Лекции.Орг


Поиск:




Категории:

Астрономия
Биология
География
Другие языки
Интернет
Информатика
История
Культура
Литература
Логика
Математика
Медицина
Механика
Охрана труда
Педагогика
Политика
Право
Психология
Религия
Риторика
Социология
Спорт
Строительство
Технология
Транспорт
Физика
Философия
Финансы
Химия
Экология
Экономика
Электроника

 

 

 

 


Обработка информации в списках. Сортировка строк и столбцов, создание пользовательского порядка сортировки, использование автофильтра для поиска записей




7, 8 Обработка информации в списках. Сортировка строк и столбцов, создание пользовательского порядка сортировки, использование автофильтра для поиска записей.
Списком называется таблица с данными, разделенная на столбцы-поля и строки-записи. В сущности, список представляет собой базу данных. Со списком можно выполнять следующие процедуры:
• Использовать список ячеек в качестве базы данных.
• Сортировать записи по одному или нескольким полям.
• Найти важные записи с помощью фильтров.
• Создавать сводные таблицы.
Создание списка в Excel происходит следующим образом:
1. Открыть новую книгу или новый лист в существующей книге.
2. Создать заголовки для каждого поля в списке, затем выровнять и отформатировать жирным шрифтом.
3. Отформатировать находящиеся под заголовками ячейки в соответствии с данными, которые в них должны храниться. Это подразумевает наложение числовых форматов (денежных и даты), изменение выражения и т.д.
4. Ввести новые записи (т.е. данные) под заголовками. При этом нужно соблюдать единый стиль заполнения, чтобы позднее взаимосвязанные записи могли быть выделены в группы. Количество строк может быть любым, но не более 65 536 записей.
5. Сохранить книгу.
Для облегчения обработки данных в списке, имеется команда Данные – Форма, предназначенная для добавления, удаления и поиска записей.
При вводе данных в список желательно контролировать тип вводимой информации и свести к минимуму ошибку при вводе. Средство проверки ввода – команда Данные – Проверка – включить Параметры. В области Условия проверки выбрать формат значений выделенных ячеек и в дополнительных текстовых полях ввести дополнительные ограничения. При этом можно задать Сообщение для ввода и Сообщение при ошибке.
Сортировка строк и столбцов.
После того, как записи будут организованы в список, можно воспользоваться командами меню Данные для перестановки и анализа данных. Команда Сортировка позволяет переставлять записи в другом порядке на основании значений одного или нескольких столбцов. Записи сортируются в убывающем, возрастающем или выбранном пользователем порядке.
Порядок:
1. Выделить ячейку в списке, которую надо сортировать.
2. Данные/Сортировка.
3. В окне диалога Сортировка диапазона указать или установить
а) Заголовок столбца, по которому производится сортировка,
б) Тип сортировки.
4. ОК
5. При сортировке по нескольким столбцам надо указать:
а) поле для первичной сортировки,
б) поле вторичной сортировки,
в) выбрать столбец для сортировки в последнюю очередь.
6. Отмена сортировки осуществляется сразу же после ее проведения командами Правка/Отменить/Сортировка.
Задание пользовательского порядка сортировки.
Создание пользовательского списка сортировки выполняется так:
1. Выполнить команду Сервис – Параметры – включить Списки
2. Выбрать из перечня Списки значение Новый Список, в поле Элементы списка появляется курсор. Здесь следует ввести значения, образующие пользовательский порядок сортировки.
3. Ввести значения в нужном порядке для сортировки и нажать кнопку Добавить. Вводить значения через запятую.
4. Закрыть окно диалога Параметры кнопкой ОК.
Сортировка в пользовательском порядке.
1. Выделить любую ячейку в списке
2. Команда Данные – Сортировка. Открывается окно Сортировка диапазона.
3. Выбрать в списке Сортировать По поле для первичной сортировки, и задать вид сортировки. Указанное направление также относится и к пользовательским порядкам сортировки.
4. Открыть окно диалога Параметры сортировки кнопкой Параметры. В нём имеется раскрывающийся список с пользовательскими порядками сортировки.
5. Выбрать из раскрывающегося списка Сортировка по первому ключу нужный вариант пользовательского порядка сортировки. Пользовательский порядок сортировки может быть указан и для вторичных сортировок.
6. Нажать ОК в каждом из окон диалога.
