Январь!A6 -для первого табельного номера на листе Февраль

Министерство Российской Федерации по налогам и сборам

Всероссийская государственная налоговая академия

ТАБЛИЧНЫЙ ПРОЦЕССОР

MICROSOFT EXCEL

 

 

Лабораторный практикум

 

 

Москва 2011
Практическая работа № 1.
Первое знакомство с табличным процессором MsExcel.

Цели работы: освоение принципов построения электронной таблицы. Ввод чисел, текста, формул, копирование формул, редактирование и пересчет ячеек, добавление строк и столбцов, удаления строк, знакомство с абсолютной адресацией ячеек, сохранение таблицы на диске.

1. Вызовите MsExcel и ознакомьтесь с вкладками и разделами ленты, которые выведены на экран. В Ms Excel есть возможность настройки ленты и панели быстрого доступа. Настройка ленты производится во вкладке Файл / Параметры / Настройки ленты. Настройка панели быстрого доступа возможна при помощи командывкладка Файл / Параметры / Панель быстрого доступа

2. Давайте добавим кнопку Предварительный просмотр на панель быстрого доступа. Выполните команду вкладка Файл / Параметры / Панель быстрого доступа, выберете в левом разделе кнопку и нажмите кнопку Добавить, нажмите Ok. Если данная кнопка не отражается в левом разделе, значит она уже добавлена, попробуйте удалить кнопку и добавить снова.

3. Перемещайте курсор по панели инструментов и задерживайте его на некоторое время у каждого инструмента. Обратите внимание, что при этом появляется краткая подсказка о назначении инструмента.

4. Перемещаясь по ленте, ознакомьтесь с составом каждого раздела. Познакомьтесь со справочной системой, если вы еще с ней не знакомы (приемы работы с файлами помощи во всех приложения Windows однообразны).

 

Рис. 1

5. Документ MsExcel называется рабочей книгой. Каждая создаваемая рабочая книга состоит из рабочих листов. Каждый рабочий лист представляет собой электронную таблицу.

6. Электронная таблица состоит из 1048586 строк и 16384 столбцов. На экране видна только небольшая ее часть. Столбцы обозначаются латинскими буквами, а строки нумеруются. Адрес одного столбца имеет вид А:А; L:L; AF:AF, а адрес одной строки – 1:1,3:3,10:10. На пересечении строк и столбцов находятся ячейки. Каждая ячейка имеет уникальный адрес, состоящий из обозначения столбца и номера строки. Например: Al, AA40, B4 и т.д. В ячейке могут храниться: число, текст или формула.

7. Именно благодаря тому, что в ячейке можно записывать формулы, электронные таблицы могут использоваться для выполнения расчетов. MsExcel по содержимому, которое пользователь вводит в ячейку, пытается определить, что в ней будет. Для отличия от текста формулу записывают, начиная со знака равно (=).

8. Например: =1,25*(A3+С3-B3)/Е12^2. Это означает, что нужно сложить содержимое ячеек A3 и С3, вычесть содержимое ячейки B3. Полученный результат следует умножить на коэффициент 1,25 и разделить на содержимое ячейки Е12, возведенное в квадрат. В приведенном примере использованы все арифметические операции и круглые скобки, которые меняют последовательность выполнения операций. Обращаем внимание, что целая часть от дробной отделяется не точкой, как это принято в большинстве языков программирования, а запятой.

9. Текущая ячейка обведена курсорной рамкой. Адрес текущей ячейки отображается в строке формул слева, а справа - содержимое этой ячейки.

10. Научитесь перемещать курсор по рабочему листу. Для этого рассмотрите способы перемещения курсора по рабочему листу при помощи клавиш:

·, ­, ¯ - перемещение на 1 ячейку;

· PgUp и PgDn - на экран вверх и вниз;

· Home - на 1-ю ячейку строки;

· End - на последнюю заполненную ячейку строки;

· Сtrl + Home - на 1-ю ячейку таблицы;

· Сtrl + End - на последнюю ячейку заполненную таблицы.

Для установки курсора в ячейку можно использовать мышь - установите курсор мыши в нужную ячейку и сделайте щелчок. Полосы прокрутки также позволяют перемещаться по рабочему листу. Текущая ячейка при этом не изменяется.

11. Рассмотрите способы выделения фрагментов таблицы. При выделении указатель мыши должен быть следующего вида: «Ì»:

· Одну ячейку - щелкнуть по ячейке мышью;

· Столбец - щелкнуть мышью по букве-названию столбца;

· Строку - щелкнуть мышью по номеру строки;

· Непрерывный блок ячеек (диапазон ячеек) - протащить указатель мыши с нажатой левой кнопкой по нужным ячейкам;

· Несколько смежных строк, столбцов или ячеек - щелкнуть по первому выделяемому элементу, а затем с нажатой клавишей Shift по последнему;

· Несколько несмежных строк, столбцов или ячеек - щелкнуть по первому выделяемому элементу, а затем с нажатой клавишей Сtrl по остальным выделяемым элементам таблицы;

· Всю таблицу - щелкнуть по "чистой" серой кнопке в левом верхнем углу таблицы.

12. Для ввода данных необходимо установить выделить нужную ячейку, ввести данные с клавиатуры и нажать клавишу Enter.

13. В ячейку С3 введите слово Фамилия.

