Вопрос 3. Учет персонала и рабочего времени
3.1. Нормативно-методическое обеспечение учета персонала промышленного предприятия
Кадровый учет является одной из составляющих финансово-хозяйственной деятельности предприятия, поэтому оказывает непосредственное влияние на его результаты. Трудовые отношения подлежат документированию. Причем обязанность по составлению и ведению документации лежит не только на работодателях-организациях, но и на работодателях - индивидуальных предпринимателях. В организациях для этого создаются отделы (например, отдел кадров или отдел по работе с персоналом) или просто вводятся должности (например, менеджера по персоналу). А вот индивидуальные предприниматели в большинстве не придают значения составлению кадровых документов или составляют их, но с существенными нарушениями установленных требований. В результате нередки административные штрафы, наложенные при проведении контрольно-надзорных мероприятий
Нормативно-методическое обеспечение учета персонала промышленного предприятия.
Федеральные законодательные, нормативные и подзаконные акты
1. 1. Трудовой кодекс - устанавливает необходимость документирования трудовых отношений. В частности, ст. 67 ТК РФ обязывает заключить трудовой договор в письменной форме, ст. 66 ТК РФ требует вести на каждого работника трудовую книжку, ряд статей говорит о необходимости издания приказов (ст. ст. 68, 84.1, 193 и др.).
1. 2. Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее - Постановление Госкомстата N 1)-позволяет работодателю издать тот или иной приказ, вести трудовые книжки и оформлять многие кадровые документы;
Например, в Постановлении N 1 предприниматель найдет формы приказов:
- о приеме на работу (N N Т-1, Т-1а);
- о переводе на другую работу (N N Т-5, Т-5а);
- о предоставлении отпуска (N N Т-6, Т-6а);
- о направлении в командировку (N N Т-9, Т-9а);
- о поощрении (N N Т-11, Т-11а);
- о прекращении (расторжении) трудового договора (увольнении) (N N Т-8, Т-8а).
Кроме этого, данным Постановлением необходимо пользоваться, составляя штатное расписание, график отпусков, оформляя направление работника в командировку и заполняя личную карточку.
1.3 Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (далее - Квалификационный справочник), а также ЕТКС.
1.4. Постановление Правительства РФ «О трудовых книжках» и Постановление Минсоцздрвразвития России «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» устанавливают правила заполнения трудовых книжек
1.5. Постановления Правительства РФ «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации» помогает обрабатывать персональные данные своих сотрудников.
1.6. Федеральный закон от 29.07.2004 N 98-ФЗ "О коммерческой тайне пригодится возможно, чтобы определить перечень данных, составляющих коммерческую тайну, и список сотрудников, ответственных за доступ к ней.
Локальные нормативные акты
Статья 8 ТК РФ говорит, что работодатели, принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права (далее - локальные нормативные акты), в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права. При этом в некоторых случаях принятия локального нормативного акта работодатель должен учитывать мнение представительного органа работников, а в некоторых - согласовывать с ним.
Все документы, которые регулируют трудовые отношения можно поделить на несколько групп.
2.1. Локальные нормативно-методические акты. Назовем их:
- правила внутреннего трудового распорядка (ст. ст. 56, 189 ТК РФ)(далее Правила);
- коллективный договор (гл. 7 ТК РФ);
- положение о защите персональных данных работников (ст. ст. 86 - 88 ТК РФ);
- положения об оплате труда;
- некоторые другие положения, например, о структурных подразделениях;
- должностные инструкции (в ТК РФ не содержится упоминания о данном документе, но без него невозможно проведение аттестации работников (иначе увольнение в связи с неудовлетворительным результатом испытания будет признано незаконным), прием по конкурсу (для обоснования предпочтения того или иного кандидата);
- положение и инструкции по охране труда (ст. 212 ТК РФ).
С данными документами перед заключением трудового договора работодатель в силу ст. 68 ТК РФ должен ознакомить работника под роспись и зафиксировать это. Все работодатели делают это по-разному, некоторые на последней странице трудового договора просят работника написать: "До подписания трудового договора с правилами внутреннего трудового распорядка и иными локальными актами ознакомлен". Данный вариант, вероятно, не совсем корректен, так как работник в любое время скажет, что никто ему никаких документов для ознакомления не давал. Поэтому рекомендуем к каждому локальному акту сделать лист ознакомления, в котором после прочтения работник будет ставить свою подпись.
Правила внутреннего трудового распорядка являются одним из важнейших документов работодателя, причем не только юридического лица, но и индивидуального предпринимателя. Государственные инспекторы труда запрашивают их практически при любой проверке, так как данный документ регламентирует основные вопросы трудового распорядка организации.
В ст. 189 ТК РФ дано понятие правил внутреннего трудового распорядка (далее - Правила) - это локальный нормативный акт, регламентирующий в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя.
Правила упоминаются в большом количестве статей ТК РФ. Например, в ст. ст. 15, 21 ТК РФ сказано, что работник должен подчиняться Правилам. Да и ст. 56 ТК РФ, определяя трудовой договор, говорит об обязанности соблюдения работником Правил.
