме макаронных изделий, соли) (для масложировой продукции температура хранения)
· Срок годности (или срок хранения); (кроме сахара и поваренной соли)
· Дата изготовления и дата упаковывания; (для сахара; год изготовления)
· Обозначение документа, в соответствии с которым изготовлен и может быть идентифицирован продукт (допускается наносить без указания года утверждения); для импортных продуктов допускается не указывать;
· Информация о подтверждении соответствия пищевых продуктов. (Информацию о подтверждении соответствия неупакованных пищевых продуктов указывают в сопроводительных документах – сертификатах, удостоверениях качества).
Обязательная дополнительная информация по подгруппам продуктов:
5.1. МЯСО, МЯСНЫЕ ПРОДУКТЫ, ПТИЦА, КОЛБАСНЫЕ ИЗДЕЛИЯ:
· Термическое состояние (охлажденное, замороженное);
· Сорт (при наличии), категория (для субпродуктов и яиц);
· «Упаковано под вакуумом» (при наличии вакуума в упаковке);
· Слово «Госветнадзор» (для целых тушек мяса или птицы).
5.2. МОЛОКО, МОЛОЧНЫЕ И МОЛОКОСОДЕРЖАЩИЕ ПРОДУКТЫ, СЫРЫ:
· При применении термической обработки указывают способ термической обработки непосредственно перед фасованием и/или после фасования в потребительскую тару;
· Значение массовой доли жира в процентах (для мороженого и глазированных сырков не указывают) для молокосодержащих продуктов, в том числе молочного жира;
· Сорт (при наличии).
5.4. ПРОДУКТЫ ПЕРЕРАБОТКИ ЯГОД, ПЛОДОВ, ОВОЩЕЙ И КАРТОФЕЛЯ, В ТОМ ЧИСЛЕ КОНСЕРВИРОВАННЫЕ:
· Масса или массовая доля основного продукта (для продуктов, приготовленных в сиропе, маринаде, рассоле, заливке).
5.5. МАЙОНЕЗ, МАРГАРИН:
· Массовая доля жира.
5.6. МЕД:
· Подлинность (натуральный или искусственный).
