Дата
Если адрес отправителя не отпечатан типографским способом, то дата приводится сразу после адреса отправителя. Если Вы пишете письмо на стандартном бланке компании, то дату следует поместить справа, на следующей строке после адреса получателя.
Во избежание путаницы в датах, месяц в обоих случаях пишется полностью буквами и никогда цифрами
Адрес получателя
Адрес получателя пишется в левой части письма после адреса отправителя и даты.
Если Вы знаете точное имя и должность адресата, они должны быть написаны перед адресом. Вначале пишется имя, затем должность адресата.
Если Вы не сумели найти имени адресата, то указание, кому адресовано письмо, следует поместить в строку "attention line".
Запрос, требование.
Цель таких писем - получить информацию, помощь etc, т.е. некое желательное для вас действие со стороны Вашего адресата.
План письма:
Дать ссылку на источник, из которого вы получили информацию о компании.
I am writing to enquire about the reduced flights to Zambia which you advertised in yesterday's "Morning Post".
You were recommended to us by Dr. Mary Stuart from Washington DC. With reference to our phone call of yesterday, we would like more detailed information about your service.
Представить коротко себя, свою фирму.
Our company is a subsidiary of Mini World Trade Organization and we specialize in:
We are one of the main producers of industrial chemicals in Russia, and we are interested in: Our company, which is affiliate to the National Credit Holding, is mainly concerned with:
Объяснить, почему Вы пишете это письмо, выразить ваш интерес.
I am interested in taking a course in English for academic purposes.
We would like to know more about the physics laboratory equipment you advertised in the last issue of Physics Today. We are planning some reorganization of our e-business and would like some information about:
Объяснить, что бы вы хотели получить от адресата.
Please would you cancel cheque No. 123456789 for $25'000 in favour of Gold Mine Ltd.?
I would be grateful for detailed information about this trip. Would it be possible to fly via Peking? Does a Russian citizen need a visa? Could you therefore send us your prospectus and details of the computer requirements?
Закончить письмо стандартной фразой.
We look forward to hearing from you.
We would be grateful for an early reply. Thank you for your attention. We hope to hear from you in the near future.
We would like to point out that delivery before August 1 is essential and hope that you can offer us this guarantee. Thanking in advance for your help.
Подпись, имя и должность автора письма.
Пример 1.
Запрос информации о мобильных телефонах для розничной продажи в Москве
Заказ.
План письма:
Ссылка на предыдущее письмо, по которому производится заказ продукта.
Thank you for your letter of May 9 quoting prices and delivery terms for PC Hitaru 750.
We thank you for your letter of March 31 referring:. Thank you for the price list, catalogue and payment conditions which you sent us.
Повторить условия, на которых Вы заказываете продукт- цена, качество, количество, скидки, условия платежа, условия доставки.
We are satisfied that quoted terms are acceptable:
We examined the samples and are satisfied with their quality. We would like to thank you for the 15% quantity discount you allowed us.
Подтверждение заказа, указание, что бланк с заказом прилагается.
We are therefore ordering:
We therefore enclose an order form, No 123- ASD, for 35 "Smart Stylers": Please, find enclosed our order No 45-G78 for 100 mobile phones Noriksson-2000:
Although the rather low discount of 10% disappointed us, we will place an order and hope that this allowance will be reviewed at some time in the near future.
Предложение условий платежей.
As agreed, payment to be made by cheque which we will order on receipt of your invoice.
Our usual method of payments is be cheque drawn on our account at National Credit Bank, Moscow and we trust that this will be acceptable to you. Would you please send the shipping and other documents to National Credit Bank, Moscow, Tretjakovskaja ulitza 5.
We would like to confirm that payment is to be made by letter of credit which we have already applied to the bank for.
Указать сроки и условия доставки.
The order is subject to delivery before July 31, 2000, and we reserve the right to cancel the order:
We hope that you can meet our delivery deadline of June 30, 2000.
Стандартное окончание письма.
Ваша подпись, имя, должность.
Жалоба
Письма с жалобой по поводу продуктов, сервиса, доставки и пр. принадлежат к категории наиболее трудных писем. Цель письма- жалобы не просто "выпустить пар", а получить компенсацию за невыполнение деловых обязательств. План письма- жалобы можно представить в следующем виде.
План письма
Объясните, по какому поводу Вы жалуетесь, опираясь на фактический материал (даты, суммы, номер заказа и пр.).
I am writing to you to complain about the service:.
I am writing to you with reference to the above safari, which you organized. I have received your invoice No 4354-AZ for $1467 but noticed that a number of errors have been made.
Объясните Ваш резон для жалобы, сравнивая обещанные деловые обязательства (услуги, сервис,
выполнение заказа и пр.) и реальные обстоятельства.
Unfortunately, the reality was very different.
I regret to inform you that:. We regret to inform you that we were no at all satisfied with your service.
Допускается выразить свои чувства по поводу происшедшего, предположить причины, которые вызвали данную проблему.
You can imagine our disappointment when we discovered:
I can suppose that the your partner in Santo Domingo didn't:. I am very sorry I even came into this book store:
You can imagine our feelings when we realized that this would mean:
Если это уместно, опишите Ваши собственные действия, которые Вы предприняли, чтобы решить возникшую проблему.
We have tried to contact you by phone but could get anyone who knew anything about this matter.
We contacted your representative in Katmandu, but unfortunately without any success. We enclose a report on the damage from:
Потребуйте от компании, не выполнившей свои обязательства, разъяснений, компенсации за причиненный ущерб, возмещения моральных и материальных издержек.
The best solution would be for me to return the wrong items to you, postage and package forward.
I feel I deserve some sort of compensation for this such as: I suggest the money be exchanged at the rate pertaining on that day and that all charges be waived.
We must insist that you have to cover our expenses:. We must insist on receiving our prior payment:
I should therefore like to have my money refunded. Therefore I look forward to hearing your comments.
We would be interested to know if you can offer an explanation for this poor quality of your service.
Сообщите о мерах, которые будут предприняты в том случае, если Ваши требования не будут удовлетворены.
We will keep the goods until: Unless we receive a satisfactory answer, we will be forced to put the matter into the hands of our solicitors.
Unless you can fulfill our orders efficiently in the future, we will have to consider other sources of supply.
Стандартное окончание письма.
I look forward for hearing from you,
Подпись, имя, должность.
Пример 1
Жалоба по поводу покупки некачественного велосипеда.
Пример 2Жалоба в туристическое агенство, не выполнившее своих договорных обязательств.
Пример 2
Жалоба в туристическое агенство, не выполнившее своих договорных обязательств.
Резюме.
Получить работу можно двумя способами - либо занять объявленную вакансию, либо добиться, чтобы такая вакансия была объявлена по результатам Вашего письма. Поэтому сопроводительные письма в каждом конкретном случае пишутся по-разному. Цель сопроводительного письма и резюме - получить интервью, т.е. личную встречу с работодателем.
Золотое правило
Без интервью, т.е. личной встречи с работодателем, Ваши шансы на получение работы равны нулю. Удачные сопроводительное письмо и резюме призваны сделать эту встречу реальной.
