Фаза № 1. Предотвратите просрочку

Возвращение долгов.

Используют ли Ваши клиенты капитал поставщика для финансирования своих расходов и компаний? Единственное подобие капитала ПОСТАВЩИКА - РИСКОВОМУ капиталу заключается в том, что он приходит извне. Когда клиент просрочивает Ваш платеж в течение 120 дней, Вы тем самым выдаете четырехмесячную БЕСПРОЦЕНТНУЮ ССУДУ, которую Вы в реальности едва ли можете себе позволить.

Даже хуже того, это становится прямым подарком - если Вы, продавец, неспособны вернуть долг вообще. Когда клиенты выжимают дополнительные недели и месяцы из сроков оплаты, для Вас предельно важно разработать эффективную систему сбора задолженности.

Это особенно относится к периоду экономического спада - когда даже самые устойчивые и наиболее надежные клиенты испытывают проблемы потока наличности. Но подождите, скажете Вы, когда поток наличности восстановится, я не хочу оставаться без клиентов вообще. И это вполне объяснимо. Страх оскорбить тех, кто раньше были надежными покупателями, сдерживает многих, страдающих от невозвращаемых долгов.

Предприниматели по неосторожности становятся кредиторами - когда отказываются требовать оплаты из-за беспокойства о том, что их клиенты найдут более сговорчивых поставщиков.

Чтобы решить эту дилемму, Вам необходим тщательно разработанный подход к ТРЕМ ФАЗАМ взыскания долга.

ФАЗА № 1. ПРЕДОТВРАТИТЕ ПРОСРОЧКУ

Каждый месяц делайте обзор счетов клиентов, чтобы быстро идентифицировать те, которые иногда или даже обычно запаздывают.

Когда Вы заметили, что счет просрочен - убедитесь в том, что компании выслан счет, товар ушел, и не возникло никаких проблем, когда заказ прибыл.

Высылайте счета в тот же день, когда сделана отгрузка или выполнение услуги завершено. Многие компании невольно сами создают собственные проблемы потока наличности, не отправляя счета в течение одной или даже двух недель.

Отправляйте по почте счета конкретно ЛЮДЯМ, а не компаниям. Счета, направленные компаниям, могут задержаться у клерка компании, в течение многих дней, прежде чем лягут на стол ответственного лица.

Учитывайте задолженность, начиная с первого дня после отправления счета. Компании с большим количеством клиентов должны использовать автоматизированное программное обеспечение для учета всех расчетов. Если у Вас только несколько клиентов, используйте контрольную таблицу.

Сокращайте предварительный кредит от периода в 30 дней до 15 дней или даже меньше. Хотя обычно принят тридцатидневный срок, это НЕ правило. Выясните, сократили ли Ваши конкуренты срок до 15 дней, или до оплаты наличными в момент поставки, или приемлемы ли для Ваших клиентов более короткие сроки.

Многие клиенты предполагают, что у них есть тридцать дней до того момента, когда они должны произвести оплату, что означает, что может пройти до 45 дней, когда вы эту оплату получите. Вы должны сообщить клиентам, что оплата должна производиться раньше. Убедитесь, что рассмотрели возможность предложения скидок и, как обратная стратегия, - начисление процентов.

Если работа должна быть пересмотрена, требуйте депозит, или поставьте условия, что половина должна быть оплачена наличными в момент поставки, а половина - в течение 30 дней.

Избегайте чувства, что Ваши клиенты - это ваши друзья, которые могут рассчитывать на неограниченный кредит. Даже если Вы встречаетесь после работы, в деловых отношениях Ваша обязанность состоит в том, чтобы доставить качественную услугу или товар, а их обязанность состоит в том, чтобы вовремя это оплатить.

Через 45 дней после отправления счета позвоните и выясните, почему счет не был оплачен. Используйте подход послепродажного обслуживания: "поскольку оплата не пришла, я хотел бы убедиться в том, что с заказом не возникло проблем". Это выполняет несколько функций: Вы выясняете, все ли было правильно в заказе, напоминаете клиентам, что их счета просрочены, и сообщаете, что Вы четко следите за дебиторскими задолженностями.

Позвоните хронически опаздывающим клиентам в тот же день, когда заказ отправлен, и скажите: "Я хочу сообщить, что ваши товары только что отправлены. Могли бы Вы ускорить оплату, выслав счет конкретному человеку?"