14. Выполните перемещение данных ячеек. Чтобы выполнить перемещение следует выделить нужные ячейки, затем: 1 способ: установить указатель мыши на границу выделенного блока, когда он будет в виде «ë», и перетащить блок в нужную позицию; 2 способ - воспользоваться буфером обмена: выделить блок, выполнить команду вкладка Главная/ раздел Буфер обмена / кнопка , выделить ячейку, с которой надо вставить данные и выполнить команду вкладка Главная/ раздел Буфер обмена / кнопка (вставить). Переместите содержимое ячейки С3 в ячейку F5.

15. Выполните копирование данных. Чтобы выполнить копирование следует выделить нужные ячейки, затем: 1 способ: установить указатель мыши на границу выделенного блока, когда он будет в виде «ë», перетащить блок в нужную позицию с нажатой клавишей Ctrl; 2 способ - воспользоваться буфером обмена: выполнить команду вкладка Главная/ раздел Буфер обмена / кнопка , выделить ячейку, с которой надо вставить данные и выбрать команду команду вкладка Главная/ раздел Буфер обмена / кнопка (вставить).

Скопируйте содержимое ячейки F5 в ячейку A1.

16. Удалите данные ячеек. Для этого следует выделить ячейки и нажать клавишу Del.

17. Задача. Начиная с ячейки А1, создайте электронную таблицу, представленную на рисунке 2. Названия столбцов таблицы, семь фамилий заполняются фамилиями выполняющих задания студентов, а также их сокурсников сидящих рядом, величина зарплаты каждого сотрудника вводятся по образцу. Обратите внимание, что числа автоматически будут выровнены по правой границе, а текст - по левой.

Рис. 2

18. Премия рассчитывается в размере 10% от зарплаты сотрудника. Рассчитайте размер премии для каждого сотрудника используя формулу. Например, в ячейке C2 запишите формулу: =В2*10%. Формулы для выполнения четырех арифметических действий удобно задавать двумя способами. 1 способ: ввести формулу полностью с клавиатуры (используется английская раскладка клавиатуры); 2 способ: ввести знак равенства, далее выбрать ячейки участвующие в формуле при помощи мышки, т.е. щелкнуть по ячейке, содержащей первый операнд (В2), нажать на клавиатуре на знак операции (*) и щелкнуть по ячейке, содержащей второй операнд или набрать его на клавиатуре (10%), затем нажать Enter. На рисунке 2 в строке формул показана формула для ячейки C2. Создайте ее первым способом.

19. Диапазон C3:C8заполните путем тиражирования формулы из ячейки C2. 1 способ: Выделить ячейку С2, протащить маленький квадрат в правом нижнем углу ячейки C2 указателем в виде «Ë» по ячейкам С3 - С8; 2 способ: выделить блок ячеек, начиная с ячейки С2 до С8 включительно, воспользоваться сочетанием клавиш Ctrl + D (тиражирование вниз).

20. Просмотрите формулы для всех сотрудников. Обратите внимание на автоматическое изменение адресов.

21. Содержимое ячейки D2рассчитывается по формуле =В2+C2. При ее создании воспользуйтесь вторым способом, рассмотренным в п.18.

22. Диапазон D3:D8заполняется путем тиражирования формулы из ячейки D2, см. п.19.

23. Содержимое ячейки В10рассчитывается по формуле =СУММ(В2:В9). 1 способ: ввести формулу самостоятельно; 2 способ: выделить диапазон ячеек В2:В10 и нажать на кнопку Автосуммирование находящейся во вкладке Главная / разделе Редактирование. В ячейки С10 и D10 эта формула тиражируется (1 способ: выделите блок C10:D10 и воспользоваться сочетанием клавиш Ctrl + R (тиражирование вбок); 2 способ: протянуть вправо маленький черный квадратик в правом нижнем углу ячейки В10 с помощью мыши).

24. Сохраните таблицу в рабочей папке под именем Задача1.xls. Для этого выполните команду вкладка Файл / пункт Сохранить. (Для имени файла используйте предложенное имя, чтобы в дальнейшем при выполнении и проверке преподавателем последующих практических работ не было путаницы. Все последующие практические работы будут основаны на одной задаче.)

25. Поменяйте заработную плату у ФИО1 - назначьте ему 2300 рублей. Для редактирования содержимого ячеек надо установить курсор на редактируемую ячейку: 1 способ: нажать клавишу F2, 2 способ: щелкнуть в строке формул, 3 способ: выполнить двойной щелчок на редактируемой ячейке. Появится текстовый курсор. Проведите изменения и нажмите Enter или кнопку Ввод в строке формул.

26. Рассмотрим операцию добавления строки и столбцов в таблицу. Для вставки строки надо выделить строку, перед которой должна быть вставлена строка, и выполнить команду вкладка Главная / раздел Ячейки / кнопка . Для добавления столбца надо установить курсор в ячейку, перед которой должен быть вставлен столбец, и выполнить команду вкладка Главная / раздел Ячейки / кнопка ..

27. Вставьте три строки перед «шапкой» таблицы. В нашем примере «шапка» таблицы это строка – Фамилия, Зарплата Премия, Всего.

Рис. 3

28. В ячейку А1 введите текст «Расчетная ведомость за январь», в ячейку А2 - текст «Ставка Налога», в ячейку A3 - «Удерж. ПФ», в ячейку В2 число 12%, в ячейку - С2 число 15%, в ячейку В3 - число 1%.

