Технология работы с формулами на примере подсчета количества разных оценок в группе в экзаменационной ведомости

В созданной в предыдущем задании 1 рабочей книге с экзаменационной ведомостью (см.рис. 1), хранящейся в файле с именем Session, рассчитайте:

• количество оценок (отлично, хорошо, удовлетворительно, неудовлетворительно), не­явок, полученных в данной группе;

• общее количество полученных оценок.

Для этого потребуется разработать алгоритм, в соответствии с которым будет произ­водиться расчет. Предлагается следующий алгоритм.

1. Ввести дополнительное количество столбцов, по одному на каждый вид оценки (все­го 5 столбцов).

2. В каждую ячейку столбца ввести формулу. Суть формулы состоит в том, что напро­тив фамилии студента в ячейке соответствующего вспомогательного столбца вид по­лученной им оценки отмечается как 1. В остальных ячейках этой строки в других дополнительных столбцах будет стоять 0. Таким образом, полученная оценка в каж­дом столбце будет отмечаться по следующему условию: в столбце пятерок − если студент получил 5, то отображается 1, иначе − 0; в столбце четверок − если студент получил 4, то отображается 1, иначе − 0; в столбце троек − если студент получил 3, то отображается 1, иначе − 0; в столбце двоек − если студент получил 2, то отображается 1, иначе − 0; в столбце неявок − если не явился на экзамен, то отображается 1, иначе − 0.

Пример. Студент Снегирев получил оценку 5, тогда в ячейке столбца, в кото­ром фиксируются пятерки, должна стоять 1, а в остальных ячейках данной строки во вспомогательных столбцах, где отмечаются остальные оценки, бу­дут стоять нули.

3. В нижней части таблицы ввести формулы подсчета суммарного количества получен­ных оценок определенного вида и общее количество оценок.

4. Сверить полученные общий вид таблицы, результаты и структуры формул с тем, что показано на рис. 2 (в режиме отображения значений) и на рис. 3. (в режиме показа формул).

5. Скопировать несколько раз (по числу экзаменов в сессию) этот шаблон на другие лис­ты и провести коррекцию оценок по каждому предмету.

ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ

1. Откройте созданную при выполнении задания 1 рабочую книгу с именем Session.

2. Проделайте подготовительную работу, вводя названия (5, 4, 3, 2, неявки) соответст­венно в ячейки F5, G5, Н5,15, J5 вспомогательных столбцов (см.рис. 2).

3. В эти столбцы F − J введите вспомогательные формулы (см. ниже). Суть формулы состоит в том, что вид оценки фиксируется напротив фамилии студента в ячейке соответствующего вспомогательного столбца как 1.

Пример. Студент Снегирев получил оценку 5, тогда в ячейке F6 должна сто­ять 1, а в остальных вспомогательных столбцах G − J в данной строке − 0.

Для ввода исходных формул воспользуйтесь Мастером функций. Рассмотрим эту тех­нологию на примере ввода формулы в ячейку F6:

• установите курсор в ячейку F6 и выберите мышью на панели инструментов кнопку Мастера функций;

• в 1-м диалоговом окне выберите вид функции

Категория — логические Имя функции — ЕСЛИ

• щелкните по кнопке <ОК>;

• во 2-м диалоговом окне, устанавливая курсор в каждой строке, введите соответ­ствующие операнды логической функции:

Логическое выражение — D6 = 5 Значение, если истина, — 1 Значение, если ложно, — 0

• щелкните по кнопке <ОК>

Примечание. Для ввода адреса ячейки в строку наберите его сами или щелк­ните в ячейке D6 правой кнопкой мыши.