Правила просто необходимо принять в организации, так как они являются обязательным локальным нормативным актом, который координирует совместный труд, способствует поддержанию дисциплины, правильному распределению и использованию рабочего времени и даже эффективности производства. Поэтому к разработке Правил нужно подойти со всей серьезностью, а не просто скачать в Интернете какой-нибудь стандартный образец.
2.2. Следующая группа кадровых документов - организационные документы. В данную группу в основном относятся всевозможные журналы учета или регистрации и некоторые другие документы:
- табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы ведется в силу ст. 91 ТК РФ для учета рабочего времени, фактически отработанного каждым работником);
- штатное расписание необходимо в силу ст. 57 ТК РФ. Форма № Т-3 «Штатное расписание» применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии Уставом и организационной структурой предприятия. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.
Заметим, что на большинстве промышленных предприятий штатные расписания по категории рабочие, как правило, не разрабатываются. Штатное расписание утверждается приказом, подписанным руководителем организации. Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом руководителя организации.
Если в организации есть сотрудники, работающие неполный день (например, сотрудник работает по совместительству или должность (профессия) предполагает сокращенный рабочий день), то "Количество штатных единиц" указывается соответственно 0,25; 0,5 и пр.
- график отпусков необходимо вести в силу ст. 123 ТК РФ для установления очередности предоставления оплачиваемых отпусков. График отпусков подписывается руководителем службы управления персоналом, утверждается генеральным директором с учетом мотивированного мнения выборного профсоюзного органа об очередности предоставления оплачиваемых отпусков.
- график сменности (при наличии сменного режима работы (ст. 103 ТК РФ)).
- журнал учета трудовых договоров (необходим для упорядочения информации о вновь принятых работниках);
- журнал учета приказов по личному составу необходим для правильной нумерации кадровых приказов. Если численность работников предпринимателя небольшая, можно завести один журнал, если же значительная – следует для каждого вида приказов вести отдельный журнал;
- журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, и журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы. Необходимо вести в соответствии с Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н "Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы". Этим же Приказом утверждены формы названных журналов;
- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Поможет при разрешении трудовых споров, связанных с увольнением и выдачей трудовой книжки в последний рабочий день;
- приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (необходима для отражения всех операций, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серийного номера документов);
2.3. Унифицированные формы первичной документации по учету труда и его оплаты разрабатываютсясогласноПостановления государственного комитета РФ по статистике от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
Постановление подразделяет два раздела первичной документации: 1. по учету кадров и 2. по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.
Основными формами первичной учетной документации по учету кадров являются: № Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу», № Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу», № Т-2 «Личная карточка работника», № Т-2ГС(МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего», № Т-3 «Штатное расписание», № Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника», № Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу», № Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу», № Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику», № Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам», № Т-7 «График отпусков», № Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», № Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)», № Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку», № Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку», № Т-10 «Командировочное удостоверение», № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении», № Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника», № Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников».
Перечень первичной документации второго раздела по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда включает: № Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда», № Т-13 «Табель учета рабочего времени», № Т-49 «Расчетно-платежная ведомость», № Т-51 «Расчетная ведомость», № Т-53 «Платежная ведомость», № Т-53а «Журнал регистрации платежных ведомостей», № Т-54 «Лицевой счет», № Т-54а «Лицевой счет (свт)», № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику», № Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», № Т-73 «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы».
Учет рабочего времени
Для контроля за соблюдением работниками режима рабочего времени и начисления заработной платы (при повременной оплате труда) применяют "Табель учета использования рабочего времени и расчета оплаты труда" (форма N Т-12). Эта форма применяется в случае, если учет рабочего времени ведут вручную. Если учет рабочего времени ведут с применением средств вычислительной техники (не обязательное условие), применяется табель учета использования рабочего времени по форме N Т-13.
В табеле отмечают фактически отработанные часы и дни, указывают время болезни и отпуска, а также причины неявок на работу по каждому работнику, состоящему в штате организации. Если работник трудится в организации по гражданско-правовому договору (например, по договору подряда или поручения), учет его рабочего времени не ведут.
Отметки в табеле о причинах неявок на работу или о работе в режиме неполного рабочего дня делают на основании соответствующих документов (например, на основании листка нетрудоспособности, справки о выполнении государственных обязанностей и т.д.).
Табель заполняют в одном экземпляре на каждый календарный месяц.
Табель подписывают руководитель соответствующего структурного подразделения (на небольших предприятиях - руководитель организации), работник кадровой службы. По окончании месяца табель передают в бухгалтерию для расчета зарплаты.
Наиболее распространенными в данной области являются нарушения, связанные с отсутствием в организациях локальных нормативных актов, регулирующих распорядок рабочего времени и времени отдыха (правила внутреннего трудового распорядка, графики сменности, графики отпусков).
На основе данных первичной учетной документации на предприятии составляется вся статистическая отчетность по труду. Для составления статистической отчетности требуются такие сведения, как списочная численность, средняя численность и среднесписочная численность работников. Данные показатели отражают количественные характеристики персонала. Расчет этих показателей осуществляется на основе выше представленных нормативно-законодательных актов и рассматриваются в вопросе 3.2..