29. Создайте новые столбцы Налог и К выдаче.

30. Для столбца Налог задайте формулу, в которой используйте значение ячейки В2, поставив знак доллара перед обозначением столбца и перед номером строки ($В$2) как это показано на рисунке 3 (для создания формулы можно ввести знак равенства, щелкнуть по ячейке D5, ввести знак умножения, щелкнуть по ячейке В2 и нажать клавишу F4). Это будет абсолютная ссылка на ячейку. При тиражировании формулы для всех сотрудников адрес этой ячейки останется без изменения.

31. Формулы для вычисления столбца К выдаче и строки Итого (суммирования по столбцу) создайте самостоятельно, руководствуясь смыслом задачи.

32. Удалите строку 10 из таблицы (уволен сотрудник). Для этого выделите строку и выберете Удалить в контекстном меню строки.

33. Проверьте формулы итоговой строки, обратите внимание на изменение диапазонов в формулах.

Рис. 4

34. Дополните таблицу еще тремя строками, включив их между 7 и 8 строками (приняты три новых сотрудника: фамилиями сокурсников). Заполните эти строки. Фамилии и заработную плату введите (рис.4), а расчетные формулы скопируйте путем тиражирования со строки 7.

35. Вставьте перед столбцом Налог еще два новых столбца Удерж. в ПФ и НОБ (налогооблагаемая база). Для этого выделите столбец, перед которым вставляете новый, и выполните команду вкладка Главная / раздел Ячейки / кнопка или команду Вставить в контекстном меню столбца.

Рис.5

36. Установите, что в пенсионный фонд удерживается 1% от начисленной заработной платы и премии. При этом в формулах ссылайтесь на ячейку $В$З.

37. Отчисления впенсионный фонд не входят в налогооблагаемую базу. Следовательно, необходимо внести изменения во все формулы, зависящие от этого. Таким образом, НОБ определяется как (Зарплата + Премия) - Удержано в ПФ с сотрудника, т.е. Налог считаем не по столбцу Всего(D5), а по столбцу НОБ (F5) (рис.5).

38. Рассчитайте: К выдаче = Всего - Удерж. в ПФ – Налог.

39. Сохраните таблицу под прежним именем (Файл / Сохранить или кнопка Сохранить в Стандартной панели инструментов).

Контрольные вопросы:

1. Как Excel определяет, что вводится формула, а не текст?

2. Как ввести текст в ячейку рабочего листа?

3. Каковы способы перемещения содержимого ячеек?

4. Каковы способы копирования содержимого ячеек?

5. Каковы способы тиражирования содержимого ячеек?

6. Каковы способы редактирования содержимого ячеек?

7. Как добавить строку?

8. Как добавить столбец?

9. Каковы способы выделения несмежных ячеек, диапазонов?

10. В чем отличие относительной адресации от абсолютной?

Практическая работа № 2.
Редактирование и создание сложных формул.

Цели работы: редактирование формул, сортировка табличных данных, применение Мастера функций, функция ЕСЛИ.

1. Откройте таблицу Задача1.xlsx. Замените фамилии в задаче на свои(ю) фамилии(ю) и фамилии рядом сидящих сокурсников..

Рис. 6

2. Рассмотрим способ создания формул с помощью Мастера функций. Процессор электронных таблиц поддерживает несколько сотен функций. В предыдущей работе вы уже ознакомились с функцией СУММ. Запомнить все функции невозможно, да в этом и нет необходимости. Специальное инструментальное средство, называемое Мастером функций, позволяет в диалоговом режиме легко найти нужную функцию и сконструировать на ее основе формулу. Для создания формулы с помощью Мастера функций надо установить курсор в результирующую ячейку и выполнить команду Формулы / Библиотека формул / Вставить функцию или нажать кнопку Вставка функции слева от строки формул. В появившемся окне (рис.6) в списке сверху следует выбрать нужную категорию функций или Полный алфавитный перечень, а затем в списке снизу щелкнуть по нужной функции и проверить ее назначение в нижней части окна, после чего следует нажать кнопку ОК. В следующем окне требуется ввести адрес ячеек, по которым будет вычисляться выбранная функция. Можно ввести их вручную с клавиатуры, а можно, отодвинув окно, выделить нужные ячейки. Затем нужно нажать ОК в окне или Enter на клавиатуре.

Рис.7

3. Измените алгоритм расчета подоходного налога (G5) с учетом прогрессивной шкалы налогообложения (F5). Теперь пусть налог вычисляется по двум заданным формулам в зависимости от величины налогооблагаемой базы, условие расчета звучит так: «Если налогооблагаемая база меньше или равна 30 000 рублей, то принимается ставка 12% от НОБ, в противном случае налог равен – 3 600 плюс 15% от суммы, которая превышает 30 000 руб». В таком случае расчет налога должен использовать функцию ЕСЛИ:

ЕСЛИ(логическое_выражение;значение_если_истина;значение_если_ложь).

Формула ЕСЛИ имеет три составные части (рис.7), которые отделены друг от друга обязательным знаком «;» (см. на строку формул):

I-я часть: «логическое_выражение» - это условие задачи.

значение НОБ< = 30 000 руб.

II-я часть:содержит формулу расчета налога при условии, что I-я часть имеет значение ИСТИНА,

значение НОБ* ставку налога 12%

а III-я часть содержит формулу расчета налога при условии, что I-я часть имеет значение ЛОЖЬ.

