Ввод данных. Средства автоматизации ввода. Печать в EXCEL, окно печати

Данные набираются непосредственно в активной ячейке, при этом они отображаются в строке формул. Также данные могут набираться и в строке формул.

Ввод данных

1. Щелкните по ячейке.

2. Введите данные, например Отчет за 2001 год.

3. Нажмите клавишу Enter.

4. Для отмены ввода нажмите Esc.

При вводе в строке формул щелкните кнопку Enter- √ для подтверждения, а для отмены ввода нажмите кнопку Отмена - ×.

Нажатие клавиш перемещения курсора или щелчок по другой ячейке будет всегда приводить к сохранению набранных данных в активной ячейке перед перемещением к следующей.

Текст, ширина которого слишком велика, чтобы вместиться в текущую ячейку, будет зрительно накладываться на соседние ячейки, хотя фактически он будет содержаться в одной ячейке. Excel ограничивает текст или формулы в ячейке длиной в 255 символов.

Числа, которые слишком велики, чтобы быть показанными внутри текущей ячейки, будут отображаться как последовательность символов # # # #. Чтобы показать числовое значение в ячейке, надо увеличить ширину столбца (см. раздел "Форматирование ячеек").

Удалить содержимое ячейки можно с помощью клавиши Delete.

Перед выводом на печать для созданной таблицы можно задать дополнительные установки, которые позволят получить эффектно оформленную распечатку. Эти установки задаются в диалоговом окне команды Параметры страницы из меню Файл.

Так как часто в таблицах содержатся повторяющиеся данные, Excel содержит средства автоматизации их ввода. К их числу относятся автозавершение, автозаполнение числами и автозаполнение формулами.

Автозавершение используется для автоматизации ввода текстовых данных. Во время ввода текстовых данных в очередную ячейку столбца, проверяется совпадение введенных символов со строками, введенными выше. Если такое совпадение обнаруживается, введенный текст автоматически дополняется. Подтверждение ввода выполняется нажатием клавиши Enter, в противном случае ввод можно продолжить, не обращая внимания на предлагаемый вариант. Автозавершение можно прервать, оставив в столбце пустую строку.

При работе с числами используется метод автозаполнения. В правом нижнем углу рамки текущей ячейки имеется черный квадратик – маркер автозаполнения. При наведении на него указателя мыши он приобретает вид черного крестика. Перетаскивание маркера автозаполнения приводит к копированию содержимого ячейки в горизонтальном или вертикальном направлении.

Автозаполнение формулами выполняется также как и автозаполнение числами.

С помощью команды «Вид- Разметка» можно увидеть,как будет размещена область печати на странице. После выбора этой команды, область печати на листе окажется выделенной пунктирными линиями. Перемещая мышью толстые синие линии, показывающие границы страницы, можно задать область печати.

Для настройки параметров печати необходимо выбрать команду «Файл-Печать». Появившееся диалоговое окно позволит выбрать принтер и диапазон страниц для печати. Excel позволяет напечатать только выделенные ячейки.

Мастер функций

Excel содержит более 400 встроенных функций. Поэтому непосредственного вводить с клавиатуры в формулу названия функций и значения входных параметров не всегда удобно. В Excel есть специальное средство для работы с функциями — Мастер функций. При работе с этим средством вам сначала предлагается выбрать нужную функцию из списка категорий, а затем в окне диалога предлагается ввести входные значения.

Мастер функций вызывается командой Вставка | Функции или нажатием на кнопку Мастер функций. Эта кнопка расположена на панели инструментов Стандартная, а также в строке формул.

Понятие функции. Мастер функций.

Итак, при помощи Excel можно анализировать большие массивы данных,

создавать формулы из нескольких простых арифметических операций – сложения,

вычитания, умножения и деления… Но вместо того, чтобы создавать с нуля

сложные формулы с различными замысловатыми комбинациями этих операций,

можно воспользоваться функциями Excel.

Функция – это заданная формула, выполняющая определенный тип

вычислений. Для того чтобы воспользоваться функцией, необходимо

предоставить ей все необходимые для вычисления величины – аргументы

функции. Как и в случае с простыми функциями, аргументы большинства функций

можно ввести тремя способами, а именно:

. Как числовое значение (например, 89 или – 5,76),

. Как координату ячейки (это наиболее распространенный вариант),

. Как диапазон ячеек (например, С3:F3).

Каждая функция должна начинаться со знака равенства (=), в противном

случае Excel воспримет ее как текст. После знака равенства вводится имя

функции, а затем вводятся все аргументы, необходимые для вычисления, причем

все аргументы заключаются в круглые скобки.

После того, как введен знак равенства, имя функции и левая круглая

скобка можно щелкнуть на ячейке (либо диапазоне ячеек), содержание которой

будет использоваться в качестве первого аргумента функции, а не набирать

координаты вручную.

Когда последний аргумент введен, следует набрать правую круглую

скобку, чтобы обозначить конец списка аргументов. Затем необходимо щелкнуть

на кнопке ВВОД в строке формул, или нажать, или клавишу управления

курсором – и функция будет вставлена в ячейку, куда Excel занесет результат

вычислений.

Структура документа Excel

Для обозначения объекта, представляющего электронную таблицу, в Excel принят термин рабочий лист, которым мы и будем далее пользоваться. Рабочий лист — это множество элементарных ячеек, каждая из которых принадлежит некоторому столбцу и одновременно принадлежит некоторой строке. Обычно в графическом представлении ячейки одного столбца располагают друг под другом по вертикали, а ячейки одной строки располагают рядом друг с другом по горизонтали. Строки и столбцы каким-то образом идентифицируются, например, столбцы именуются, а строки нумеруются. Получается структура данных, которая и называется рабочим листом.

Для копирования или перемещения содержимого ячейки или его части в другую ячейку выполните следующие действия:

1. Выделите копируемую ячейку.

2. Выберите команду Копировать (Copy) в меню Правка (Edit), если необходимо скопировать содержимое ячейки. Чтобы переместить данные, выберите в этом же меню команду Вырезать (Cut). Вокруг ячейки появится бегущая рамка, показывающая, что ее содержимое помещено в буфер обмена. Аналогичный результат будет получен, если после выделения данных нажать кнопку Копировать (Copy) или Вырезать (Cut) на панели инструментов Стандартная.

3. Щелкните ячейку, в которую нужно скопировать или переместить данные.

4. Выберите команду Вставить (Paste) в меню Правка (Edit) или нажмите кнопку Вставить (Paste) на панели инструментов Стандартная.