Использование автофильтра для поиска записей.
Иногда требуется временно скрыть все записи в списке кроме тех, которые удовлетворяют некоторому критерию; для этого применяется команда Данные/Фильтр/Автофильтр. Эта команда помешает в верхней ячейке каждого столбца раскрывающийся список.
Применение команды Автофильтр для поиска записей следующее:
1. Выделить любую ячейку в списке.
2. Выполнить команду Даиные/Фильтр/Автофильтр.
3. В верхней ячейке каждого столбца появляется раскрывающийся список. Щелкнуть мышкой стрелку списка в том столбце, который используется для сбора записей. Появляется список возможных вариантов фильтрации.
Excel скрывает все записи, не удовлетворяющие указанному критерию, и выделяет стрелку активного фильтра.
Для отображения НУЖНЫХ записей можно поставить несколько фильтров. Очень удобно для больших списков. Для возвращения на экран всех записей списка выполнить команду Данные/Фильтр/ Показать всё. Удаление раскрывающихся списков автофильтра производится выключением режима Автофильтр в подменю Фильтр.
Создание пользовательского автофильтра.
При возникновении необходимости в отборе записей по диапазону числовых значений или иной настройке критерия следует выбрать значение Условие из раскрывающегося списка Автофильтра. Откроется окно диалога Пользовательский автофильтр. В окне имеются два раскрывающихся списка с операторами отношения и еще два, служащие для создания нестандартных диапазонов в фильтрах.
Процедура создания пользовательского автофильтра следующая:
1. Выделить любую ячейку в списке.
2.Выполнить команду Данные/Фильтр/Автофильтр. В верхней ячейке каждого столбца появляется раскрывающийся список.
3. Щелкнуть на стрелке раскрывающегося списка рядом с тем заголовком, который будет использоваться в пользовательском фильтре, и выбрать в меню значение Условие. Открывается окно диалога Пользовательский Автофильтр.
4. Щелкнуть на первом списке с операторами и оказать оператор отношения (=, <, < =, > и т д.), который будет применяться в фильтре, после чего щелкнуть на первом списке со значениями и ввести границу для критерия.
5. При необходимости задания 2-го диапазона установить переключатель И или ИЛИ. Выбрать оператор отношения и границу критерия из 2-го списка значений.
6. Нажать кнопку ОК.
Создание сводных таблиц
Наиболее мощным средством обработки данных в Excel является команда Сводная таблица. В результате её выполнения создастся на-страиваемая таблица для организации полей на - тете в новых сочетаниях. Методика сводных таблиц позволяет превратить строки в столбцы и наоборот, а также решать многие другие задачи.
Сводная таблица создается с помощью Мастера сводных таблиц, который следит за вводом информации, помогает производить вычисления и форматировать таблицу. Сводная таблица создается следующим образом:
1. Выделить любую ячейку в списке, который будет рассматриваться с помощью сводной таблицы.
2. Выполнить команду Данные/Сводная таблица. Появится окно диалога Мастер сводных таблиц, в котором следует указать источник данных для таблицы. Для этого установить переключатель В списке или базе данных Microsoft Excel и нажать кнопку Далее.
3. Поскольку список находился на экране в момент запуска Мастера, Excel выделит его, иначе его следует выделить мышью.
4. Нажать кнопку Далее: в следующем окне необходимо указать расположение полей в сводной таблице. Поля перечислены на подвижных кнопках в правой части окна.
5. Определить исходную структуру сводной таблицы перетаскиванием кнопок с полями в области Строка и Столбец, Страница и Данные. Поля в области Данные будут просуммированы функцией СУММ. Область Страница предназначена для полей, которые необходимо просмотреть более внимательно.
6. Нажать кнопку Далее - открывается последнее окно Мастера сводных таблиц. По умолчанию Excel создает сводную таблицу на новом листе, однако, можно выбрать уже существующий лист и даже указать точное расположение ячеек. Затем нажать кнопку Готово. В книге появится сводная таблица.





Поделиться с друзьями:


Дата добавления: 2016-09-06; Мы поможем в написании ваших работ!; просмотров: 562 | Нарушение авторских прав


Поиск на сайте:

Лучшие изречения:

Даже страх смягчается привычкой. © Неизвестно
==> читать все изречения...

2418 - | 2130 -


© 2015-2024 lektsii.org - Контакты - Последнее добавление

Ген: 0.008 с.