(значение НОБ – 30 000) * ставку налога 15% + 3 600

4. Установите 1-2 сотрудникам заработную плату более 30 000. Проверьте правильность расчета налога. Верните исходное значение зарплаты сотрудников.

Пункты 5 и 6 обязательны только для специальностей

«Финансы и кредит» и «Бух.учет, анализ и аудит».

5. В 1999 были установлены новые ставки подоходного налога, см. таблицу 1.

 

		Таблица 1
Размер совокупного облагаемого дохода	Ставка налога в федеральный бюджет	Ставка налога в бюджеты субъектов РФ
до 30 000	3%	9%
от 30 001 до 60 000	3%	2700+ 12% с суммы > 30 000
от 60 001 до 90 000	3%	6300 + 17% с суммы > 60 000
от 90 001 до 150 000	3%	11400 + 22% с суммы > 90 000
от 15 001 до 300 000	3%	24600 + 32% с суммы > 150 000
от 300 001 и выше	3%	72600 + 42% с суммы >300 000

Измените формулу расчета налога в основной таблице. Используйте функцию ЕСЛИ несколько раз, вкладывая их друг в друга. В синтаксисе (правило написания формулы) функции ЕСЛИ есть уточнение «До 7 функций ЕСЛИ могут быть вложены друг в друга в качестве значений аргументов «значение_если_истина» и «значение_если_ложь», чтобы конструировать более сложные проверки». Если возникнут трудности, ограничьтесь 3 строчками таблицы. Налог будет высчитываться следующим образом:

ЕСЛИ значение НОБ <= 30000,

то значение Налог = значениеНОБ * (3% + 9%),

иначе ЕСЛИ значение НОБ <= 60000,

то значение Налога = 2700 + ( НОБ - 30000) * 12% + 3% * НОБ и т.д.

6. Поставьте курсор в ячейку расчета налога для первого сотрудника. Нажмите кнопку Вставка функции слева от строки формул. В диалоговом окне выберите логическую функцию ЕСЛИ. Затем в диалоговом окне ЕСЛИ в первом поле следует создать условие задачи (значение НОБ <=30000), во втором поле - следует создать формулу расчета налога, если условие верно (Налог = значение НОБ *(3%+9%)), в третьем - если условие неверно. Для этого в третьем поле поставьте курсор и нажмите кнопку Панели Форматирование, выберите функцию ЕСЛИ для проверки следующего условия значение значение НОБ <= 60000, и т.д.

Вставьте перед столбцом Фамилия новую графу Таб.номер и заполните (автоматически) ее значениями: 100, 101,102 и т.д. Для этого, установите табельный номер первого сотрудника равным 100. Растиражируйте ячейку А5 на весь диапазон А5:А13, щелкните на появившейся в правом нижнему углу от диапазона кнопке, и выберите пункт Заполнить.

8. Сохраните исправленную таблицу под именем Задача2.xls (команда Файл / Сохранить как…).

9. Отсортируйте таблицу в алфавитном порядке по фамилиям сотрудников (выделите диапазон A5:I13 и воспользуйтесь командой вкладка Главная / раздел Редактирование / список сортировка и фильм/ пункт Настраиваемая сортировка.

10. Выполните сортировку таблицы по нескольким полямодновременно. Сделайте в таблице несколько однофамильцев (добавьте свою фамилию с таб.номерами 109 и 110 и с зарплатой в 3200 и 2800 рублей) и отсортируйте таблицу по двум полям: по возрастанию фамилии и убыванию заработной платы.

11. Сохраните исправленную таблицу под именем Задача2.xls (Файл - Сохранить как…).

12. Дополните таблицу строками для вычисления минимального максимального, среднего арифметического значения и стандартного отклонения (под строкой с итоговыми значениями).

13. Установите курсор на ячейку рядом с Минимальное, выполните команду вкладка Формулы / раздел Библиотека формул / кнопка Вставить функцию или нажмите кнопку Вставка функции, выберите категорию статистические функции, затем в списке функций найдите функцию МИН. Когда на экране будет запрос аргументов, задайте диапазон или запишите имя диапазона. В диапазон входят только значения зарплат сотрудников, строка Итого для подсчета минимального значения не включается в диапазон.

14. Запишите формулы для вычисления значений других статистических показателей.

15. Растиражируйте полученные формулы вправо во все остальные столбцы. В результате всех выполненных действий таблица приобретет вид, показанный на рис.8.

Рис. 8

16. Проведите с таблицей несколько экспериментов. Меняйте некоторые значения заработной платы и наблюдайте за изменением статистических величин.

17. Запишите Ваше задание в рабочую папку под именем Задача2.xls.

Контрольные вопросы:

1. Как отсортировать таблицу целиком?

2. Сколько вложений в саму себя поддерживаент функция ЕСЛИ?

 

 

Практическая работа № 3.
Форматирование и защита таблицы.

Цели работы: форматирование таблицы, защита таблицы от редактирования, подготовка таблицы к печати, освоение приемов работы с поименованными ячейками, примечания в ячейках.

1. Откройте таблицу Задача2.xlsx и сразу сохраните ее под новым именем Задача3.xls. Замените фамилии в задаче на свои(ю) фамилии(ю) и фамилии рядом сидящих сокурсников..

2. Добавьте пустую строку перед строкой «шапка» таблицы. «Шапка» таблицы это строка с заголовками столбцов таблицы: Таб.номер, Фамилия, Зарплата и т.д.

