Практическое занятие № 17.
Составление отчетов. Промежуточные итоги. Структурирование рабочих листов.
Цель задания : научиться составлять отчеты и подводить промежуточные итоги в таблицах.
План занятия:
Составление и удаление промежуточных итогов
2. Вывод сложных промежуточных итогов
3. Структурирование рабочих листов
Составление и удаление промежуточных итогов
В процессе подготовки отчетов часто требуется подводить итоги. Значит, может понадобиться определить место на рабочем листе, куда необходимо заносить промежуточные расчеты, а затем составлять формулу вычисления общего типа.
Excel позволяет автоматически вносить промежуточные итоги в таблицы.
Для составления отчета и подведения промежуточных итогов будем использовать таблицу из файла Оргтехника (практич.работа №16).
Подготовка таблицы к подведению промежуточных итогов
Перед использованием команды Итоги следует провести сортировку данных. Так как мы будем подводить итоги, используя основной параметр – строку Название, то необходимо отсортировать таблицу по названию товаров.
Сортировка таблицы
1. Выделите таблицу Ксероксы.
2. В меню Данные выберите команду Сортировка. Откроется диалоговое окно Сортировка диапазона.
3. В группе Сортировать по выберите строку Название и включите операцию по возрастанию.
4. Щелкните на кнопке ОК.
Укажите значение суммарной стоимости для каждого типа ксерокса.
1. Выделите таблицу Ксероксы.
2. В меню Данные выберите команду Итоги. Откроется диалоговое окно Промежуточные итоги.
3. Щелкните на стрелке текстового поля При каждом изменении в и в появившемся окне списка выделите строку Название. Так вы подведете итог по каждому их названий ксероксов.
4. Убедитесь, что в поле Операция находится слово Сумма.
5. Убедитесь, что в поле Добавить итоги по флажок установлен только напротив строки Сумма. Для этого прокрутите весь список.
6. Проследите, чтобы были установлены флажки напротив строк Заменить текущие итоги и Итоги под данными, и щелкните по ОК. таким образом, вы получите итоговые значения суммарной стоимости каждого вида ксерокса.
Как вернуть данные к прежнему виду (убрать промежуточные итоги)
1. Открыть диалоговое окно Промежуточные итоги.
2. Щелкните на кнопке Убрать все и по ОК.
Самостоятельно укажите значение максимальной цены для каждого типа ксерокса. Обратите внимание, какое при этом надо выбрать слово из поля Операция.
Вывод сложных промежуточных итогов
1. Выделите таблицу Ксероксы.
2. В меню Данные выберите команду Сортировка. Откроется диалоговое окно Сортировка диапазона.
3. В группе Сортировать по выберите строку Цена и включите операцию по возрастанию.
4. Щелкните на кнопке ОК.
Усредните цену и сумму по каждому названию товара
1. Выделите таблицу Ксероксы.
2. В меню Данные выберите команду Итоги. Откроется диалоговое окно Промежуточные итоги.
3. Щелкните на стрелке текстового поля При каждом изменении в и в появившемся окне списка выделите строку Название.
4. В поле Операция выделите слово Среднее.
5. Убедитесь, что в поле Добавить итоги по флажок установлен только напротив строк Сумма и Цена.
6. Щелкните на кнопке ОК.
Самостоятельно найти общее количество и общую сумму по каждому названию товара.
Структурирование рабочих листов
После добавления промежуточных итогов в таблицу, слева на полях рабочего листа появляются вертикальные линии, заканчивающиеся вверху рядом кнопок 
– это символы структуры. Если на листе отсутствуют символы структуры, то установите флажок Символы структуры вкладки Вид диалогового окна Параметры (меню Сервис).
Сейчас на вашем Рабочем листе имеются следующие структурные уровни:
1-й уровень состоит только из одной позиции, которая определяет общее количество и общую сумму всех товаров
2-й уровень разбивает все товары на группы по названию товаров и обобщает по каждой из них.
3-й уровень добавляет промежуточные итогиобщего количества и суммы по названиям товара.