4. С помощью Мастера функции введите формулы аналогичным способом в остальные ячейки данной строки. В результате в ячейках F6 − J6 должно быть (формулу в ячейке можно увидеть в строке формул):

Адрес ячейки	Формула
В1	ЭКЗАМЕНАЦИОННАЯ ВЕДОМОСТЬ
F6	ЕСЛИ(D6=5;1;0)
G6	ЕСЛИ(D6=4;1;0)
Н6	ЕСЛИ(D6=3;1;0)
I6	ЕСЛИ(D6=2;1;0)
J6	ЕСЛИ(D6="н/я";1;0)

5. Скопируйте эти формулы во все остальные ячейки дополнительных столбцов:

• выделите блок ячеек F6: J6;

• установите курсор в правый нижний угол выделенного блока и после появления черного крестика, нажав правую кнопку мыши, протащите ее до конца таблицы Экзаменационная ведомость;

• выберите в контекстном меню команду Заполнить значения.

Рис. 2. Электронная таблица ведомости в режиме отображения значений

6. Определите имена блоков ячеек по каждому дополнительному столбцу. Рассмотрите это на примере дополнительного столбца F:

• выделите все значения дополнительного столбца, например

F6: адрес ячейки в столбце, в которой находится последнее значение;

• выполните команду Вставка, Имя, Присвоить;

• в диалоговом окне в строке Имя введите слово ОТЛИЧНО:

• щелкните по кнопке <Добавить> и затем щелкните по кнопке <ОК>;

• проводя аналогичные действия с остальными столбцами, вы создадите еще не­сколько имен блоков ячеек: ХОРОШО, УДОВЛЕТВОРИТЕЛЬНО, НЕУДОВЛЕ­ТВОРИТЕЛЬНО, НЕЯВКА.

7. Выделите столбцы F − J целиком и сделайте их скрытыми:

• установите курсор на названии столбцов и выделите столбцы F − J;

• введите команду Формат, Столбец, Скрыть.

8. Введите формулу подсчета суммарного количества полученных оценок определенно­го вида, используя имена блоков ячеек с помощью Мастера функций. Покажем это на примере подсчета количества отличных оценок:

• установите указатель мыши в ячейку столбца С (рядом с Отлично);

• щелкните по кнопке Мастер функций;

• в диалоговом окне Мастер функций выберите:

Категория − Математические, функция − СУММ

• щелкните по кнопке <ОК>;

• в следующем диалоговом окне в строке Число 1 установите курсор и выполните команду Вставка, Имя, Вставить;

• в диалоговом окне выделите имя блока ячеек Отлично, щелкните по кнопке <ОК>;

• повторите аналогичные действия для подсчета количества других оценок в ячей­ках С14 − С17.

9. Подсчитайте общее количество (ИТОГО) всех полученных оценок другим способом (см.рис. 3):

• установите курсор в пустой ячейке столбца С (рядом с ИТОГО). Эта ячейка должна обязательно находиться под ячейками, где подсчитывались суммы по всем ви­дам оценок;

• щелкните по кнопке <∑>;

• выделите блок ячеек, где подсчитывались суммы по всем видам оценок, и на­жмите клавишу <Enter>.

Рис. 3. Электронная таблица ведомости в режиме отображения формул

10. Переименуйте текущий лист:

• установите курсор на имени текущего листами (по умолчанию, например, Лист 1) и правой кнопкой мыши вызовите контекстное меню;

• выберите параметр Переименовать и введите новое имя, например Экзамен 1.

11. Скопируйте несколько раз текущий лист Экзамен 1:

• установите курсор на имени текущего листа и вызовите контекстное меню;

• выберите параметр Переместить/Скопировать, поставьте флажок Создавать копию и параметр Переместить в конец, нажмите <ОК>. Обратите внимание на автоматическое наименование ярлыков новых листов.

• переименуйте их Экзамен 2, Экзамен 3 и т.д.

12. Выполните команду Сервис, Параметры, вкладка Вид и установите флажок Формулы. Сравните ваш результат с рис. 3, а затем, повторно выполнив команду Сервис, Параметры и сняв флажок Формулы, сравните ваши результаты с рис. 2.

13. Сохраните рабочую книгу с экзаменационными ведомостями:

• выполните команду Файл, Сохранить или с помощью кнопки сохранения на панели инструментов;

Лабораторная работа