3. Сделайте две строки 2:2 (так обозначается вся вторая строка в таблице) и 3:3, содержащие процент подоходного налога В2 и отчисления в пенсионный фонд В3, невидимыми. Для этого выделите их и выполните вкладка Главная / раздел Ячейки / /Скрыть или отобразить /Скрыть строки, либо выделить столбцы/строки и нажав на выделенном диапазоне правой кнопкой мыши выбрать команду Скрыть.

4. Проведите форматирование таблицы. Под форматированием понимают действия по приданию таблице вида, который позволяет легко воспринимать представленную в ней информацию. Это подбор ширины столбцов и высоты строк, оформление данных разнообразными шрифтами, выбор определенных размеров шрифтов и начертания символов, выделение цветом некоторых частей таблицы, подкраска фона, расчерчивание таблицы линиями, выравнивание данных в столбцах и строках и т.п. Улучшения внешнего вида таблицы может быть достигнуто за счет скрытия второстепенных строк и столбцов. Помните, по внешнему виду таблицы часто судят об уровне квалификации ее разработчика.

Форматирование таблицы должно проводиться с учетом ее вывода, как на экран, так и на принтер.

Форматирование можно выполнять для выделенных ячеек с помощью команды Формат / Ячейки или кнопками панели инструментов Форматирование. Вид таблицы, который может получится у Вас после форматирования Вашей таблицы, показан на рис. 13. Проведите пошаговое форматирование таблицы.

5. Установите курсор в ячейку, в которой записан текст «Расчетная ведомость за январь». Выделите диапазон ячеек, начиная с этой ячейки до последнего столбца таблицы (A1:I1). Отцентрируйте заголовок в пределах этого диапазона (кнопка Объединить и поместить в центре вкладка Главная / раздел Выравнивание). Установите для заголовка жирный шрифт размером 12 пунктов, цвет – красный (используйте инструменты панели Форматирование).

6. Замените в «шапке» таблицы сокращения на полные слова.

Выделите диапазон А5:I5 и выведете окно Формат ячейки 1 способ: воспользоваться сочетанием клавиш Ctrl + 1. 2 способ: щелкнуть на кнопке внизу любого из разделов: Шрифт, Выравнивание; Число. Выберите в окневкладку Выравнивание / По горизонтали - По центру (аналог в разделе Выравнивание ) и По вертикали - По центру (аналог в разделе Выравнивание ), установите флажок Переносить по словам (аналог в разделе Выравнивание ). Установите для «шапки» шрифт, размером 8 или 9 пунктов, цвет - красный. Измените цвет фона «шапки», например, сделайте ее светло-серой (кнопка Цвет заливки раздел Шрифт / вкладка Главная, либов окне Формат ячейки / вкладка Заливка) При необходимости измените ширину некоторых столбцов, чтобы таблица "смотрелась". Для изменения ширины столбца установите курсор на границус названиями колонок (A,B,C,D и т.д.), курсор примет вид: «‘||’», и, не отпуская левую кнопку мыши, перемещайте границу столбца влево или вправо. Для автоматического выравнивания столбцов выделите необходимые столбцы и щёлкните дважды на одной из границ выделенных столбцов когда курсор примет вид «‘||’», аналогичное действие можно производить и со строками. Если Вы видите в ячейке значки , необходимо увеличить ширину столбца, так как ее недостаточно для отображения данных в ячейке.

7. Увеличьте высотуитоговой строки. Измените цвет символов итоговой строки на красный.

8. Выровняйте данные в ячейках. При выравнивании данных обычно соблюдают следующие правила:

· столбцы, содержащие текст, выравниваются по левой границе;

· столбцы, содержащие числа, выравниваются по правой границе;

· текст в «шапке» документа выравнивается по центру.

Выравнивание можно выполнить кнопками во вкладке Главная / разделе Выравнивание или командой в окне Формат ячейки вкладка Выравнивание.

9. Установите для диапазона ячеек С6:D22 формат числа - целое (окно Формат ячейки / вкладка Ячейки / Число / Числовой - 0 разрядов, также можно воспользоваться кнопками на ленте: вкладка Главная / раздел Число, в списке выбрать «Числовой» и воспользоваться кнопкой для увеличения знаков после запятой или для уменьшения знаков после запятой), а всех остальных столбцов - числа с двумя разрядами после запятой. Для этого выделите фрагмент таблицы и выполните окно Формат ячейки / вкладка Ячейки / Число. Для столбца. «К выдаче» примените Денежный формат. Для этого можно воспользоваться и кнопкой Денежный формат вкладка. Если при этом ширина некоторых столбцов окажется недостаточной, измените ее.

10. Выполните команду вкладка Вид / раздел Показать и сбросьте флажок у элемента Сетка (вертикальные и горизонтальные линии должны исчезнуть).

11. Используя кнопку Границы вкладка Главная / раздел Шрифт или окно Формат ячейки / вкладка Граница, расчертите таблицу горизонтальными и вертикальными линиями. Используйте жирные, тонкие линии и двойные линии. Перед нанесением границ фрагмент таблицы нужно выделить.

