Ustawa o swobodzie działalności gospodarczej określa obowiązek używania firmowego konta w przypadku transakcji, których wartość przekracza 15 000 EUR bez względu na liczbę płatności. Po założeniu firmowego konta bankowego należy poinformować o tym fakcie Urząd Skarbowy za pomocą wysłania formularza aktualizacyjnego CEIDG-1. Z wyłączeniem tej sytuacji przedsiębiorca w zakresie prowadzonej działalności może korzystać z rachunku osobistego lub rachunku w SKOK.
Założenie konta firmowego trwa przeważnie jeden dzień. (W przypadku niektórych banków internetowych czas ten jest nieco dłuższy, wynika to głównie ze sposobu zawierania umowy z bankiem, gdzie podpisanie odpowiednich dokumentów związanych z otwarciem rachunku odbywa się u klienta w obecności kuriera posiadającego prawo reprezentowania strony banku. W tym wypadku czas oczekiwania na kuriera od chwili zgłoszenia checi otwarcia rachunku trwa zazwyczaj około 7 dni.)
Numer rachunku podajemy do Urzędu Skarbowego oraz ZUS-u. W przypadku posiadania kilku rachunków konieczne jest wskazanie jednego z nich jako rachunku podstawowego. W przypadku jakichkolwiek zmian lub nowego rachunku należy bezzwłocznie powiadomić te organa w terminie 10 dni od ich wystąpienia.
Potrzebne dokumentu:
- dowód osobisty
- zaświadczenie o Wpisie do Ewidencji Działalności Gospodarczej (oryginał do wglądu i kopia)
- zaświadczenie o nadaniu numeru REGON (oryginał do wglądu i kopia)
- pieczątka
Polski system prawny nie nakłada na przedsiębiorcę bezwzględnego obowiązku posiadania kont bankowego. Rachunek bankowy jest jednak wymagany w firmach, które prowadzą specyficzny rodzaj płatności czy transakcji, a także, gdy przedsiębiorca prowadzi księgi rachunkowe lub podatkową księgę przychodów i rozchodów.
Bezpośredni zwrot podatku VAT może być przekazany zarówno na firmowe konto bankowe jak i za pomocą przekazu pocztowego.
Obowiązek posiadania przez przedsiębiorstwo numeru REGON został zniesiony – tak, więc żądanie przez banki podawania tego numeru jest wynikiem wyłącznie wewnętrznych przepisów banku, nie zaś powszechnie obowiązującego prawa.
Rachunek firmowy może być używany wyłącznie na cele prowadzonej działalności gospodarczej. O założeniu konta należy poinformować Urząd Skarbowy oraz ZUS.
Założenie rachunku bankowego jest konieczne w przypadku przedsiębiorcy, który ma obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych lub podatkowej księgi przychodów i rozchodów, ponieważ w takich przypadkach jedyną formą zapłaty jest przelew bankowy. Na rachunek ten jest również przelewany zwrot bezpośredni podatku VAT.
Zasady wyrobienia firmowej pieczątki nie ulegają zmianie, aby ją dostać należy posiadać wpis do CEIDG. Koszt wyrobienia pieczątki to od kilkunastu do kilkudziesięciu złotych.
W przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą jedynym wymaganym dokumentem do otwarcia rachunku firmowego jest DOWÓD OSOBISTY. Dane rejestrowe takiej firmy Bank pozyskuje z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) na podstawie danych przekazanych przez Klienta.
Prowadzenie rachunku bankowego wynika bezpośrednio z Prawa działalności gospodarczej z dnia 19 grudnia 1999 r., art.13 pkt. 1-3 oraz z obowiązku ewidencjonowania obrotów gospodarczych. Obowiązkowe jest nie tylko samo założenie konta firmowego, ale także prowadzenie za jego pośrednictwem rozliczeń podatkowych i składkowych. Co ważne, o każdych zmianach dotyczących rachunku przedsiębiorstwa, należy poinformować odpowiednie organy w terminie najdalej 14 dni, licząc od daty ich powstania. Niewywiązywanie się z tych obowiązków, podlega karze grzywny w wysokości do 3 000 zł. Sprawdź w naszym artykule, kiedy przedsiębiorca ma obowiązek posiadania konta bankowego.
Przepisy prawa nie zabraniają prowadzenia działalności z wykorzystaniem rachunku prywatnego. Funkcjonujące przepisy skarbowe zobowiązują tylko podatników prowadzących działalność gospodarczą, podlegającą ustawie o rachunkowości, do wykonywania rozliczeń podatkowych w formie przelewu bankowego, poprzez konto wskazane uprzednio w urzędzie skarbowym. Ponadto, zgodnie z art. 61 Ordynacji Podatkowej, z obowiązku dokonywania rozliczeń za pośrednictwem konta bankowego, zwolnieni są mikroprzedsiębiorcy.
Za mikroprzedsiębiorców, z kolei, uważa się przedsiębiorców, którzy w co najmniej jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych: zatrudniali średnio rocznie mniej niż 10 pracowników oraz osiągnęli roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz operacji finansowych, nieprzekraczający równowartości w złotych 2 milionów euro lub sumy aktywów bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat, nie przekroczyły równowartości w złotych 2 milionów euro.
Podobnie sprawa wygląda z przelewami do ZUS-u. Płatnik składek, będący mikroprzedsiębiorcą w rozumieniu ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej, może opłacać należności z tytułu składek również w formie przekazu pocztowego. Natomiast pozostali płatnicy zobowiązani są dokonywać tych płatności w formie bezgotówkowej, za pośrednictwem konta bankowego.
Urzędy często zmuszają swoich podatników do posiadania odrębnych rachunków firmowych, zasłaniając się odmienną interpretacją ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. Nie ma jednak bezpośredniego przepisu, zakazującego wykonywania czynności podatkowych z konta osobistego. Występuje zatem fikcja prawna. Dlatego też, wszystkie niejasności winny być rozstrzygane na korzyść podatników.