Рис.9

12. Выполните условное форматирование. Необходимо обеспечить вывод суммы подоходного налога, рассчитанного по прогрессивной шкале, другим цветом, например, синим, т.е. сравнивать нужно значение налогооблагаемой базы, а окрашивать в цвет - значение налога. Для этого установите курсор на ячейку с налогом первого сотрудника (H6), выберите команду вкладка Главная / раздел Стили / кнопка Условное форматирование / нажмите Создать правило / выберете пункт Использовать формулу для определения форматируемых ячеек, сформируйте следующее условие: значение НОБ первого сотрудника > 30000. Кроме того, в условии адрес не должен быть абсолютным, т.е. не должно быть знаков $ (рис.9). Затем нажмите кнопку Формат…, в окне Формат ячеек выберите вкладку Шрифт и задайте нужный цвет и начертание символов, нажмите ОК, и еще раз ОК.

13. Установите заработную плату первого сотрудника равной 35 000 и убедитесь, что значение налога окрасилось установленным цветом.

14. Скопируйте путем протаскивания формулу для всех сотрудников. Установите еще нескольким сотрудникам соответствующую заработную плату и проверьте действие условного форматирования.

15. Подготовьте таблицу к выводу на печать. Выведите таблицу на экран в режиме предварительного просмотра, нажав на кнопку Предварительный просмотр на панели быстрого доступа или выполнив команду Файл / Печать). Измените Масштаб с помощью кнопки (по размеру страницы), она находится в правом нижнем углу. Вернитесь в обычный режим, нажав на вкладку Главная.

 

Рис. 10	Рис. 11

16. В внизу настройки печати выберете ссылку Параметры печати. В диалоговом окне Параметры страницы выберите вкладку Страница (рис.10): поменяйте ориентацию листа бумаги, увеличьте распечатку по отношению к оригиналу в 1,5 раза (150%). Выберите вкладку Поля (рис.11): измените отступы от границ листа, проведите центрирование таблицы. Выберите вкладку Колонтитулы (рис.12): создайте верхний колонтитул, указав в нем свою фамилию, и повторите просмотр таблицы перед выводом на печать, нажав на кнопку Предварительный просмотр. Обратите внимание на то, как повлияли ваши изменения на расположение таблицы на листе бумаги.

Рис. 12

17. Сохраните таблицу.

18. Заключительным этапом разработки таблицы является ее защита от случайных и преднамеренных изменений. Это очень важный раздел работы, который часто недооценивается пользователями, его следует выполнить особенно внимательно. Можно защитить всю таблицу или ее часть, причем при защите таблицы может быть установлен пароль.

19. Защитите таблицуот изменений (пароль задавать не надо). Для этого выполните команду вкладка Рецензирование/ раздел Изменение/ кнопка Защитить лист. Попробуйте изменить какие-либо ячейки таблицы, у вас это не должно получиться. Снимите защиту с таблицы.

20. Защитите от редактирования все ячейки таблицы за исключением фамилий, размера заработной платы и табельного номера. Для этого предварительно установите другой, например, зеленый цвет для ячеек, которые разрешено редактировать А6:С16. Защита выполняется в два этапа: 1 этап: сброс флажка защиты с тех ячеек, которые можно редактировать. Выделите диапазон ячеек А6:С16, откройте окно Формат ячейки/ вкладка Защита, снимете флажок и нажмите Enter или ОК (предварительно все ячейки таблицы считаются защищаемыми). 2 этап: защита таблицы: защитите таблицу с паролем (команда Сервис / Защита / Защитить лист). Задайте пароль - QSW.

21. Попробуйте внести изменения в формулы, заголовки и другие защищенные места таблицы. У вас это не должно получиться.

22. Научитесь снимать защиту с ячеек. Повторите эти действия несколько раз, оставив в конечном итоге формулы защищенными без пароля.

23. Сохраните таблицу под прежним именем (Задача3.xls).

24. Снимите защиту с листа, выполнив команду вкладка Рецензирование/ раздел Изменение/ кнопка Снять защиту листа. Таблица должна быть похожа на таблицу, показанную на рисунке 13.

Рис. 13

25. Обратите внимание, что строки номер 2 и 3 скрыты. Для их вывода нужно выделить две строки, между которыми есть скрытые строки, и выполнить команду: вкладка Главная / раздел Ячейки / /Скрыть или отобразить /Отобразить строки, либо выделить строки или нажмите на выделенном диапазоне правой кнопкой мыши и выберете команду Отобразить.

26. Изменим условие задачи. Предположим, что все сотрудники получают премию, равную 25% от заработной платы. Процент премии запишем в ячейке В4, значение - в ячейке С4. Самостоятельно исправьте прежние формулы в столбце Премия. Не забудьте об абсолютной адресации (см. практическую работу№2)! Т.е. формула расчета премии для первого сотрудника выглядит так: =C6*$C$4. И эту формулу растиражируйте для всех сотрудников.

Рис.14

27. К ячейке, содержащей значение процента премии, сделайте примечание (рис.14): выполните команду вкладка Рецензирование / раздел Примечание / кнопка Примечание. Обратите внимание, что в правом верхнем углу ячейки появился красный треугольник, который свидетельствует о наличии примечания.

28. Создайте примечания еще к двум-трем ячейкам.

29. Научитесь корректировать примечания и удалять их. Для этого используйте правую кнопку мыши и пункты появляющегося при этом контекстного меню: Изменить примечание, Удалить примечание, Отобразить примечание, Скрыть примечание.

30. Сохранить таблицу под новым именем Задача4.xls и еще под одним имеем Задача4А.xls. Файл Задача4.xls закрываем (этот файл будет использоваться в дальнейших практических работах), а мы продолжаем работу с файлом Задача4А.xls.

31. Отдельным ячейкам и диапазонам ячеек можно назначить имена. Тогда формулы становятся более понятными, а значит, вероятность ошибок в них снижается. Кроме того, имена помогают строить более информативные таблицы, например, используя сценарии. Особенно удобно использовать имена для обозначения констант, например, ставок подоходного налога, нормативов отчислений в пенсионный фонд и т.п. Существует несколько способов назначения имен. Рассмотрим два из них: задание имени при помощи диспетчера имен и создании имени при помощи строки слева от строки формулы. Есть и недостаткипри работе с формулами, которые содержат имена. Такие формулы при копировании не перестраиваются.

32. Выполните присваивание имени ячейке. 1 способ: для этого выделите ячейки, содержащие заработную плату сотрудников (без названия столбца и итоговой строки). Выполните команду вкладка Формула/ раздел Определенные имена/ кнопка Диспетчер имен и / Создать присвойте выделенным ячейкам имя: Зарплата; область применения: Книга; диапазон оставьте неизменным.

33. Выполните аналогичные действия для других столбцов вашей таблицы. Имена диапазонам придумайте самостоятельно, пробелы в именах не используйте.

34. 2 способ (более простой): для этого нужно выделить нужный диапазон или ячейку, а затем в самой левой части строки формул, где обычно высвечиваются координаты расположения курсора, ввести имя.

35. Создайте имя ячейки. Для этого установите курсор в ячейку С2 и выделите эту ячейку и ячейку, содержащую текст Ставка Налога. Выполните команду вкладка Формула/ раздел Определенные имена/ кнопка Диспетчер имени / Создать.

36. Аналогично создайте имя для процента премии и ставки удержания в пенсионный фонд.

37. Выполните подстановку имен в формулы. Для этого установите курсор на итоговую строку колонки Зарплата, содержащую формулу суммирования. Выполните команду вкладка Формула/ раздел Определенные имена/ выпадающий список Присвоить имена/ выберите пункт Присвоить имена. Проверьте, как изменилась формула. Обратите внимание на замену диапазона ячеек на имя. Если формула не поменялась - проверьте правильность указания диапазонов для соответствующих имен.

38. Аналогичную работу выполните для столбцов, где вычисляются Премия и Налог. Обратите внимание на изменение формул.

39. Удалите любую строку из диапазона 6:6 –14:14 и проверьте, как изменились диапазоны строк в списке имен окна (команда вкладка Формула/ раздел Определенные имена/ кнопка Диспетчер имен и), верните строку и проанализируйте список имен (диапазоны должны поменяться автоматически).

40. Научитесь удалять имена из списка и изменять для них диапазоны.

41. Вставьте в конец таблицы, например, начиная с 23:23 строки, список созданных имен, выполнив команду вкладка Формула/ раздел Определенные имена/ выпадающий список Использовать в формуле/ выберите пункт Вставить имена.

42. Сохраните таблицу под именем Задача4А.xls.

Контрольные вопросы:

1. Как выполнить форматирование ячейки?

2. В чем заключается Условное форматирование?

3. Как создать собственный колонтитул?

4. Как защитить только отдельные ячейки?

5. Как скрыть строки, столбцы?

6. Как создать примечание?

7. Для чего используются Имена диапазонов?

8. Каковы способы создания Имен диапазонов?

Практическая работа № 4.
Управление большой таблицей и листами книги.

Цели работы: освоение приемов работы с большой таблицей и с листами рабочей книги.

1. Откройте рабочую книгу Задача4.xlsx. Удалите строки содержащие расчет статистических функций, замените фамилии в задаче на свои(ю) фамилии(ю) и фамилии рядом сидящих сокурсников. Сохраните ее под именем Задача5.xlsx.

2. В начале работы из нашей «маленькой» таблицы попытаемся сделать «большую» (ту, что не помещается на экране). Для этого вставьте в таблицу 20-30 новых строк. Выделите строки с 7:7 по 14:14, выполните команду вкладка Главная / раздел Ячейки / кнопка , так проделайте 2-3 раза. Внесите в новые строки информацию путем "заполнения вниз" из строк, которые уже содержат данные. Для этого выделите диапазон в который включены: первая строка 6:6 с данными под Вашей фамилией и все последующие пустые строки. Выполните команду Тиражирования (практикум №1). На повторение фамилий сотрудников и значений не обращайте внимания. Таким образом, мы получим таблицу, которая не умещается на экране полностью.

3. Столбец Табельный номер заполните новыми значениями, возрастающими по арифметической прогрессии.

4. Придайте каждому столбцу таблицы такую ширину, чтобы таблица стала значительно шире экрана.Можно увеличить размер шрифта для некоторых колонок.

5. Листайте таблицу вперед и обратите внимание, что "шапка" в определенный момент становится невидимой. При перемещении вправо невидимыми становятся табельные номера и фамилии. Очевидны неудобства при работе с такими таблицами.

6. Рассмотрите разделение таблицы. Таблицу можно разбить на два или четыре самостоятельных окна. В каждом окне можно выводить разные участки таблицы. Разделение может быть выполнено по вертикали, по горизонтали, а также одновременно по вертикали и горизонтали.

а) Горизонтальное разделение. Установите курсор в ячейку А6. Выполните команду вкладка Вид/ раздел Окно / кнопка . Обратите внимание на появление двух окон с самостоятельными вертикальными линейками прокрутки. Опробуйте их в работе. Снимите разделение (команда вкладка Вид/ раздел Окно / кнопка ).

б) Вертикальное разделение. Установите курсор в любую ячейку первой строки, выполните командувкладка Вид/ раздел Окно / кнопка . Сделайте разделение и опробуйте таблицу в работе. Снимите разделение.

в) Разделение на четыре окна. Установите курсор в середину экрана и выполните команду вкладка Вид/ раздел Окно / кнопка . Проанализируйте полученный результат. Опробуйте линейки прокрутки. Снимите разделение.

7. Проведите закрепление областей. Для этого установите курсор на заработную плату первого сотрудника (С6) и выполните команду вкладка Вид/ раздел Окно / выпадающий список / пункт Закрепить области. После этого на экране появятся 2 тонких черных линии, которые будут отмечать постоянно видимые области (в нашем случае это "шапка" ведомости, табельные номера и фамилии сотрудников). Линии закрепления формируются по верхнему левому углу выделенной ячейки.

8. Пролистайте таблицу. Обратите внимание, что перемещается только та ее часть, которая находилась правее и ниже положения курсора при закреплении областей.

9. Отмените закрепление областей (команда вкладка Вид/ раздел Окно / выпадающий список / пункт Снять з акрепление областей).

Рис. 15

10. Подготовьте к печати большую таблицу. Изучите таблицу в режиме предварительного просмотра. Обратите внимание, что она не умещается на одной странице по длине. Причем на некоторых листах отсутствуют «шапки» документа.

11. Выполните команду вкладка Разметка страницы / раздел Параметры страницы / кнопка / вкладка Лист / Сквозные строки и задайте строки «шапки», которые должны печататься на каждой странице (рис.15). Просмотрите результат.

12. Убедитесь в том, что ваша таблица не входит на один лист по ширине. Если это не так, увеличьте ширину некоторых колонок. Установите в качестве сквозных столбцов колонки с табельными номерами. Просмотрите результат с помощью команды продварительный просмотр.

13. Сохраните рабочую книгу под именем Задача5.xls.

14. Откройте рабочую книгу Задача4.xls. Рабочая книга состоит из листов. Внизу экрана видны ярлычки листов, а левее самого левого ярлыка - стрелки для перемещения по листам. Научитесь перемещаться по листам рабочей книги.

15. Ярлычку листа можно присвоить любое имя. Для этого нужно дважды щелкнутьпо нему левойкнопкой мыши, а затем записать его новое имя. Можно один раз щелкнуть по листу правой кнопкой мыши и выбрать в контекстном меню листа команду Переименовать. Назовите лист Январь. Прописные и строчные буквы в данном случае различаются. Именуйте листы однообразно.

16. В рабочую книгу можно вставлять новые листы. Вставьте после листа Январь новый лист 1-й квартал. Для этого воспользуйтесь командой Добавить контекстного меню листа.

17. Удалите остальные пустые листы рабочей книги. Для этого щелкните правой кнопкой мыши по удаляемому листу и выберите команду Удалить контекстного меню листа.

18. Научитесь вставлять и удалять листы, используя команды меню Правка. Ярлычок нужного листа следует предварительно выделять.

19. Скопируйте содержимое листа Январь в новый лист. Для этого выполните команду щелчок правой кнопкой на ярлычке листа / Переместить или скопировать лист. В нижней части открывшегося окна установите флажок, обозначающий копирование, а не перемещение. Затем укажите лист 1-й квартал, перед которым будет сделана вставка, и нажмите кнопку ОК.

20. Научитесь перемещать и копировать листы, используя контекстное меню правой кнопки мыши.

21. Научитесь перемещать и копировать листы путем перетаскивания мышью. При этом помните, что для копирования листа нужно удерживать клавишу Ctrl.

22. Добавьте еще два листа перед листом 1-й квартал. Измените имена новых листов на Февраль и Март.

23. Чтобы ввести одни и те же данные в несколько рабочих листов, надо предварительно склеить листы и затем "писать под копирку". Для склеивания смежных листов надо выделить первый лист и щелкнуть мышью по последнему с нажатой клавишей Shift. Для склеивания несмежных листов надо выделить первый лист и щелкать мышью по остальным с нажатой клавишей Ctrl. Склейте листы Февраль и Март. Введите в ячейку А1 «Расчетная ведомость ».

24. Отмените склеивание листов. Для этого щелкните правой кнопкой мыши по ярлычку любого из склеенных листов и выполните команду Разгруппировать листы контекстного меню листа.

25. Проведите копирование данных строк 2:2 - 5:5 с листа Январь на листы Февраль и Март. Для этого следует выделить копируемые строки и выполнить команду вкладка Главная/ раздел Буфер обмена / кнопка ,. Затем надо перейти на другой лист и установить курсор в ячейку, с которой будет размещена копия, и выполнить командувкладка Главная/ раздел Буфер обмена / кнопка (вставить).

26. Рассмотрим передачу данных между листами рабочей книги. Активизируйте лист Февраль. В ячейках А6 и В6 - вместо табельных номеров и фамилий запишите ссылки на соответствующие ячейки листа Январь. Формулы будут выглядеть примерно так:

Январь!A6 -для первого табельного номера на листе Февраль